Virtuelle Workshops mit COYO-Bordmitteln gestalten

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 22.03.2021

Wenn die Coronapandemie für eines gesorgt hat, dann dass sich eine Vielzahl von Formaten, Meetings oder gar ganzen Messen in die digitale Welt verlagert haben. Und das sorgt nicht nur dafür, dass sich Konferenztools mit neuen Features gegenseitig das Wettrennen geben, sondern auch Tools wie Miro oder Mentimeter einen festen Platz bei der Gestaltung von Terminen gefunden haben. Doch nicht immer sind diese Tools bedenkenlos einsetzbar, sondern benötigen eventuell Freigaben durch den Betriebsrat, sind aufgrund datenschutzrechtlicher Kriterien nicht zugelassen oder fordern ein zusätzliches Onboarding der Meetingteilnehmer.

Genau diese Situation fanden wir von der T-Systems MMS mit unserem Kunden CHRIST bei der Gestaltung eines Workshops zur Feedback-Erarbeitung vor. Ein interaktiver, digitaler Workshop ohne zusätzliches Tooltraining sollte her. Die Antwort lag dabei so nah: das COYO-Intranet von CHRIST sollte die Grundlage bilden. Nicht nur, dass hier bereits alle Teilnehmer Zugriff darauf haben, auch die vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten von COYO sprechen für sich.
Aus dieser und weiteren Erfahrungen mit COYO als Meeting begleitendes Tool haben wir 5 Tipps für dich zusammengeschrieben:

1. Aus Navigation wird Agenda

Um für dein Event einen eigenen, abgeschirmten Bereich zu haben, legst du am besten eine neue Seite oder eine Community an. Und hier kannst du auch schon mit der Gestaltung beginnen. Um den Teilnehmern eine übersichtliche Struktur zu bieten, kannst du zum Beispiel die seitliche Navigation zu einer Agenda ausbauen. Einzelne Apps können dabei für Tagesordnungspunkte stehen. Das Einfügen von Gruppen in die Navigation erlaubt dir zusätzlich eine sinnvolle Gliederung vorzunehmen und Apps nach Themen zu gruppieren.

Screen Navigation

2. Es müssen nicht immer Folien sein

Wer sich mit der Content-App von COYO schon einmal beschäftigt hat weiß, dass sie eine Vielzahl von Layouts und Widgets bietet. Richtig genutzt, kann so eine liebevoll gestaltete Willkommensseite für dein Treffen entstehen, wie du sie unten beim CHRIST-Workshop sehen kannst. Moderatoren, Themen, Notfallkontakt: das sind nur Beispiele von Informationen, die auf so einer Seite Platz haben.

Screen Startseite

3. Meinung einholen, Ideen finden, Abstimmen

Stell dir vor, du befindest dich in einem Projekt-Kickoff und willst die Erwartungen deiner Teilnehmer festhalten. Dazu kannst du ganz einfach die Forum- oder Blog-App heranziehen. Beim CHRIST-Workshop haben wir uns für die Blog-App entschieden, in der insbesondere die Kommentarfunktion für uns ein Mehrwert war. Zudem kannst du beim Anlegen deines Blog-Eintrages auch Wert auf individuelles Design legen.

Screen Blog


Diesen Ansatz kannst du ebenfalls nutzen, wenn du mit deinem Team Ideen sammeln willst. Über Likes könnt ihr zusätzlich noch eine Bewertung eurer Vorschläge vornehmen. Wem das noch nicht reicht, für den hat COYO noch das Umfrage-Widget im Angebot. Dieses kannst du über den erweiterten Modus in deinen Blogbeitrag oder Inhalt einbetten.

4. Arbeitsergebnisse – für alle zugänglich

Wo gearbeitet wird fallen auch Späne. Das können Entscheidungen, Erkenntnisse oder auch Wissensaustausch im Workshop sein. Wichtig ist, dass du es festhältst. Und was bietet sich hier mehr an, als die Wiki-App, um Informationen abzulegen oder beispielsweise euer Meetingprotokoll zu führen. Das Wunderbare daran? Alles ist bereits an Ort und Stelle, um auch nach dem Termin schnell mit anderen Kollegen geteilt zu werden. So kannst du z.B. für Transparenz sorgen oder über Kommentare in den Austausch treten. Falls die Entscheidung noch etwas reifen muss, bietet COYO über die Sichtbarkeitseinstellungen Möglichkeiten, so dass nur die Richtigen Zugriff auf das Wiki haben.

Screen Wiki

5. Und wenn's doch mal hapert

… dann bleibt immer noch der COYO Chat. Denn schon fast jeder war einmal der Auserwählte, bei dem entweder das Bild einfror, der Ton nicht ankam, der wieder aus Meeting rausflog oder erst gar nicht reinkam. Doch was bei all den Schwierigkeiten bleibt, das ist der Gruppenchat in COYO. Für Fragen, Hilfe und Rat hält er die Leitung zu den anderen Teilnehmern offen. Legst du also einen Gruppenchat in COYO mit allen Teilnehmern an, habt ihr einen soliden Kommunikationskanal, der auf jeden Fall funktioniert.

Screen Chat

Zusammenfassung

Unser Fazit nach zwei erfolgreich durchgeführten „COYO-only“-Workshops: der Verzicht auf weitere Tools erspart nicht nur Schulungsbedarfe zu Beginn eines Termins, sondern fördert auch den selbstverständlichen Umgang mit dem eigenen Intranet. Der etwas außergewöhnliche Ansatz kann Mitarbeitern neue Möglichkeiten zeigen COYO zu nutzen und so für frischen Wind im Intranet sorgen. Wer auf kurze Abstimmungen ohne lange Onboardingzeit für zusätzliche Tools setzt, ist manchmal sogar im eigenen Intranet schon am besten aufgehoben. 


👉🏻 Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Gastbeitrag von unserem Partner T-Systems MMS. 

Autor

Martin Dietze

Martin Dietze ist Employee Experience Consultant bei T-Systems. Sein Ziel ist es, eine auf die Unternehmenskultur angepasstes Skill-, Mind- und Toolset in Projekten zu realisieren.

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