Warum Teams für Teams ist (und sich nicht für die unternehmensweite IK eignet)

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arrow-right Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 15.11.2021

Chatten, zusammen an Dokumenten arbeiten, Updates teilen – MS Teams kann so einiges, was uns den täglichen Arbeitsalltag erleichtert. Doch das smarte Tool hat auch Schwächen, vor allem, wenn es um die interne Kommunikation geht. Wir nennen euch drei Lücken, die sich nicht mit Microsoft Teams schließen lassen und geben euch gleichzeitig eine Lösung an die Hand, die eure gesamte interne Kommunikation auf ein ganz neues Level hebt. Lasst uns loslegen!

Kurz und knapp, für alle die Microsoft Teams nicht kennen:

Microsoft Teams (kurz: MS Teams) ist ein Kollaborations-, Kommunikations- und Videokonferenz-Tool. Das Programm funktioniert wie ein virtueller Arbeitsplatz, an dem man zusammen mit seinen Kollegen an Dokumenten arbeiten und sich Austauschen kann. Dabei steht die Chatfunktion besonders im Vordergrund. Zusätzlich sind in MS Teams auch andere Produkte von M365 integriert – beispielsweise SharePoint, Outlook oder Skype for Business.

 

Drei wichtige Grundbausteine der IK, die über MS Teams hinausgehen

Unserer Erfahrung nach eignet sich MS Teams gut für die oben genannten Standard-Anwendungsfälle (laut Studien werden weitere Features für Power-User nur von 3 % der Teams-Nutzer weltweit verwendet). Doch bei der Umsetzung der internen Kommunikation hapert es bei Teams dann etwas. Diese drei großen Lücken kann Microsoft Teams bisher nicht schließen:

 

1. Wo ist das Zentrum?

Bei MS Teams fehlt ein zentraler Ort, an dem man wichtige Infos mittel- bis langfristig organisieren und dann auch gleichzeitig allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen kann. Es gibt viele verschiedene Anlaufstellen, jedoch kein konstantes Zentrum. So gibt es in Teams zum Beispiel Projekt- oder Abteilungs-Channels, in denen Mitarbeiter schnell Infos zu genau diesen Themen finden. Doch wenn es um die Bereitstellung unternehmensweiter Informationen für alle Mitarbeiter geht, muss ein anderes Tool her.

2. Crowded

Kommunikation ist gut – Ordnung ist besser. Sobald eine zu große Anzahl von Mitarbeitern in zu vielen verschiedenen Teams-Channels sind, wird es unübersichtlich. Denn in den Channels mischen sich nicht nur diverse Nachrichten, sondern auch Updates aus unterschiedlichen Teams, Abteilungen, Projekten und Themen. Das macht es bereits in einem mittelgroßen Unternehmen schier unmöglich, einen einheitlichen Kommunikationsstil zu etablieren. Resultat: Nachrichten gehen ungelesen unter, der Informationsoverload wird zur Hemmschwelle und alles endet in einem unstrukturierten Chaos. Es bedarf also einer Lösung, in der Mitarbeiter die wichtigsten Neuigkeiten nicht verpassen und in der Inhalte gut strukturiert auch dauerhaft für alle zugänglich gemacht werden können.

3. Komplexität? Steigend.

MS Teams ist tief in die Welt von M365 integriert. Neben SharePoint, Yammer und jüngst auch Viva Connections, stellt MS Teams nur einen Teil der Informations- und Kollaborationsstruktur von M365 dar. Das führt dazu, dass Nutzer Teams immer wieder automatisch verlassen, sich plötzlich in anderen Tools von M365 befinden und schnell den Überblick verlieren.

 
 

Fazit

MS Teams ist für Teams – und eignet sich gut für die Bereiche Messaging und (Video-)Telefonie. Doch wenn es um Events, Wikis und Unternehmensneuigkeiten geht, die dann auch noch zielgruppenspezifisch oder direkt an alle ausgespielt werden sollen, ist MS Teams nach unserer Erfahrung nicht das richtige Tool.

 

So schließt ihr diese Lücken

Die Lösung für das Problem ist ein Mix aus COYO und M365, denn so bekommt ihr das Beste aus beiden Welten. Fakt ist, dass M365 trotz des Tool-Wirrwarrs einen berechtigt hohen Stellenwert besitzt und aus vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist. Statt euch also vorzuschlagen, euch von M365 zu trennen, wollen wir es stattdessen mit Hilfe einer Employee Communications Platform wie COYO besser machen und genau die Lücken schließen, die wir euch hier aufgezeigt haben. Ganz smooth und easy. Ihr fragt euch, wie so eine Integration aussieht? Bei vielen unserer Kunden ist es beispielsweise so:

  • 🔵 In den M365-Tools findet die Projekt-Kollaboration und der schnelle Austausch innerhalb kleinerer Teams statt ...

  • 🟢... während in COYO Mitarbeiterkommunikation im großen Stile top-down, aber auch bottom-up sowie Wissensaustausch und Diskussionen gelebt werden.

Alle Infos zu COYO & M365 💡

Ihr wollt vielleicht selbst intern auf Microsoft 365 umstellen (oder seid schon dabei) und braucht mehr Infos zum Thema COYO für M365? Supi, denn wir haben hier alles übersichtlich zusammengefasst, damit ihr genau versteht, wie das funktioniert, welche Vorteile es bringt und wie die Integration abläuft. Schaut mal rein!

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Autor

Melanie Mader

Statt Zahlen hat sie nur Buchstaben im Kopf: Unsere Online-Redakteurin Melanie schreibt im COYO-Blog über alles, was wichtig ist. Thematisch flexibel berichtet sie euch von den aktuellsten Entwicklungen und verrät dabei stets nützliche Tipps und Tricks.

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