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Was ist Social Collaboration?

In den einschlägigen Blogs, Newslettern und Online-Magazinen zu New Work vergeht schon seit Jahren kaum eine Woche, in der nicht irgendwo das Stichwort Social Collaboration auftaucht. Und weil dieses Buzzword so populär ist, wird es leider auch gerne querbeet für alle halbwegs verwandten Konzepte und Produkte verwendet. So zum Beispiel für Social Intranets und Digital Workplaces, manchmal sogar für Social Media oder entsprechende Apps. Und dann tauchen da auch noch Stichworte auf wie Smart Collaboration, Enterprise Collaboration und noch viele weitere. Genau: Heeeelp!

Aber keine Sorge! Wir nehmen dich in diesem Artikel (genau wie in allen anderen Beiträgen unseres COYO 1mal1) an die Hand und führen dich zielstrebig aus dem Begriffschaos heraus. Und am Ende bist du schon fast ein New-Work-Profi. Klingt gut, oder?

Nu aber mal Budder bei die Fische! Um dir den abstrakten Begriff Social Collaboration möglichst anschaulich zu erklären, geben wir dir zunächst mal zur Orientierung eine kurze Begriffsdefinition. Danach listen wir für dich die 8 wichtigsten Bereiche der täglichen Arbeit auf, in denen Social Collaboration benutzt wird. Und zum krönenden Abschluss stellen wir dir die sechs größten Vorteile von Social Collaboration für dein Unternehmen vor. Also los geht’s!


Begriffsdefinition: Social Collaboration

Social Collaboration heißt übersetzt „soziale Kollaboration“ und beschreibt auch schon ganz gut, was damit gemeint ist. Nämlich einfach, dass verschiedene Menschen als Team oder für ein bestimmtes Projekt zusammenarbeiten. Und dafür nutzen sie elektronische Medien und das Internet, also Social Software. Diese Technik wiederum ermöglicht es den Gruppenmitgliedern räumlich und zeitlich komplett unabhängig voneinander zu einem Projekt beizutragen.

Sehr eng verwandte und oft sogar synonym verwendete Begriffe sind Smart Collaboration und Enterprise Collaboration. Diese sind aber aktuell deutlich weniger gebräuchlich, sodass du mit Social Collaboration eigentlich immer auf der sicheren Seite bist.

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Die 8 wichtigsten Anwendungsfälle für Social Collaboration

Welches sind nun aber die wichtigsten Bereiche eurer täglich anfallenden Arbeit, bei der euch Social Collaboration weiterhilft? Die Management- und Technologieberatungsfirma Campana & Schott führt jährlich die „Deutsche Social Collaboration Studie“ durch und hat hierfür die 8 wichtigsten Anwendungsfälle im Unternehmensalltag definiert. Was mit diesen Bereichen im Detail gemeint ist, erklären wir dir.

1. Finde die richtigen Experten

Kollege Nummer 1 hat Probleme mit seinem Notebook. Kollegin Nummer 2 möchte eine neue Bewerberin für einen anderen Standort empfehlen. Und Kollege Nummer 3 könnte dringend einen Spezialisten in Sachen Teamsport gebrauchen. Allerdings kennt natürlich keiner in einem Großunternehmen – womöglich sogar mit mehreren Standorten – die Kenntnisse und Kompetenzen aller Mitarbeiter auswendig. Hier hilft allen drei Kollegen also eine digitale Mitarbeiterdatenbank weiter, die ruckzuck alle passenden Experten ausspuckt.

2. Arbeite bequem von unterwegs

Mobilität wird im modernen, schnelllebigen Arbeitsalltag immer wichtiger. Denn oft können wichtige Projekte nicht warten, bis ein Mitarbeiter von seiner Geschäftsreise zurück ist. Und da Zeit außerdem Geld ist, bietet es sich doch an, dass der Arbeitsweg oder die Wartezeit beim Mittagessen genutzt werden können, um sich auf den neuesten Stand zu bringen.

3. Tausch dich in Interessensgruppen aus

Austausch mit Gleichgesinnten wird durch Social Collaboration deutlich einfacher, da sich diese ganz unabhängig von ihrem Standort und ihren Arbeitszeiten (oder gar ihrer Zeitzone) vernetzen können. So ist es beispielsweise ein Kinderspiel, die Experten von verschiedenen Zweigstellen zusammenzubringen und so Datensilos zu vermeiden oder gemeinsam innovative Problemlösungen zu finden. Aber auch der Zusammenschluss zu privaten Interessensgruppen ist ein Leichtes und führt zu größerer Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

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4. Stimm dich mit deinen Teams ab

Nicht nur der Austausch in Interessensgruppen, auch die Kommunikation und Abstimmung im Team klappt mit Social Collaboration kinderleicht. Wer übernimmt welche Aufgaben? Wie weit ist die Umsetzung des Mitarbeiters in München? Braucht er noch Input oder Unterstützung von der Kollegin in Berlin? Wann soll der nächste gemeinsame Conference Call stattfinden? Alles easy peasy.

5. Bleib auf dem Laufenden über die Firmen-News

Social Collaboration ermöglicht natürlich auch eine Vernetzung des gesamten Unternehmens. Dadurch erreichen wichtige Informationen und Neuigkeiten alle Mitarbeiter. Und zwar zeitnah, ortsunabhängig und außerdem deutlich zuverlässiger als althergebrachte Kommunikationsmethoden wie schwarze Bretter, Rundmails und Mitarbeiterzeitschriften.

6. Greife auf Dokumente und Dateien zu

Durch Social Collaboration hat jeder Beschäftigte Zugriff auf die für ihn wichtigen Dateien. Dazu zählen allgemeine Unternehmens-Dokumente wie Prozessbeschreibungen oder auch Kantinenpläne. Und dazu gehören natürlich auch die Dateien eines bestimmten Projektes, an dem dieser Kollege mitarbeitet. Diese sind stets für alle betroffenen Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und bequem und übersichtlich einseh- bzw. bearbeitbar.

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7. Suche nach Wissen

Jeder Mitarbeiter stößt regelmäßig auf Fragen und Probleme, die er nicht auf Anhieb beantworten oder lösen kann. Und manchmal weiß er nicht einmal, wo das entsprechende Wissen zu finden ist. Gibt es bereits entsprechende Dateien? Gibt es eine Expertin in der Firma, die weiterhelfen kann? Eine gute Suchfunktion kann da wahre Wunder wirken und viele Themen binnen kurzer Zeit klären.

8. Fülle Anträge und Formulare direkt aus

So simpel, so wahr: Wenn Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge mit wenigen Klicks stellen und womöglich sogar direkt finalisieren können, sparen alle viel Zeit und Aufwand. Und erst recht, wenn sie die Krankmeldung einfach hochladen können, schont das die Nerven. Das Gleiche gilt natürlich für Spesenabrechnungen, Fortbildungsanträge und Ähnliches. Denn wer will schon, dass wertvolle Arbeitszeit für bürokratische Papierschubserei vergeudet wird?!

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Die 6 größten Vorteile von Social Collaboration für dein Unternehmen

Nun weißt du also, in welchen Bereichen eures Arbeitsalltages Social Collaboration helfen kann. Aber welchen Effekt hat es dann konkret für dein Unternehmen, wenn entsprechende Tools eingesetzt werden? Ein paar der Benefits wurden bereits erwähnt. Aber hier kommen noch einmal auf den Punkt zusammengefasst die 6 wichtigsten Vorteile von Social Collaboration für euch:

1. Eure Unternehmenskultur verbessert sich

Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung gehören natürlich untrennbar zusammen. Denn wer sich berücksichtigt und zugehörig fühlt und sich voller Motivation für ein Unternehmen engagiert, der wird auch genau bei diesem Unternehmen bleiben wollen. Logisch, oder?

2. Eure Mitarbeiter sind loyaler

Durch stärkere Vernetzung und mehr Austausch steigt das Zugehörigkeitsgefühl der Kollegen. Außerdem wissen viele Angestellte es enorm zu schätzen, wenn sie mobil arbeiten können und sich durch möglichst effiziente Arbeitsprozesse produktiv fühlen. All diese Faktoren tragen zur Mitarbeiterzufriedenheit und damit automatisch auch zur Mitarbeiterbindung bei.

3. Ihr arbeitet effizienter

Durch Social Collaboration können viele Arbeitsvorgänge deutlich optimiert werden. Die „Social Collaboration Studie 2019“ kam sogar zu dem Ergebnis, dass die Arbeitseffizienz um bis zu 50% gesteigert werden kann. Na, wenn das mal kein Wort ist!

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4. Eure Innovationskraft nimmt zu

Mehr Austausch und bessere Zusammenarbeit fördern automatisch auch innovative Problemlösungen und eine schnellere Entwicklung. Eigentlich klar, oder?

5. Eure Kunden sind zufriedener

Mehr Austausch und bessere Zusammenarbeit fördern automatisch auch innovative Problemlösungen und eine schnellere Entwicklung. Eigentlich klar, oder?

6. Ihr spart bares Geld

Die Beschäftigten kommen und gehen nicht wie im Taubenschlag, sondern bleiben der Firma länger treu, wodurch es auch weniger Einarbeitungszeiten gibt. Die Mitarbeiter können effizienter und effektiver arbeiten. Es gibt mehr Innovationen. Und ihr habt deutlich zufriedenere Kunden. All das wirkt sich natürlich nicht nur positiv auf die allgemeine Stimmung, sondern auch ganz konkret auf eure Bilanz aus. Also eine klare Win-Win-Situation für alle.

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Fazit:
Alles spricht für Social Collaboration!

Nun kannst du dir hoffentlich etwas besser vorstellen, wofür der Begriff Social Collaboration genau steht. Und – wow! – bei so vielen positiven Effekten, solltest du dich wirklich schleunigst informieren, welche Social-Collaboration-Software die richtige für dich und dein Unternehmen sein könnte. An dieser Stelle hüsteln wir bescheiden und hätten da natürlich eine ganz klare Empfehlung für dich. 😉

Wenn du dich aber erst noch ein bisschen einlesen willst zu Software-Lösungen, die auf Social Collaboration aufbauen, dann sieh dir doch zum Beispiel mal unsere Blog-Artikel „Was ist ein Social Intranet?“ und „Was ist ein Digital Workplace?“ an. Viel Spaß damit!

 

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AUTOR

Katharina Mauder

Als freie Texterin schreibt Katharina für uns über Themen wie Kommunikationstools, Mobile Intranet und Mitarbeitermotivation und weiß genau, welche Schwerpunkte für den Leser besonders interessant sind.

VERÖFFENTLICHT AM

1.08.2019