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Wie Change Management in deinem Unternehmen gelingt

Diesen Artikel gibt es auch auf Englisch.
Während Mitarbeiter oft keine Veränderungen im Unternehmen mögen, strebst du als Führungskraft nach dem internen Wandel und Neuerungen. Doch es muss nicht immer große Veränderungen geben. Betrachten wir die Veränderung aus einem anderen Blickwinkel – nämlich aus Sicht der Optimierung. Anhand des Beispiels der „Einführung eines Social Intranets“ zeigen wir dir wertvolle Tipps und Tricks, die dabei helfen, eine Veränderung im Unternehmen zu planen und durchzuführen.

 

Drei Fragen, die du als Führungskraft beantworten können solltest, bevor eine Veränderung ansteht

  1. Warum soll eine Veränderung vorgenommen werden?
  2. Zu welchen Zielen soll diese Veränderung führen?
  3. Was bedeutet die Veränderung für jeden einzelnen Mitarbeiter?

 
Drei Vorgehensweisen, wie du Change Management angehen kannst

Aus Betroffenen Beteiligte machen

Für alle Mitarbeiter gilt, die anstehende Veränderung – also die Einführung eines Social Intranets, nicht nur geistig, sondern auch emotional zu verstehen. Als Führungskraft ist es notwendig, der Belegschaft zu vermitteln, warum es sich lohnt Zeit und Mühe zu investieren. Die Aufklärung und die Orientierung sind das A und O im Change Management. Beide Faktoren tragen dazu bei, dass mögliche Ängste der Mitarbeiter abgebaut werden und sie den Mehrwert des Wandels erkennen. Kurz gesagt: Es ist wichtig aus Betroffenen Beteiligte zu machen und die Mitarbeiter frühestmöglich in das Projekt Social Intranet mit einzubeziehen.

 

Das gesamte Unternehmen transparent und ehrlich informieren

Als Führungskraft solltest du die Mitarbeiter fortlaufend über den Nutzen eines Social Intranets aufklären. Die Mitarbeiter sollten unbedingt von der Idee der Veränderung überzeugt sein. Ist das nicht der Fall, solltest du versuchen sie davon zu überzeugen und sie auf ihren Mehrwert in ihrem Arbeitsalltag hinzuweisen. Überzeugung schafft Motivation und Leidenschaft.  Beides wiederum kann hervorragend in das Projekt selbst gesteckt werden.

 

Bewährtes nicht komplett durch Neuerungen verdrängen

„Never change a running system“ – heißt es. Und es stimmt. Wenn sich Prozesse in deinem Unternehmen etabliert haben, sollten sie nicht zwingend komplett durch neue Veränderungen verdrängt werden. Statt Veränderungen zu erzwingen, sollte es weiterhin Erfolgsgewohnheiten geben. Das Geheimnis liegt darin, bestehende und funktionierende Prozesse zu optimieren und weiterzuführen, statt sie komplett zu ersetzen – vor allen nicht nur, weil das Thema „Change“ ein Trend ist. 

Mit Blick auf unser Beispiel-Projekt ist es nur dann sinnvoll ein neues Intranet einzuführen, wenn z.B. ausschlaggebende Funktionen fehlen, es nicht ausreichend genutzt wird, oder gar die Software des Intranets nicht weiterentwickelt wird.

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Die drei häufigsten Fehler, die du im Change Management machen kannst

Befehle erteilen und Aufgaben diktieren

Als Manager solltest du auf keinen Fall dazu neigen, alle Aufgaben, die zum Wandel beitragen, von der Führungsebene herab zu delegieren und schlimmstenfalls sogar zu diktieren. Wie könnte eine Alternative aussehen? Das Ziel der Veränderung sollte klar kommuniziert werden und du solltest möglichst die Mitarbeiter den Weg der Veränderung gehen lassen, statt sie an einer kurzen Leine zu halten. Gehe ausserdem mit gutem Beispiel voran und sei ein Vorbild für andere Führungskräfte.

Mit Blick auf unser Beispiel-Projekt sollte also geklärt werden, wie ein Social Intranet die Erreichung langfristiger und strategischer Ziele des Unternehmens unterstützt. Was soll in den einzelnen Abteilungen durch den Einsatz eines Social Intranets besser werden? Hier kann ein gemeinsam strukturiertes Aufgaben-Management dazu beitragen, Prioritäten und Verantwortlichkeiten in der Projektgruppe festzuhalten.

 

Keine klaren Entscheidungen treffen

Die Arbeit auf Augenhöhe ist von deinen Mitarbeitern sicher gern gesehen – sie kann aber zu Planlosigkeit und Verwirrung bei der Belegschaft führen. Deshalb solltest du zunächst klären, ob die bevorstehende Veränderung überhaupt notwendig ist. Nach dem Entschluss, die Einführung des Social Intranets vornehmen zu wollen, müssen klare Entscheidungen folgen und an alle zuständigen Personen kommuniziert werden. Passiert dies nicht, kann die typische und kollektive „Aufschieberitis“ eine Folge sein. Wenn keiner weiß, was Sache ist, kann das Projekt nicht voranschreiten.

Kleiner Tipp: Sobald das Social Intranet aktiv eingesetzt wird, ist es hilfreich, dass sich die Mitarbeiter Stück für Stück an die neue Umgebung gewöhnen. Schalte beispielsweise erst nach und nach einzelne Funktionen frei – und zwar die wichtigsten zuerst.  

 

Zu schnell zu viel bewegen wollen

Als Manager solltest du darauf achten, dass deine Mitarbeiter nicht mit zu vielen Aufgaben gleichzeitig überflutet werden. Das kann dazu führen, dass sie sich überfordert fühlen. Passiert das, sinkt die eigene Motivation zur Umsetzung und dies behindert den Fortschritt des Change Projekts. Wir empfehlen daher die Arbeit mit einer Pilotgruppe. Das neue Social Intranet sollte nach der Installation nicht direkt für das gesamte Unternehmen zugänglich sein. Nützlicher ist es, wenn eine Gruppe das Social Intranet auf Herz und Nieren testet. Dabei ist es hilfreich, dass  jeweils ein Mitarbeiter pro Abteilung mit an Bord ist, um möglichst viele Anwendungsfälle abzubilden.  So werden Funktionen getestet, die nützlich oder unwichtig sind und es wird ein umfangreiches Feedback aller Beteiligten gesammelt.  Anhand dessen kann das Intranet anschließend sinnvoll aufgebaut und mit Leben gefüllt werden.

Während dieser Phase kannst du als Manager regelmäßige Status-Updates einholen und dich mit deiner Projektgruppe austauschen.  Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern hilft frühzeitig Hindernisse zu erkennen und diese aus dem Weg zu schaffen. 

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Fazit

Jetzt, wo du den Beitrag gelesen hast, wird deutlich, dass der Change-Prozess nicht direkt mit der erfolgreichen Umsetzung endet. Eine Veränderung lässt sich selten ad hoc realisieren und somit ist ihre Etablierung im Unternehmen ein fortlaufender Prozess. Zusammengefasst ist es also hilfreich, ein größeres Change-Projekt in kleinere Arbeitspakete aufzuteilen (wie in unserem Beispiel „Einführung eines Social Intranets“) und diese an den jeweils Verantwortlichen zu vergeben. Durch regelmäßige Status-Meetings haltet ihr euch gegenseitig up-to-date. So könnt ihr gemeinsam dafür sorgen, dass die Veränderung  erfolgreich und strukturiert umgesetzt wird.

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AUTOR

Anna Marquardt

Anna gibt COYO ein Gesicht. Als Communication Designer sorgt sie für einen einheitlichen Auftritt und ist erste Ansprechpartnerin bei allen Design- und Kommunikationsthemen. In unserem COYO Blog schreibt sie über Themen im Bereich Kommunikation und Kollaboration.

VERÖFFENTLICHT AM

26.09.2018