In 4 Wochen zum Go-live eures Social Intranets

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arrow-right Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 29.10.2021

Ihr habt euch für eine Technologie entschieden, die eure Interne Kommunikation aufs nächste Level heben soll? Perfekt, dann verraten wir euch in diesem Blogartikel, wie ihr es mit COYO innerhalb von nur vier Wochen vom Scope bis zum Go-live schafft und was ihr dabei beachten müsst. 

 

Woche 1: Alle Stakeholder an Bord holen und Konzept erstellen

Für den Erfolg eures Social Intranets ist es essentiell, dass ihr bei einem so wichtigen Thema wie der betrieblichen Kommunikation sicherstellt, dass wirklich alle wichtigen Stakeholder an Bord geholt werden – noch bevor ihr mit der inhaltlichen Konzeption eurer 360° Employee Communications Platform beginnt. Überlegt also ganz genau, welche Abteilungen in den Prozess einbezogen werden müssen – je nach eurer Unternehmensstruktur kann das die Unternehmenskommunikation, das Marketing-Team, die IT, der Betriebsrat oder das Management sein.

Stellt sicher, dass die wichtigsten Anwendungsfälle der jeweiligen Abteilungen ganz oben auf eurer Liste stehen. So könnt ihr bereits im Vorfeld dafür sorgen, dass alle Anforderungen eurer Mitarbeitenden erfüllt werden. Das ist nicht nur zielführend für das Konzept, sondern auch für die spätere Akzeptanz und das Engagement auf eurer neuen Plattform. In diesem Rahmen solltet ihr auch schon festlegen, wie die Informationsarchitektur eures Intranets aussehen soll. 

 

Stellt euch dafür folgende Fragen: 

  • Welche Informationen wollt ihr auf den verschiedenen Ebenen, wie zum Beispiel der Startseite, darstellen?

  • Welche Inhalte müssen sehr prominent platziert werden?

  • Wie stellt ihr sicher, dass eure Mitarbeitenden über die Navigation oder die Suche schnell und einfach alles finden, was sie benötigen?

Tipps dazu, wie ihr euren Kollegen das Social Intranet schmackhaft macht, findet ihr hier. Neben der Informationsarchitektur könnt ihr in dieser Woche zudem das Design eures Intranets so anpassen, dass es zu eurer ganz persönlichen Digitalen Heimat wird. 

 
Checkliste für Woche 1

☑️ Informationsarchitektur

☑️ Design

☑️ Personalisierung

 

Woche 2: Social Intranet einrichten und Content migrieren

Die zweite Woche solltet ihr für die technische Implementierung eurer Plattform einplanen und sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden schnell und einfach darauf zugreifen können. Außerdem könnt ihr jetzt bereits beginnen, die konzipierte Informationsarchitektur mit Leben zu füllen und erste Inhalte zu erstellen, oder bereits vorhandenen Content aus euren Bestandssystemen migrieren. Wie ihr einen attraktiven Content-Mix zusammenstellt, der für alle Kollegen relevant ist, erfahrt ihr hier.

☝️ Achtung: Denkt dran – jeder Umzug bietet die einmalige Gelegenheit zum Aufräumen und Ausmisten. Migriert also wirklich nur die Inhalte, die noch aktuell sind und regelmäßig genutzt werden. Befreit euch von allen ungenutzten Daten!

In diesem Schritt ist es außerdem wichtig, ein Rechte- und Rollensystem festzulegen, welches euch eine differenzierte Vergabe von Rechten ermöglicht. COYO ist für das Management von Berechtigungen modular konfigurierbar und lässt sich, entsprechend eurer individuellen Bedürfnisse und Anforderungen, flexibel anpassen. Wie in einem Baukasten können Rechte für einzelne Bereiche individuell zusammengestellt werden – so, wie es für den jeweiligen Use Case ideal ist.

 

Checkliste für Woche 2

☑️ AD-Anbindung oder CSV-Import

☑️ Rechte-Rollen-Konzept

☑️ Admin-Konzept

☑️ Content Migration

 

Woche 3: Onboarding der Key User

In Woche drei steht das interne Onboarding von Key Usern, Admins und Redakteuren im Fokus. Ihr könnt verschiedene Formate nutzen, um eure Teams von COYO zu begeistern und ihnen den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Screencasts und Guides sind praktisch, um schnell zu informieren und neugierig zu machen. Zudem solltet ihr euch jetzt schon überlegen, wie ihr den Rollout eurer neuen Digitalen Heimat in der kommenden Woche kommunikativ begleiten möchtet. Interne Influencer können hilfreich sein, alle Mitarbeitenden schnell auf den Geschmack zu bringen und sie von Anfang an zu auf der Plattform zu engagieren. Wie ihr das strategisch angehen könnt, erfahrt ihr hier.

Auch die Aktivität des C-Levels auf dem neuen Social Intranet spielt für die Akzeptanz der Employee Communications Platform eine große Rolle. Einen Guide zu digitalen Führungs-Skills und den Umgang mit Kommunikationstools findet ihr hier.

 

Checkliste für Woche 3

☑️ Trainings für Key User, Admins und Redakteure

☑️ Handbücher

☑️ Schnellstart-Anleitungen

☑️ Screencasts

☑️ Vorbereitung Launch-Kommunikation

 

Woche 4: Endlich – der Rollout kann starten!

Alle Nutzer einladen und E-Mails zum Launch verschicken ist wichtig, reicht aber allein oft nicht aus, damit die Mitarbeitenden Feuer und Flamme für ihr neues COYO sind. Werdet kreativ und laut, wenn es um die interne Vermarktung geht, bezieht eure Mitarbeitenden ein und zeigt ihnen, was sie erwartet, wofür sie COYO nutzen können und wieso ein Social Intranet ihren Arbeitsalltag signifikant erleichtern wird. 

Der Spaßfaktor ist, gerade zu Beginn, ein wichtiger Treiber für die Nutzerakzeptanz und das Engagement. Nutzt zum Beispiel Gamification-Ansätze, die die Nutzerakzeptanz eures Social Intranets erhöhen: Veranstaltet doch einen Namenswettbewerb. Wie soll eure neue Digitale Heimat heißen? So involviert ihr eure Mitarbeitenden bereits vor dem Launch in wichtige Entscheidungsprozesse und steigert somit von Anfang an die Awareness. Hier findet ihr weitere Tipps dazu, wie sich step-by-step eine Strategie für die interne Kommunikation entwickeln lässt.

 

Checkliste für Woche 4

☑️ Nutzer einladen

☑️ Launch-Kommunikation

☑️ Internes Marketing

 

Ihr wollt noch in diesem Jahr mit dem Projekt „360° Employee Communications Platform“ starten? Wir begleiten euch kostenlos bei der Umsetzung und helfen euch, innerhalb weniger Wochen durchzustarten und noch 2021 ein Social Intranet auf die Beine zu stellen. Hier könnt ihr euren individuellen Projektfahrplan anfragen! 

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Autor

Dorothee Thomsen

Unsere Online-Redakteurin Dorothee schreibt im COYO-Blog über New-Work-Trends, aktuelle Entwicklungen und alles, was über die einschlägigen Buzzwords hinausgeht.

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