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Top 7 Tools für eine bessere interne Kommunikation

Diesen Artikel gibt es auch auf Englisch.
Lässt die interne Kommunikation bei euch im Unternehmen zu wünschen übrig? Du hast das Gefühl, dass die interne Kommunikation in eurem Unternehmen verbesserungswürdig ist? Bist du auch auf der Suche nach Möglichkeiten, die interne Kommunikation zu verbessern? Keine Sorge – denn ihr seid damit nicht allein. Die Verbesserung der internen Kommunikation ist eine große Herausforderung, vor der sehr viele Unternehmen stehen. Ob Mittelständler oder Konzern, FMCG- oder Bauunternehmen – so gut wie jedes Unternehmen hat Verbesserungsbedarf was die interne Kommunikation betrifft. Für das Erreichen der Unternehmensziele spielt eine funktionierende Kommunikation eine sehr wichtige Rolle. Sie bildet das Kernelement des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit. 

 

Aber was genau kannst du tun, um die Kommunikation im Unternehmen zu verbessern? Es gibt viele verschiedene Maßnahmen, die du ausprobieren kannst. So kannst du z. B. Änderungen und Zukunftspläne des Unternehmens offen kommunizieren, um eine höhere Transparenz für die Kollegen zu schaffen. Auch regelmäßige Teamevents können die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern verbessern. Eine weitere sinnvolle Maßnahme ist das Teilen von Wissen bzw. Informationen zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Diese sind nur einige der Ideen, die für dich in Betracht kommen. Bevor du diese Maßnahmen umsetzen kannst, solltest du dir Gedanken um die dafür benötigte Infrastruktur machen. Aber welche Tools gibt es überhaupt für die interne Kommunikation in Unternehmen und was können diese Tools? Es gibt eine ganze Reihe an Instrumenten, die dir bei der Kommunikation mit deinen Kollegen helfen können. Welche das sind und was sie können, erfährst du hier.

 

Klassisches Intranet

Ein klassisches Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk, das redaktionell verwaltet wird und den Mitarbeitern offizielle Informationen bereitstellt. So können mithilfe eines Intranets Informationen schnell und effizient an die Mitarbeiter vermittelt werden. 

Der große Nachteil eines klassischen Intranets ist, dass die Interaktionsmöglichkeiten der Mitarbeiter stark begrenzt sind. Somit eignet sich ein klassisches Intranet hauptsächlich zur Top-Down-Kommunikation. In Zeiten von „New Work“ und „Digital Workplace“ fordern viele Angestellte aber mehr Möglichkeiten, sich in die Geschehnisse des Unternehmens einzubringen.

 

Social Intranet

Eine Weiterentwicklung des klassischen Intranets ist das sogenannte Social Intranet. Hierbei steht die Interaktion und Kollaboration zwischen den Nutzern im Vordergrund. Social Intranets eignen sich ausgezeichnet als zentrale Plattform für alle Mitarbeiter in einem Unternehmen, da sie sehr vielseitig einsetzbar sind. 

Ein Social Intranet fördert nicht nur eine schnelle und effiziente Kommunikation. Auch können Mitarbeiter an verschiedenen Standorten direkt erreicht werden. Der allgemeine Austausch und der Zugriff auf Daten funktioniert unabhängig von Ort und Zeit. Man arbeitet standortübergreifend in virtuellen Projekträumen zusammen. Und genau diese Aspekte führen dazu, dass ein Social Intranet die zentrale Basis für jeden im Unternehmen bildet.

Somit bietet ein Social Intranet also sehr viele Möglichkeiten und Funktionen. Es ist eine Art All-in-One Lösung für interne Kommunikation, Kollaboration und Wissensmanagement. Die meisten Social Intranets bieten Blogs, Wikis, Chats und viele weitere Funktionen. Korrekt eingesetzt kann ein Social Intranet die Kommunikation in eurem Unternehmen auf das nächste Level heben. 

Um eine hohe Akzeptanz zu schaffen ist es wichtig, dass das neue Social Intranet eine einfache Usability, also eine einfache Bedienung aufweist. Und nur wenn die Mitarbeiter mit dem Social Intranet interagieren, profitiert auch die interne Kommunikation davon. Durch den großen Umfang der Funktionen sind Social Intranets etwas kostspieliger als einige der nachfolgenden spezialisierten Tools. Diese haben einen klaren Nutzungsschwerpunkt. Falls vielseitigere Anforderungen bestehen und es einer hohen Anzahl von Funktionen bedarf, lohnt sich die Investition in ein Social Intranet aber allemal.

 

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Chat-/ Messenger-Programme

Chat- bzw. Messenger-Programme zielen darauf ab, die noch immer weit verbreiteten und sehr ineffizienten E-Mails, zumindest in der internen Kommunikation zu reduzieren bzw. abzulösen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Chat erfolgt in Echtzeit und nimmt wesentlich weniger Zeit in Anspruch, da keine vollständige E-Mail ausformuliert werden muss. Diese effiziente Kommunikation kann deutliche Produktivitätssteigerungen von bis zu 30% herbeiführen.

Allerdings sind Messenger-Programme in Ihrer Funktionalität begrenzt. So ist es mit ihnen z. B. nicht möglich, Blogs oder Wikis anzulegen und so andere Formen der Unternehmenskommunikation abzubilden. Somit sind diese Tools hauptsächlich als E-Mail-Ersatz geeignet, nicht aber für weitergehende Kommunikationskonzepte.

 

Mitarbeiterapps

Ziel von Mitarbeiterapps ist allen voran die Vernetzung der Mitarbeiter unabhängig von Ort und Zeit. Der Fokus liegt dabei verstärkt auf mobilen Endgeräten, i. d. R. ist das Netzwerk aber auch über den Computer erreichbar. Folgende Funktionen beinhalten Mitarbeiterapps u.a.: 

    • Verzeichnis mit allen Mitarbeiten und ihren Kontaktdaten
    • Kalender mit eingetragenen Veranstaltungen
    • Informationen für Mitarbeiter wie z. B. Speise- oder Einsatzplan

 

Diese Features gepaart mit der mobilen Nutzung machen Mitarbeiterapps zu einem attraktiven Informationszentrum für die Mitarbeiter. Mit der App auf ihrem Smartphone greifen die Benutzer jederzeit auf die wichtigsten Informationen zu.

Ihre Schwächen haben Mitarbeiterapps vor allem bei der Interaktion und der kollaborativen Kommunikation. Im Gegensatz zu einem Social Intranet oder einem Chat stellen bei einer Mitarbeiterapp nur ausgewählte Benutzer Inhalte bereit. Diese fungieren als Redakteur und sind für die Inhalte verantwortlich. Bezüglich der Kollaboration stellen Mitarbeiterapps keine gesonderten Funktionen, wie z. B. Arbeitsräume, zur Verfügung, mit denen ihr eure Projekte managen und die Kollaboration effizienter gestalten könnt. Somit sind Mitarbeiterapps als Kollaborationsplattform eher ungeeignet. Seid ihr aber auf der Suche nach einem Tool, mit dem ihr hauptsächlich eure Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und ihnen wichtige Informationen zur Verfügung stellen wollt, kann eine Mitarbeiterapp das Richtige für euch sein.

 

Projektmanagement Apps

Das Gegenstück zu den Mitarbeiterapps ist Projektmanagement Software. Diese ist speziell für die Koordination von Projekten vorgesehen und bietet entsprechende Funktionalitäten. So stellt beispielsweise das Aufgabenmanagement – also das Priorisieren und Zuordnen projektbezogener Aufgaben – ein zentrales Element solcher Software dar. Zudem können komplexe Projekte mit Workflows oder Projektplänen abgebildet werden.

Bei allen Arten der Kommunikation, die über die Projektarbeit hinausgehen, bieten sich diese Tools jedoch nicht an. Entsprechend ist PM Software weniger geeignet, wenn ihr eure interne Kommunikation grundsätzlich überdenken bzw. neu aufbauen wollt. Hinzu kommt, dass die anderen Tools, allen voran Social Intranets, häufig mit grundlegenden Projektmanagement Features ausgestattet sind. 

 

Diskussionsforen

Auch heute können Diskussionsforen noch zur Verbesserung der internen Kommunikation genutzt werden. Ein firmeninternes Diskussionsforum ermöglicht es sämtlichen Mitarbeitern eures Unternehmensoffen miteinander zu diskutieren. Das fördert den Zusammenhalt und wirkt sich positiv auf die Motivation der Belegschaft aus. Ein weiterer praktischer Aspekt von Foren ist, dass sämtliche Diskussionen offen für alle zugänglich sind. Somit entsteht im Laufe der Zeit eine Wissensdatenbank, in die die Mitarbeiter jederzeit reinschauen können.

Der große Nachteil von Diskussionsforen ist die alte Technik. In Zeiten von Social Media und Instant Messaging ist die Form der Kommunikation bei Foren veraltet. Die Tatsache, dass die Kommunikation nicht in Echtzeit, sondern asynchron stattfindet - neue Beiträge und Kommentare erscheinen erst bei Aktualisierung der Seite - und die Interaktionsmöglichkeiten zwischen den Nutzern eher begrenzt sind, macht Foren für dein Unternehmen möglicherweise weniger attraktiv.

 

Interne Blogs

Blogs stellen eine sehr einfache Form der Kommunikation dar. Sie helfen euch dennoch sehr dabei, eure Mitarbeiter über die Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Durch regelmäßige Beiträge über Unternehmensnews, Personaländerungen und sonstigen generellen Informationen  können sich alle Mitarbeiter immer auf dem aktuellsten Stand halten. Ein interner Blog kann auch dafür verwendet werden, um mehr Transparenz zur Entwicklung des Unternehmens zu schaffen. Indem ihr euren Mitarbeitern regelmäßig Zahlen und Fakten zur Verfügung stellt, fördert ihr das Vertrauen und die Zugehörigkeit der Mitarbeite. Nicht zuletzt kann der Blog durch entsprechende Formate auch dazu verwendet werden, die Geschäftsführung nahbarer für jeden Einzelnen zu machen.

Durch die einseitige Kommunikation (Mitarbeiter können lediglich Kommentare zu den Beiträgen verfassen) ist ein Blog weniger für einen offenen Austausch mit den Mitarbeitern geeignet. Stattdessen fungiert der Blog hauptsächlich als Nachrichtenzentrale. Ein Blog allein reicht also meist nicht aus, um die interne Kommunikation spürbar auf ein neues Niveau zu heben.

 

Eine Lösung für alle? Fehlanzeige!

Es gibt viele verschiedene Tools und noch viel mehr Anbieter auf dem Markt, die euch bei eurer internen Kommunikation unterstützen. All diese Werkzeuge haben ihre Vor- und Nachteile. Wenn du die gesamte interne Kommunikation überarbeiten willst, kann ein social Intranet mit all seinen Funktionen das Passende für euer Unternehmen sein. Willst du  doch nur deine Kollegen über aktuelle Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden halten? Dann reicht vielleicht auch nur ein einzelner Unternehmens-Blog aus. 

Wie du herauslesen kannst, gibt es hier nicht die eine eindeutige Lösung für ein Kommunikationsproblem. Je nachdem, welche Anforderungen und Ziele du in Bezug auf die interne Kommunikation verfolgst, wird eines der o. g. Tools das Richtige sein. Deshalb ist es sehr wichtig, dass du frühzeitig alle Anforderungen kennst und in Form eines Anforderungskataloges formulierst, strukturierst und priorisierst. Erst dann werdet du und dein Team in der Lage sein, die verschiedenen Tools zu bewerten, um so die richtige Entscheidung für die Optimierung eurer Unternehmenskommunikation zu treffen.

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AUTOR

Mattes Moormann

Als Marketing Manager sorgt Mattes bei COYO für eine einheitliche Kommunikation. In unserem COYO Blog widmet er sich unterschiedlichen Trendthemen im Bereich Digital Transformation und Digital Workplace.

VERÖFFENTLICHT AM

26.09.2018