Online-Session: So holt ihr alles aus euren IK-Tools heraus

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arrow-right Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 26.08.2021

Wenn die letzten Monate eines gezeigt haben, dann dass klassische Arten der Zusammenarbeit dringend ein Update brauchten. Das gilt zum einen für die genutzte Software, zum anderen aber auch für das Mindset im Unternehmen: Digital vernetzt zusammenzuarbeiten ist zwar kein Hexenwerk, es ist aber durchaus ratsam sich intensiv damit zu befassen, wie wir unsere Arbeitswelt in Zeiten von Home- oder Remote-Offices und Coworking-Spaces zukünftig gestalten.

 

Was genau erwartet euch?

In den Online-Sessions von Digital Mindset öffnen wir regelmäßig unsere Toolbox, um Interessierten in 45 spannenden Minuten ein wenig Inspiration zu vermitteln. Es geht um die digitalen Werkzeuge – Apps und Programme, die uns durch den Arbeitsalltag begleiten und uns diesen im Idealfall erleichtern sollen.

In der Reihe zum Thema „Social Intranets“ gibt es auch vier kurze Sessions über die digitale Zusammenarbeit zwischen Digital Mindset und COYO um einen Überblick über die Funktionen, Chancen und Erfolgsfaktoren der Plattform zu geben. Wir haben besprochen, warum Teams und Slack nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung sind und, wie man ALLE Kollegen dazu bringt, auf einer Employee Communications Plattform aktiv zu werden. Außerdem hatten wir einen Gast, der es mit COYO geschafft hat, auch in der Krise die Kommunikation aufrecht zu erhalten und wir geben Insights dazu, wie COYO und M365 sich wunderbar ergänzen können.

 

In Social Intranets können die Nutzer wesentlich mehr von sich selbst zeigen und sich ein bisschen individueller darstellen, als es in den klassischen Messengern geht.“ Benjamin Tasche, Lotse bei der Digital Mindset

 

Aber von Beginn an: Als im vergangenen Frühjahr klar wurde, dass sich das Thema Homeoffice und Remote-Work nun auch von den größten Kritikern nicht mehr verhindern ließ, war eine der häufigsten Herausforderungen, die Team-Kommunikation aufrecht zu erhalten. Microsoft Teams oder Slack waren naheliegende Dienste. Teams für diejenigen, die direkt das Thema Videotelefonie mit abdecken wollten, Slack für jene, die ihre Calls lieber in Zoom, Webex und Co. machten.  

 

Ihr habt das richtige Tool noch nicht gefunden?

Was aber tun, wenn sich Teams und Slack nicht richtig anfühlen? Wenn anonyme kleine Avatare alles sind, was ihr von eurem Team kennt? Die Kommunikation in solchen Messenger-basierten Systemen kann sich schnell überschlagen – es gibt weitere Gründe, warum diese Art der Kommunikation nicht für jedes Team und jeden Zweck geeignet sein könnte. 

Eine Lösung präsentierte Digital Mindset Lotse Benjamin Tasche in der ersten Ausgabe des Specials: Nase voll von Slack & MS Teams? Die Alternative: Ein Social Intranet.

Benjamin berichtet in dieser Toolbox über seine Erfahrungen mit Social-Intranet-Systemen im Allgemeinen sowie deren Einführung in großen und kleinen Unternehmen. Dabei zeigt er am Beispiel von COYO, wie leicht der Einstieg in die neue Form der Zusammenarbeit aussehen kann. Er veranschaulicht, wie Seiten, Communities und Events die digitale Zusammenarbeit erleichtern und verbessern können. 

Besonders hebt Benjamin die Möglichkeit hervor, sich als Nutzer mit dem eigenen Profil in einem COYO vorzustellen und zu präsentieren. Wenn alle mitmachen, ist der erste Teil des Wissensmanagementes nämlich schon erledigt – jede und jeder kann in Sekunden herausfinden, wer die richtige Ansprechpartner ist. Großartig!

 

Das waren die weiteren Themen der Online-Session:
  • Must-Haves – die wichtigsten Social-Intranet-Features
  • Für das ganze Unternehmen – von der Unternehmenskommunikation bis zur Zusammenarbeit in kleinen Teams
  • Mitarbeiter vernetzen – Kompetenzen transparent machen, Austausch fördern
  • Der Einstiegspunkt in den Digital Workplace – die beste Employee Experience seit der Einführung der Mittagspause

Wenn Ihr mehr erfahren wollt, solltet Ihr Euch die Online-Session noch einmal in voller Länge ansehen, oder über dieses kleine Inhaltsverzeichnis direkt zu den für Euch wichtigen Inhalten springen: 

 

Die Inhalte in der Übersicht: 

00:0001:20 Intro 

01:2107:52 Was ist ein Social Intranet, wie sieht mein Profil aus? 

07:5309:33 Die Timeline - Herzstück der Kommunikation 

09:3411:55 Seiten - das "klassische" Intranet 

11:56 - 13:07 Wie behalte ich den Überblick? Tipps zum Abonnieren von Seiten 

13:0815:21 Vorteile der Pinnwand-Kommunikation 

15:2217:44 Events & Kalenderintegration 

17:4520:16 Angepasste Startseite und Navigation über Abonnements 

20:17 - 23:26 Blogbeiträge & Nutzerfragen 

23:2733:36 Communities einrichten, Suchfunktion nutzen 

33:3739:23 Benachrichtigungen verwalten & Layout-Anpassungen 

39:2443:29 COYO als App für die Mobiltelefone 

43:3044:46 Outro

 

 

 

Stellt Euch vor wir haben ein Social Intranet und keiner macht mit – das geht auch anders!

Viele Unternehmen kennen das Problem: Eine neue Software wird angeschafft, viele Menschen arbeiten sehr hart an der Einführung. Schulungen werden organisiert, das gesamte Active Directory eingeladen, User-Helpdesks bekommen „Train-the-Trainer"-Fortbildungen für die neue Lösung – und nach ein paar Wochen? Totenstille in der neuen Lösung. Es werden aber wieder fleißig Mails geschrieben. „Hurra!“ Was ist hier passiert?  

Genau dieser Frage gehen wir in der zweiten Toolbox-Session mit Hilfe von Benjamins Erfahrung auf den Grund. Egal, in welcher „Social-Intranet-Phase“ ihr euch befindet: Ein Blick in die Aufzeichnung lohnt sich. Denn was für eine Wiederbelebung eines Social Intranets gilt, kann man auch direkt von Beginn an einplanen. So gibt es keine bösen Überraschungen.  

 

 

Du hast wenig Zeit? Hier ist noch einmal die Übersicht über die einzelnen Abschnitte der Session:

00:00-02:00 Intro & Rückblick auf die erste Session 

02:01 - 11:04 Weg sind sie, die Nutzer. Wie konnte das passieren? 

11:05 - 14:14 Warum haben wir das Social Intranet überhaupt eingeführt? 

14:15 - 16:50 Weg mit der E-Mail, jetzt! 

16:51 - 28:10 Communities im Intranet: Der Einfluss von wachsenden Pilotgruppen 

28:11 - 29:28 Zusammenfassung Lead-User / Pilotgruppe 

29:29 - 33:28 Wie kann ein Kommunikationsplan aussehen? Was ist zu beachten? 

33:29 - 37:35 Tracking & Anpassungen zur Erhöhung der Interaktion 

37:36 - 41:53 Offline-Werbung für das Social Intranet - Medienbrüche nutzen! 

41:54 - 44:16 Outro

Einen der wichtigsten Tipps wollen wir hier schon einmal anteasern: Bei aller Mühe ist es unheimlich hinderlich, wenn eure Führungskräfte „umfallen“, und wieder zur guten alten Mail zurückkehren – um diese mangelnde Disziplin wieder einzufangen, braucht es ein Projektteam mit unheimlich starken Nerven. 

„Das geht ja nur bei ganz jungen Unternehmen – in unserer Branche ist das gar nicht möglich!“

Auf den dritten Teil der Reihe zum Thema Social Intranets sind wir besonders stolz. Gemeinsam mit dem Geschäftsführenden Lotsen Stephan Theiß habe ich ein unheimlich spannendes Gespräch mit einem sehr zufriedenen COYO-Kunden geführt. 

 

 

Schafft das optimale Home-Office-Set-up

Der Talk mit Olaf Goldmann von Gehrke Econ hat gezeigt, wie wertvoll die COYO-Einführung war. Wie bereits eingangs beschrieben, hat die Corona-Krise viele Unternehmen völlig unvermittelt getroffen - eine Alternative zur Arbeit im Büro war nie vorgesehen: Eine Möglichkeit, regelmäßig mit den Kollegen zu kommunizieren, war nicht vorhandenEin Plan für Krisenkommunikation? Wofür denn?

Anders stellte sich die Situation bei der inhabergeführten Unternehmensgruppe dar. Hier führten wir bereits zu Beginn des Jahres 2019 COYO als zentrales Zusammenarbeitselement ein. In Kombination mit weiteren – auch bereits vor Corona angestrebten Veränderungen – waren die Mitarbeiter des Beratungsdienstleisters ab Tag 1 des ersten Lockdowns im Homeoffice arbeitsfähig. 

Egal ob Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsanwaltsgesellschaft oder Unternehmensberatung – die Führungskräften von Gehrke Econ hatten mit COYO ein zuverlässiges, etabliertes System, um auch in einer außergewöhnlichen Situation mit allen rund 250 Mitarbeitern zu kommunizieren. So gelang es, den Mandanten optimal zur Seite zu stehen. 

Die Erfolgsfaktoren von COYO und aus der Einführung des COYOs haben wir anhand dieser Agenda herausgearbeitet:

Die Erfolgsfaktoren von COYO und aus der Einführung des COYOs haben wir anhand dieser Agenda herausgearbeitet:

00:00 - 02:59 Intro 

03:00 - 06:40 Das Unternehmen Gehrke Econ & der Need for Collaboration 

06:41 - 10:55 Gut gewappnet für den 1. Lockdown mit COYO 

10:56 - 13:00 Wieso braucht es ein Digitales Zuhause? 

13:01 - 17:58 Weg mit der E-Mail – erfolgreiches Wissensmanagement & -Transfer im COYO 

17:59 - 27:21 Krisenkommunikation über COYO, schnelle Lösungen für Kunden & Mandanten

27:22 - 31:40 Workspace & Messenger statt Mailflut - Tipps aus der Praxis 

31:41 - 33:52 Umgang mit Rückschlägen - Kollegiales Coaching 

33:53 - 35:50 Die Rolle des mittleren Managements 

35:51 - 38:29 Welche Rolle spielt das Social Intranet in der Tool-Landschaft 

38:30 - 41:20 Regeln & Leitplanken für die Ausgestaltung der Communities / Workspaces

41:21 - 42:49 COYO on premise - Warum nicht in die Cloud gehen? 

42:50 - 44:12 Bringt so eine Plattform etwas? 

44:13 - 45:51 Outro

 

Wie Tools voneinander profitieren

Die Online-Session beschäftigt sich mit der Frage, inwieweit ein Social Intranet ggf. eher für ein Unternehmen geeignet ist als Slack und Microsoft Teams. Zum Abschluss der Reihe war es uns aber noch einmal wichtig herauszufinden, wie die Welten von Microsoft 365 (Teams gehört dazu) und COYO zusammenpassen. Denn viele Unternehmen brauchen eigentlich beides. Die unheimliche Leichtgängigkeit von COYO, die vielen tollen Features zum Einstieg in den Digitalen Arbeitsplatz und die Möglichkeit, Mitarbeiter effektiv zu vernetzen.

Und hier gilt es ein Lob auszusprechen: COYO arbeitet nämlich seit vielen Jahren unheimlich intensiv an der optimalen Integration von M365 in die COYO-Umgebung und das Ergebnis kann sich sehen lassen. Abermals haben wir Benjamin Tasche gebeten, seine Toolbox zu öffnen. Er führt im Gespräch aus, wie die Systeme miteinander verzahnt sind, wieso die Arbeit mit COYO und M365 kein Mehraufwand ist und, natürlich auch, wie sich COYO im Vergleich zu den Microsoft-eigenen Produkten im Bereich Employee Experience und Social Intranet schlägt. Wenn ihr mehr darüber wissen möchtet, könnt Ihr euch natürlich auch hierzu noch einmal die Aufzeichnung ansehen.

 

 

Die Inhalte in der Übersicht: 

00:00 - 02:59 Intro 

03:00 - 06:40 Das Unternehmen Gehrke Econ & der Need for Collaboration 

06:41 - 10:55 Gut gewappnet für den 1. Lockdown mit COYO 

10:56 - 13:00 Wieso braucht es ein Digitales Zuhause? 

13:01 - 17:58 Weg mit der E-Mail – erfolgreiches Wissensmanagement & -Transfer im COYO 

17:59 - 27:21 Krisenkommunikation über COYO, schnelle Lösungen für Kunden & Mandanten

27:22 - 31:40 Workspace & Messenger statt Mailflut - Tipps aus der Praxis 

31:41 - 33:52 Umgang mit Rückschlägen - Kollegiales Coaching 

33:53 - 35:50 Die Rolle des mittleren Managements 

35:51 - 38:29 Welche Rolle spielt das Social Intranet in der Toollandschaft 

38:30 - 41:20 Regeln & Leitplanken für die Ausgestaltung der Communities / Workspaces

41:21 - 42:49 COYO on premise - Warum nicht in die Cloud gehen? 

42:50 - 44:12 Bringt so eine Plattform etwas? 

44:13 - 45:51 Outro

 

Fazit

Mitarbeitende und Führungskräfte von Unternehmen durch die Digitalisierung zu lotsen, ist unser Kerngeschäft. Wir machen sie fit für die Zukunft. Das geht nur mit dem richtigen Mindset und einer angepassten Form der digitalen Zusammenarbeit. Die Sessions zum Thema Social Intranet haben auch mir in der Vorbereitung noch einmal gezeigt, dass es keine „One Size fits all“ Lösung geben kann. Besonders spannend sind deshalb Lösungen wie COYO. Egal, wie es am Ende customized ist – die Bedienung ist intuitiv, jedes Unternehmen kann eigene Schwerpunkte in der Nutzung setzen und die Entscheidung für das eine System (COYO) bedeutet nicht, dass andere Lösungen (z.B. Microsoft 365) keinen Sinn haben. 

👉🏻 Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Gastbeitrag von unserem Partner Digital Mindset.

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Autor

Bastian Brunotte

Bastian Brunotte ist Lotse bei der Digital Mindset GmbH in Hannover. Seit drei Jahren begleitet Bastian als Lotse Unternehmen und Mitarbeiter durch die Digitalisierung und teilt sein Wissen regelmäßig in den Online-Sessions „DiMis Toolbox“. In seinem Blog #Digidingens erklärt er Buzzwords aus der Digitalen Welt so, dass man sie auch ohne Glossar versteht.

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