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Was ist ein Digital Workplace?

„Digital Workplace“ ist eins der populärsten Buzzwords der letzten Jahre, wenn es um New Work und Digitalisierung geht. Aber jeder scheint etwas anderes darunter zu verstehen. Exakt aus diesem Grund erklären wir dir in diesem Artikel, was mit einem Digital Workplace überhaupt gemeint ist. Das Konzept dahinter ist nämlich ziemlich spannend. Und weil wir schon dabei sind, erfährst du auch noch, was sich all die modernen Unternehmen davon versprechen, wenn sie einen Digital Workplace bei sich einführen. Sprich: die 9 wichtigsten Vorteile eines gut eingeführten Digital Workplace für dein Unternehmen. Klingt gut? Na, dann los! #COYO1mal1


Doppelte Definition: Was bedeutet „Digital Workplace“ genau?  

Im Internet gibt viele schwammige Definitionen, was mit einem Digital Workplace gemeint ist. Das ist leider ein sehr gängiges Problem der Fachbegriffe in sich so rasant entwickelnden Bereichen wie der Software-Industrie und der modernen Arbeitswelt. Schließlich gibt es keinen Fremdwort-Duden, der als strenge Autorität seinen Zeigefinger hebt, dass doch schon eine offizielle Begriffserklärung verabschiedet wurde. Aber wir robben uns einfach gemeinsam an eine griffige und einleuchtende Definition heran – oder besser gesagt gleich an zwei.

Vorüberlegung: Wie sieht die heutige Arbeitswelt aus?

Die Arbeitswelt verändert sich. So viel ist klar. Und dass sie sich immer rasanter verändert, sollte auch schon den meisten aufgefallen sein. Inzwischen ist es schließlich kaum noch vorstellbar, dass vor 30 Jahren noch so gut wie niemand ein Handy oder Internet (zu Hause!) hatte. Und die Markteinführung des ersten modernen Smartphones ist auch gerade einmal 12 Jahre her.

Heute stehen bahnbrechende Neuerungen in Hard- und Software fast schon an der Tagesordnung. Und natürlich beeinflussen all diese Entwicklungen auch nach und nach die Arbeitsabläufe, Vorstellungen und Bedürfnisse von Arbeitnehmern.

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Im Privatleben laufen diese Entwicklungen sogar noch deutlich schneller ab. Denn dort sind inzwischen viele Menschen einen fast konstanten High-Speed-Wlan-Zugang gewohnt. Sie lesen ihre Nachrichten ganz bequem unterwegs auf ihren Smartphones und kommunizieren schnell und unkompliziert per Sofortnachricht und Social-Media-Interaktion.

Genau diese Digital Natives wundern sich natürlich, wenn sie im Job dann plötzlich wieder ständiges E-Mail-Tennis spielen sollen. Und wenn die Unternehmens-News womöglich noch als gedruckte Mitarbeiter-Zeitschrift ins Haus flattern, dann ist der #clashofcultures perfekt.

 

Definition 1: Welches Konzept steckt hinter „Digital Workplace“?

Zum Glück sehen aber immer mehr Unternehmen die Chancen, die eine echte Modernisierung des Arbeitsumfeldes bietet. Dann geht es nämlich nicht mehr einfach nur um die Digitalisierung einer Firma als solche. Diese erfolgt leider allzu oft komplett an den Bedürfnissen der Mitarbeiter vorbei. Nein, bei einer durchdachten Modernisierung ist klar, dass nur ein zufriedener Angestellter die besten Ergebnisse erzielen wird.

Deshalb rücken der Mensch und mit ihm der Arbeitsprozess in den Mittelpunkt der Betrachtung. Alle Maßnahmen orientieren sich an der Frage, wie die Menschen leichter und besser arbeiten können. Und das wiederum führt in sehr vielen Fällen zu der Frage, wie die Menschen leichter und besser kooperieren können.

Es geht also vor allem um Informationsaustausch, Prozessoptimierung, Qualitätssicherung und auch ganz klar um Mitarbeiterzufriedenheit. Und genau auf diesen Grundgedanken beruht die Idee des Digital Workplace, der alle technischen Möglichkeiten ausschöpfen soll, um die Beschäftigten bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Großartiges Konzept, oder? – Eine perfekt auf unsere Bedürfnisse abgestimmte Arbeitsumgebung, die immer das beste Ergebnis ermöglichen will. Where do I sign?

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Denn natürlich bedeutet diese Grundidee auch, dass es gar nicht mehr nur um den Arbeitsplatz als solchen geht. Schließlich sind wir oft gerade unterwegs, wenn wichtige Informationen eintrudeln. Oder unsere Lebensumstände verlangen sowieso, dass wir viel im Home Office arbeiten. Damit stellt der Digital Workplace quasi die nächste Evolutionsstufe des normalen Arbeitsplatzes dar. Oder wie der Literatur- und Kulturwissenschaftler Christoph Herzog es äußerst treffend (über die heutzutage eher irreführenden Begrifflichkeiten) formuliert: „So ist der Arbeitsplatz nicht länger ein Ort – er ist einfach da, wo wir produktiv sind.“

 

Definition 2: Der „Digital Workplace“ als Software-Lösung

„Digital Workplace“ kann also ein neues Konzept von Arbeit und Arbeitsumgebung bezeichnen. Oder es meint ein bestimmtes Software-Angebot, das dieses Konzept so einfach und dennoch konsequent wie möglich umsetzen will. Es ist die technische Konsequenz der Grundidee. Super praktisch, denn so muss nicht jedes Unternehmen das Rad neu erfinden.

Typischerweise bieten Digital-Workplace-Angebote den Mitarbeitern eines Unternehmens Möglichkeiten miteinander zu kommunizieren, sich zu verbinden und zusammenzuarbeiten. Oft ist die Nutzeroberfläche, über die das in erster Linie stattfindet, ein Social Intranet. Dieses dient dann außerdem als Einstiegspunkt in den Digital Workplace. (Vgl. hier im Blog: „Was ist ein Social Intranet?“)

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Obwohl „Digital Workplace“ und „Social Intranet“ nämlich manchmal fälschlicherweise synonym zueinander verwendet werden, ist ein Digital Workplace noch deutlich mehr. Er bildet die zentrale Plattform mit allen für die Arbeit essentiellen Informationen, Programmen und Funktionen. – Wie ein ziemlich cooler Werkzeugkasten, den sich jede Firma und auch noch jeder Beschäftigte für sich sinnvoll zusammenstellen kann. Denn schließlich brauchen Vertrieb, IT und HR verschiedene Werkzeuge, um optimal zu funktionieren. Klingt nach Luxus, oder?

Ist es auch! Und dieser Luxus ist dann im Normalfall auch noch in einer reduzierten Variante von unterwegs, beispielsweise per Handy, zugänglich. – Entweder per responsiver Mobilversion oder gleich per App. Eben genau um alles zu bieten, damit jeder Mitarbeiter stets so leicht und gut arbeiten kann wie möglich.


Die Vorteile eines Digital Workplace

Richtig eingeführt katapultiert eine Digital-Workplace-Software dein Unternehmen geradezu nach vorne. Und einige ihrer Vorteile haben wir auch bereits erwähnt. Um aber noch einmal alles möglichst übersichtlich und auf den Punkt zusammenzufassen, kommt hier die ultimative Liste, was ein Digital Workplace dir und deiner Firma bringt:

Vorteil #1: Echt effiziente Kommunikation

Mit dem richtigen Digital Workplace erreichst du alle deine Mitarbeiter, egal ob sie gerade auf Geschäftsreise sind, im Home Office arbeiten oder ob sie zu den Blue Collar Workern des Lagers oder der Verkaufsfiliale zählen, die keinen regulären Zugang zu einem Firmenrechner haben. Und noch viel besser: Auch die Mitarbeiter erreichen sich untereinander. – Und das im Normalfall per schneller Direkt-Nachricht statt per E-Mail.

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Vorteil #2: Endlich Zugriff auf Wissen

Jegliche Informationen können über den Digital Workplace schnell und einfach geteilt werden. Außerdem sind die Kollegen so gut und übersichtlich vernetzt, dass jeder die Auskünfte und Unterstützung suchen und bekommen kann, die er benötigt. – Und zwar nicht nur innerhalb des eigenen, sondern auch ganz unkompliziert in anderen Firmensitzen, zum Beispiel im Ausland.

Vorteil #3: Tatsächlich übersichtliche Prozesse

Der Digital Workplace bietet eine zentrale Plattform für alle wichtigen Informationen, Funktionen und Tools. Entsprechend hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle akut benötigten Daten und Software- Anwendungen, was den Workflow immens erleichtert und beschleunigt. Außerdem beugt es Insellösungen zum Beispiel einzelner Abteilungen vor. 

Vorteil #4: Effektivere Zusammenarbeit

Vor allem der effizientere Informationsaustausch und die optimierten Prozesse führen natürlich auch zu Kollaborationsmöglichkeiten, die deutlich schneller und auch zielführender sind. Außerdem ist die Zusammenarbeit meist direkt über die Funktionen des Digital Workplace möglich, zum Beispiel in digitalen Team-Räumen oder Projekt-Portalen. – Völlig easy und bequem.

Vorteil #5: Größere Freiheit durch orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Ein weiterer Vorteil eines Digital Workplace ist die Flexibilität, die er bietet. Denn mindestens eine reduzierte Variante ist in den meisten Fällen auch mobil zugänglich. Und entsprechend der Grundidee des Digital-Workplace-Konzeptes liegt der Fokus statt auf der zwingenden physischen Präsenz der Beschäftigten, auf den idealen Arbeitsbedingungen und dem Erreichen der Unternehmensziele. – Übrigens eine Einstellung, welche immer mehr Young Professionals essentiell wichtig finden. (Stichwort: Talent Attraction!)

Vorteil #6: Mehr Motivation heißt mehr Produktivität

Es ist so simpel wie wahr: Zufriedene Mitarbeiter sind motivierte Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter. Und wie erreichst du, dass deine Mitarbeiter zufrieden sind? Der Grundgedanke eines Digital Workplace hilft dabei schon enorm. Denn ein Mitarbeiter, der merkt, dass seine Bedürfnisse berücksichtigt werden, hat wahrscheinlich bereits einen riesigen Schritt in Richtung Zufriedenheit zurückgelegt. Und wenn dann auch noch der soziale Aspekt, beispielsweise eines Social Intranets, zum Tragen kommt, fühlen sich die Beschäftigten gehört, gesehen und als Teil der Gruppe.

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Vorteil #7: Ahoi, Mitarbeiterbindung!

Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung gehören natürlich untrennbar zusammen. Denn wer sich berücksichtigt und zugehörig fühlt und sich voller Motivation für ein Unternehmen engagiert, der wird auch genau bei diesem Unternehmen bleiben wollen. Logisch, oder?

Vorteil #8: Datenschutz – check!

In Zeiten von DSGVO immer ein wichtiges Thema, und mit dem richtigen Digital Workplace sind du und deine Firma auf der sicheren Seite. Im wahrsten Sinne des Wortes. Denn ohne Unternehmenssoftware zur Kommunikation und Kollaboration greifen Angestellte oft auf wenig sichere Lösungen wie WhatsApp und Dropbox zurück. Und das kann bei einer Abmahnung teuer kommen! (Vgl. hier im Blog: „6 Gründe, wieso Unternehmen WhatsApp nicht intern nutzen sollten“)

Vorteil #9: Eine wirklich moderne Unternehmenskultur

Vor allem das flexible, ortsunabhängige Arbeiten und das in den meisten Digital Workplaces enthaltene Social Intranet prägen die Firmenkultur ganz erheblich. Denn sie führen zu neuen Formen der Kommunikation und Vernetzung und lassen ein Unternehmen – trotz der Möglichkeit zur Remote Work – deutlich enger zusammenwachsen. Und das führt dann wiederum zu besserer Kommunikation, mehr Wissensaustausch und stärkerer Mitarbeiterbindung. Das alles kommt Hand in Hand.

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Fazit: Worauf wartest du noch?

Wie bereits gesagt, ein Digital Workplace bringt dein Unternehmen tatsächlich deutlich voran und hat eine beeindruckende Fülle an Vorteilen zu bieten. Und dazu zählen auch knallharte Wettbewerbsvorteile und mehr Erfolg. Wenn du jetzt aber überlegst, einen Digital Workplace in deinem Unternehmen einzuführen, dann begehe nicht die 7 häufigsten Fehler bei der Einführung eines Digital Workplace. Mit der richtigen Vorbereitung für dich und dein Unternehmen, könnte das für eure Firm allerdings eine der besten Entscheidungen seit langem sein.

 

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AUTOR

Katharina Mauder

Als freie Texterin schreibt Katharina für uns über Themen wie Kommunikationstools, Mobile Intranet und Mitarbeitermotivation und weiß genau, welche Schwerpunkte für den Leser besonders interessant sind.

VERÖFFENTLICHT AM

25.07.2019