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Was ist eine Mitarbeiter-App?

Immer mehr Firmen führen eine Mitarbeiter-App ein, und du fragst dich, was es damit auf sich hat? Was ist denn so eine Mitarbeiter-App überhaupt genau? Was kann sie? Und braucht deine Firma so etwas wirklich? In unserem COYO 1mal1 zum Thema „Mitarbeiter-App“ verraten wir dir, was die mobilen Kommunikationstools alles können, wie Unternehmen davon profitieren und hinter welchen Begriffen sie sich noch so verstecken. Noch dazu kannst du dich leichter orientieren, ob eine Mitarbeiter-App auch für dich und dein Unternehmen interessant sein könnte. Und vielleicht bekommst du sogar schon eine Vorstellung, welche Version einer solchen App für eure Zwecke am besten geeignet wäre. (Wir hätten da einen völlig objektiven Vorschlag…😉)


Wieso Mitarbeiter-Apps so beliebt sind

Der kleinste gemeinsame Nenner aller Mitarbeiter-Apps ist, dass es sich um eine mobile Software-Lösung handelt, die der Kommunikation innerhalb des jeweiligen Unternehmens dient. Mobil bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter-Apps per Smartphone genutzt werden. Je nach App ist manchmal auch die Nutzung per Tablet oder Desktop-Computer möglich. Da bei einer App der Mobilitätsgedanke aber zentral ist, sind für eine reine Desktop-Nutzung im Normalfall andere Intranet-Lösungen geeigneter.

Genau diese Eigenschaft, dass eine Mitarbeiter-App mobil und einfach per Smartphone benutzbar ist, führt zu einer hohen Reichweite innerhalb des Unternehmens. Denn nur auf diese Weise können zuverlässig auch Blue-Collar-Worker, beispielsweise in der Herstellung, im Lager oder in der Verkaufsfiliale erreicht werden. Diese haben schließlich im Normalfall keinen Schreibtisch im Hauptsitz des Unternehmens und entsprechend keinen oder wenig Zugang zu einem vorhandenen Intranet, also einem betriebsinternen Computer-Netzwerk und den darin enthaltenen Informationen. Auch Kollegen, die regelmäßig unterwegs sind, wie zum Beispiel Vertriebs-Mitarbeiter und Außendienstler, haben während ihren Geschäftsreisen keinen Zugriff auf das reguläre Intranet der Firma.
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Über eine Mitarbeiter-App können auch diese Beschäftigten problemlos und ganz bequem auf dem Laufenden gehalten werden. Sie erhalten (je nach App) per Push-Nachricht schnell und zuverlässig die Einladung zum Sommerfest, erfahren alles Wichtige über das neue Vorstandsmitglied und können den aktuellen Kantinenplan abrufen. Es ist kein überholtes schwarzes Brett mehr nötig, das sowieso nicht alle Mitarbeiter verlässlich erreicht hätte. Und die Kommunikation wird im Vergleich zu diesem oder dem obligatorischen Einloggen in Terminal-Computer deutlich beschleunigt. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter oft Zugriff auf Formulare für Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Spesen-Abrechnungen und können so viel Zeit sparen. #ZeitIstGeld

Mobiles Multitalent – was eine Mitarbeiter-App alles kann

Eine Mitarbeiter-App dient der Kommunikation. Wenn man aber etwas genauer hinschaut, kann diese Kommunikation ganz unterschiedlich aussehen und entsprechend auch verschiedenen Zielen dienen. Eine Funktion kann beispielsweise schlicht das möglichst schnelle und zuverlässige Informieren aller Mitarbeiter sein. Diesen werden dann über die App Informationen zugespielt wie Dienstpläne, Einladungen, standardisierte Richtlinien und Abläufe, Unternehmens-Neuigkeiten und Ähnliches. Hier spricht man von Top-down-Kommunikation, also von der Führungsebene (oder von einer durch diese eingesetzte Redaktion) an die Belegschaft. Dieses Modell ähnelt ein wenig der alten Mitarbeiter-Zeitschrift, ist aber natürlich viel unmittelbarer und kann entsprechend auch aktuellere Informationen wie Kantinenpläne verbreiten.

Ein anderer Grund, eine Mitarbeiter-App einzusetzen, kann die Ablösung von Diensten wie WhatsApp und Dropbox sein. Denn Mitarbeiter, die über keine anderen Kommunikationswege verfügen, werden nicht lange über Datenschutzrichtlinien nachdenken, bevor sie ein Kundenprojekt eben per WhatsApp besprechen. (Was das für teure Folgen haben kann, verraten wir euch hier.) Die Lösung ist also eine Mitarbeiter-App mit Chat-Funktion, am besten auch mit der Möglichkeit zur Gruppenbildung und zum Senden von Dateien. So kann jeder Mitarbeiter im Handumdrehen kontaktiert werden.
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Noch einen Schritt weiter geht ein mobiles Social Intranet. (Mehr zum Thema Social Intranet erfährst du hier.) Dieses funktioniert ein bisschen mehr wie ein unternehmensinternes soziales Netzwerk und fördert den generellen Austausch und die unternehmensweite Interaktion. Es kann also jeder Mitarbeiter Inhalte erstellen. Aber damit nicht genug. Jeder Nutzer kann auch die Inhalten der Kollegen – und ja, auch der Chefs! – liken, kommentieren und/oder teilen. Auf diese Weise rückt neben eine Top-down-Kommunikation auch eine Bottom-up-Kommunikation, also von den Angestellten in Richtung der Führungsebene. Diese birgt enorme Chancen für die Effizienz und Optimierung des Unternehmens und auch für die Mitarbeiterbindung. Denn jeder Beschäftigte kann problemlos Ideen einbringen, Projekte kommentieren und fühlt sich dadurch gesehen, gehört und zugehörig.

 

Die Technik hinter der Mitarbeiter-App (ganz easy erklärt)

Nicht nur in ihren Funktionen und ihrem Zweck unterscheiden sich Mitarbeiter-Apps, auch die zugrunde liegende Technik kann grundverschieden sein. Die erste Assoziation, wenn wir das Wort „App“ hören, ist eine sogenannte Native App. Diese wurde eigens für das Smartphone entwickelt, kann von einem App-Store heruntergeladen und auf dem eigenen Smartphone installiert werden. Die Regulierung der Nutzer auf die Mitarbeiter eines Unternehmens kann dann übrigens zum Beispiel per Login mit der Firmen-E-Mail-Adresse erfolgen.

Eine andere Möglichkeit ist die sogenannte Web-App. Bei dieser handelt es sich um eine für unterschiedliche Bildschirm-Größen optimierte Website, also eine „responsive Website“. Diese wiederum ist meist das Social Intranet des Unternehmens, auf das die Mitarbeiter so auch mobil zugreifen können. Da diese Variante nicht offline nutzbar ist und es eben keine Native App ist, wird diese Lösung statt als Mitarbeiter-App manchmal als mobiles Intranet bezeichnet. Allerdings ist es auch für diese Version möglich, wie für eine Native App, ein Icon auf dem Smartphone zu hinterlegen, das den Nutzer per Klick in den Browser und auf die Website führt. Es sieht dann auf dem Handy wie eine ganz normale App aus. Ein gravierender Vorteil der Web-App ist es übrigens, dass Inhalte nicht doppelt erstellt oder bereitgestellt werden müssen.
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Um das beste aus zwei Welten zu vereinen, gibt es auch Hybrid-Apps. Diese funktionieren zwar auf Basis einer Native App, laden aber viele ihrer Inhalte im Browser in Form von responsiven Websites. Sie sind also zumindest zum Teil offline nutzbar, viele Inhalte müssen aber dennoch nicht doppelt hinterlegt werden.

Egal, welche Variante ein Unternehmen benutzen möchte, in den meisten Fällen ist es sinnvoll, nicht eine ganz eigene Lösung programmieren zu lassen, sondern auf bestehende Angebote zurückzugreifen. Häufig können die Apps den Bedürfnissen der Unternehmen angepasst werden. Neben der Technik ist es außerdem häufig möglich, die App im Corporate Design samt Logo der Firma zu „branden“. Cool, oder? So eine richtige Unternehmens-App sieht nicht nur toll aus, sondern wirkt sich unter anderem positiv auf die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen aus und steigert die Loyalität.


Noch mehr Vorteile einer Mitarbeiter-App

Viele Vorzüge von Mitarbeiter-Apps wurden bereits erwähnt. Die Erreichbarkeit der gesamten Belegschaft ist ein ganz zentraler Pluspunkt. Denn in großen Unternehmen sind viele Angestellte „deskless“ und andere sind zumindest mehrere Tage am Stück auf Geschäftsreisen. Über ihr Smartphone können diese Mitarbeiter dennoch erreicht werden und schnell und effektiv auf dem Laufenden bleiben. – Und das noch dazu völlig datenschutzkonform!

Auch sehr wichtig: Die Themen Mitarbeiterbindung und -motivation. Die Möglichkeit zum Austausch, das Zugehörigkeitsgefühl und nicht zuletzt die Präsenz des Unternehmens und seiner Corporate Identity auf dem meist privaten Handy (Stichwort: „bring your own device“ bzw. BYOD) stärken ganz enorm die Identifikation mit dem Unternehmen und auch die Motivation, sich für dieses einzusetzen und ihm gegenüber loyal zu sein.
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Genau diese gesteigerte Motivation und die effizientere, schnellere Kommunikation fördern auch die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens. Und dies ist wiederum einer der Gründe, warum die Mitarbeiter-App der Firma letztlich Zeit und Geld spart. (Du interessierst dich für alle Vorteile eines mobilen Intranets? Dann schau mal hier.) 

Die Mitarbeiter-App als der perfekte Einstieg in die Digitalisierung

Wenn sich eine Firma gerade erst an das Thema Digitalisierung herantastet, ist eine Mitarbeiter-App ein guter Einstieg. Aufwand und Kosten sind überschaubar und die Belegschaft kann gemeinsam erforschen, welche Funktionen und Schnittstellen es längerfristig benötigt, um möglichst effizient und effektiv arbeiten zu können.

Auch welche Elemente das Gemeinschaftsgefühl am meisten stärken, ist vor allem für die interne Kommunikation wertvoll zu wissen. Und wie viel moderne Unternehmenskultur für die Firma zu welcher Zeit passend ist. Denn „soziale“ Kommunikationsformen mindern die Distanz zwischen verschiedenen Hierarchie-Ebenen und lassen das gesamte Unternehmen enger zusammenrücken. Solche Veränderungen können am Anfang natürlich gewöhnungsbedürftig sein und sollten am besten als schrittweiser Prozess angegangen werden.


Für wen eine Mitarbeiter-App nicht ausreicht

Die Mitarbeiter-App ist ein guter, niedrigschwelliger Einstieg, wenn es um Digitalisierung und Modernisierung geht. Um ein Unternehmen allerdings langfristig möglichst souverän aufzustellen, reicht sie nicht aus. Denn eine normale Native App bietet nicht genug Funktionen, um alle Informationen, Tools und Prozesse sinnvoll zu verwalten und bereitzustellen.

Um auf lange Sicht möglichst zielführend arbeiten zu können, benötigt eine Firma eine Form von Intranet. Wenn ihm eine moderne Unternehmenskultur wichtig ist, sollte dies ein soziales Intranet innerhalb eines Digital Workplace sein. Eine Mitarbeiter-App sollte dann eine möglichst passgenaue, kompakte Version dieses Digital Workplace und vor allem des damit zusammenhängenden Social Intranet sein. Denn natürlich ist hier das Ziel, möglichst wenige unnötige Daten zu integrieren, sondern nur jene Inhalte beizubehalten, die entweder unterwegs oder für die Blue-Collar-Worker relevant sind. So haben alle Mitarbeiter von überall Zugriff auf alle für sie wichtigen Informationen und Funktionen. Diese sind stets und an sämtlichen Orten auf dem neuesten Stand und jeder Vorgang ist für alle relevanten Personen transparent und gegebenenfalls durch Interaktion beeinflussbar.

Darüber hinaus rücken Blue- und White-Collar-Worker näher zusammen, wenn beide über das gleiche Social Intranet agieren. So entstehen keine getrennten Schwerpunkt-Plattformen für Desktop-Worker und jene Mitarbeiter, die nur ihren mobilen Zugang nutzen. Stattdessen etabliert sich eine gemeinsame Basis. Und so machen Digitalisierung, Unternehmenskultur und Arbeitsalltag dann auch richtig Spaß!

 

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AUTOR

Katharina Mauder

Als freie Texterin schreibt Katharina für uns über Themen wie Kommunikationstools, Mobile Intranet und Mitarbeitermotivation und weiß genau, welche Schwerpunkte für den Leser besonders interessant sind.

VERÖFFENTLICHT AM

11.07.2019