Welche Vorteile hat das mittlere Management von interner Kommunikation? Ein Blick voraus.

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 29.06.2020

Wir schreiben den 15. März 2021 und ein Jahr nach dem Lockdown in Deutschland – die Wirtschaft und auch die Gesellschaft befinden sich weiter auf dem Weg zurück in die Normalität, wie wir sie 2019 kannten. Trotz vereinzelter regionaler Ausbrüche in Deutschland in den vergangenen Monaten, welche jedoch gut kontrolliert und somit rasch eingedämmt werden konnten, steigt die Hoffnung. Der Grund: ein Impfstoff gegen das gefährliche COVID-19-Virus ist in Sicht und lässt auch die Konjunktur langsam wieder ansteigen.

Doch nicht nur das gesellschaftliche Leben, sondern auch die Unternehmen sind im neuen Alltag angekommen. Dieser ist geprägt von strengen Hygienemaßnahmen sowie Schicht- und Gruppensystemen in der Produktion und auf Büroflächen zur Wahrung der vorgeschriebenen Abstandsregeln. Doch nach wie vor ist der Arbeitsalltag vieler Menschen vom Home-Office geprägt, welches seit Beginn der Krise stark an Bedeutung gewann und heute kaum noch wegzudenken ist. Auch interne Kommunikatoren standen in den vergangenen Monaten vor großen Herausforderungen und mussten sich rasch anpassen. Unter anderem wurde das Bewusstsein dafür geschärft, welche Wünsche und Bedürfnisse sowohl die Produktions- und Wissensarbeiter als auch das mittlere Management haben: alle eint, dass sie sich eine verbindliche und praktikable Umsetzung der Hygiene- und Verhaltensregeln gepaart mit einer transparenten Kommunikation während und nach der Krise wünschen.

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Das mittlere Management strebt nach transparenter Kommunikation

Doch wie gelingt es, auf die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden zu reagieren, vor allem im Kontext des Home-Office? Hierbei erfolgte zunächst eine gründliche Bestandsaufnahme, um das Stimmungsbild der Belegschaft einzufangen. Schnell wurde dabei klar: eine Pauschalisierung macht keinen Sinn, da jeder Mitarbeiter die Krise, abhängig von eigenen Meinungen und Erfahrungen, anders wahrgenommen und bewältigt hat.

Innere Erwartungen an die eigene Person sowie äußere Erwartungen an Vorgesetzte und das Unternehmen gingen oft weit auseinander und sind abhängig vom Persönlichkeitstyp der Arbeitnehmer. Während einige besonders klare Ziele und Aufgabenstellungen benötigten, genossen andere wiederum ihren Freiraum und arbeiteten weitestgehend selbstständig. Vor allem extrovertierte Menschen standen im Home-Office vor der Herausforderung, dass der persönliche Austausch sowie die Vernetzung mit Kollegen fehlten. Verschlossene Mitarbeiter dagegen fiel es oft schwer, offen mit der Situation umzugehen und die eigenen Probleme klar zu artikulieren. Vor allem job-bezogene Fragen prägten die Unsicherheit der Mitarbeitenden:

„Über welchen Kanal kommuniziere ich mit meinem Team und Kunden?“

„Wann, wie lange und wie oft besprechen wir uns und was tun wir bei technischen Schwierigkeiten?“

„Werde ich meinen Job behalten oder wird mein Team aufgelöst?“

„Wie geht es langfristig weiter und wie lange hält die Home-Office-Situation noch an?“

„Welche Hygiene- und Verhaltensregeln muss ich künftig auf Arbeit beachten?“

 

Doch nicht nur persönliche, sondern auch organisatorische und technische Gegebenheiten während der Krise spielten eine entscheidende Rolle. Neben dem eigenen Zeit- und Selbstmanagement standen viele Mitarbeitende vor den Herausforderungen der privaten Kinderbetreuung sowie des Homeschoolings. Aber auch Faktoren wie eine stabile Internetverbindung sowie das nötigte technische Equipment entschieden darüber, ob und wie gut die virtuelle (Zusammen-)Arbeit funktionierte.

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Digitaler, verteilter, flexibler – neue Prozesse führen zu mehr Produktivität

Auch das mittlere Management vieler Unternehmen war aufgrund der Corona-Krise zum Umdenken gezwungen – so wurden festgefahrene Regeln und Prozesse plötzlich gelockert und neue Arbeitsformen und Tools kamen zum Einsatz. Es wurde außerdem klar, dass sich flache Hierarchien, mehr Selbstorganisation und eine überarbeitete Meeting-Kultur positiv auf die Produktivität der Mitarbeitenden auswirken und die Arbeit wesentlich digitaler, verteilter und flexibler stattfinden kann, als zunächst gedacht. So arbeiteten viele Mitarbeitende im Home-Office, nutzten verschiedene Tools für Videokonferenzen und die digitale Zusammenarbeit und nahmen nur an tatsächlich notwendigen Meetings teil. Gemäß der Führungstechnik Management by objectives stand fortan nicht mehr die aufgewendete Zeit, sondern das Ergebnis der Arbeit im Fokus.

Jene Fragen, aber auch die persönlichen, organisatorischen und technischen Herausforderungen der Mitarbeitenden und des Managements waren und sind Gegenstand der internen Kommunikation. Hier gilt es nach wie vor, Antworten, Lösungen und Diskussionsspielraum anzubieten. Nur so gelingt es langfristig, Unsicherheiten entgegenzuwirken, Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Managements zu berücksichtigen sowie die Motivation dauerhaft auf einem hohen Level zu halten.

 
Ziel ist es, die Motivation dauerhaft auf einem hohen Level zu halten.

 

Schnell wurde für interne Kommunikatoren klar, dass es einer zentralen Plattform bedarf, um an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren. Dank eines Intranets sowie der passenden App, welche auch auf privaten mobilen Endgeräten genutzt werden kann, erhalten die Mitarbeiter regelmäßig Updates und Informationen zur aktuellen Situation. Besondere Aufmerksamkeit erfahren hierbei Beiträge des mittleren Managements über organisatorische Veränderungen. Mittels Blogbeiträgen, Social Walls und Kommentarfunktionen können Mitarbeitende untereinander, mit Vorgesetzten und dem Management kommunizieren und über speziell angelegte Feedback-Kanäle Fragen stellen.

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Sehr gefragt: Beiträge des mittleren Managements zu organisatorischen Veränderungen

Neben verschiedenen, teils zeitversetzten Interaktionsmöglichkeiten, war und ist vor allem eine ortsunabhängige Live-Kommunikation wichtig, um die Fragen, Sorgen oder gar Ängste der Belegschaft zu adressieren und Antworten zu geben. Dafür eignen sich zum Beispiel Videokonferenzen sowie digitale Sprechstunden mit Kollegen, Vorgesetzten und dem Management, getreu dem Motto „Meine virtuelle Tür steht dir jederzeit offen.“

 

Der Rückblick zeigt, was sich in den vergangenen Monaten alles getan hat – wir kehrten „zurück“ in eine neue Normalität, mussten uns an neue Gegebenheiten anpassen und das Konzept der internen Kommunikation in Unternehmen grundlegend überarbeiten. Auch heute, im Jahr 2021, ist unser Arbeitsalltag vom Home-Office, virtueller Zusammenarbeit und strengen Hygieneregeln am Arbeitsplatz geprägt. Organisatorische Voraussetzungen des mittleren Managements haben sich stark angepasst, sodass Arbeiten heute wesentlich digitaler und flexibler geschieht. Die interne Kommunikation erlebte einen enormen Bedeutungszuwachs und ist auch heute wichtiger denn je – sie sorgt für Transparenz, Sicherheit und eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit.

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Autor

Martin Dietze

Martin Dietze ist Employee Experience Consultant bei T-Systems. Sein Ziel ist es, eine auf die Unternehmenskultur angepasstes Skill-, Mind- und Toolset in Projekten zu realisieren.