So wichtig ist agile Unternehmenskommunikation

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arrow-right Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 13.07.2021

Agilität. Agile Kommunikation. Agiles Projektmanagement. Agile Unternehmensstrukturen. Heutzutage ist alles und jeder agil. Spätestens seit Beginn der Pandemie sind die Begriffe Digitalisierung und Agilität nicht mehr voneinander zu trennen. Somit sind auch die anfänglichen Anforderungen an einen digitalen Heimathafen groß – denn dieser sollte selbstverständlich die agilen Strukturen, Prozesse und das entsprechende Mindset unterstützen. 

Aber ist das Unternehmen oder die Organisation tatsächlich agil unterwegs oder gibt es noch ein bisschen was zu tun, um vom Wunschdenken in die agile Realität zu gelangen? Stimmen Selbst- und Fremdbild miteinander überein? So zeigte sich in der BearingPoint-Umfrage „Agile Pulse 2020“, dass Führungskräfte und Nicht-Führungskräfte die Flexibilität des Unternehmens unterschiedlich bewerten. Auf Führungskräfteebene schätzen fast doppelt so viele ihr Unternehmen als flexibel ein* (*39 % der befragten Führungskräfte).

Und wie agil ist COYO? Wir von LINXYS finden: COYO und auch jede andere Lösung, ist so agil, wie ihr sie gestaltet und nutzt. Denn auch die beste, modernste und agilste Lösung wird erst durch ihre menschlichen Nutzer zum Leben erweckt.

Bevor wir noch tiefer in die Thematik einsteigen, müssen wir natürlich erst klären, was überhaupt mit „agil“ gemeint ist, denn es ist essenziell, dass man die Bedeutung des Begriffs genau versteht. Bei LINXYS stellen wir leider oft genug fest, dass mit Begrifflichkeiten und Buzzwords um sich geworfen wird, ohne dass deren tatsächliche Bedeutung verstanden wurde. Und nur weil bestimmte Begriffe oft genug genannt werden, heißt dies noch lange nicht, dass deren Eigenschaften im Unternehmen gelebt oder umgesetzt werden oder gar dort angekommen sind.

Agilität – was genau ist denn das?

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Starten wir mit der Basis: Was genau bedeutet Agilität im unternehmerischen Umfeld? Zwei wichtige Eigenschaften dürfen nicht fehlen: Man sollte proaktiv und flexibel sein. Wie wichtig diese Fähigkeiten sind, ist vielen vor allem in den vergangenen Monaten klar geworden. Es war wichtig, schnell und flexibel auf Veränderungen zu reagieren, proaktiv auf die neuen Gegebenheiten zuzugehen und Neuem offen entgegenzutreten. All dies war jedoch nur dann möglich, wenn es auch die vorherrschenden Hierarchien, Prozesse und Strukturen zugelassen haben, Entscheidungen schnell getroffen werden konnten und agile Praktiken auch auf Strategie- und Managementebene eingesetzt wurden. Selbstverständlich kann und muss nicht jedes Unternehmen den gleichen Grad an Agilität erreichen, das wäre utopisch. Es ist wichtig, eure individuelle Agilität zu finden und über alle Ebenen hinweg zu verankern. Denn so unterschiedlich die Individuen, so unterschiedlich auch die Unternehmen und Organisationen. Es geht nicht darum, alles Bestehende komplett über den Haufen zu werfen, sondern darum, herauszufinden, welche Methoden sinnvoll, nutzbar, aber auch realistisch sind.

Erst agile, dann digitale Transformation

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Fragt euch also im ersten Schritt nicht, ob ein System oder eine App agil ist, sondern ob ihr bzw. euer Unternehmen dem Wort „agil“ gerecht werdet. Könnt ihr diese Frage mit JA beantworten habt ihr schon eine grosse Hürde genommen. Denn ihr seid in der guten Ausgangslage, das volle Potential von Lösungen wie bspw. COYO auszuschöpfen. Solltet ihr euch nicht ganz sicher sein oder bei eurer Antwort eher zu einem NEIN tendieren, ist dies natürlich auch kein Beinbruch. Aber dann liegt noch ein wenig mehr Arbeit vor euch, als ihr es euch vielleicht eingestehen wolltet. Das Schöne ist aber in jedem Fall, dass ihr, wenn ihr euch mit COYO und diesem Artikel auseinandersetzt, auch der Digitalisierung und einem Digital Workplace offen gegenübersteht – und auch das ist bereits ein agiler Faktor. Und nur so kann auch in Unternehmen mit bisher starren Prozessen und Strukturen etwas in Richtung „Agilität“ bewegt werden. Die Transformation zu einer agilen Organisation passiert nicht von jetzt auf gleich – sie erfolgt schrittweise in unterschiedlicher Schnelligkeit. Nicht selten sehen wir, dass sich in Unternehmen eine Mischform durchgesetzt hat: Eine hybride Projektorganisation. Die eine Abteilung lebt bereits agile Ansätze, die andere Abteilung folgt noch klassischen Strukturen. Bestehendes wird erst nach und nach durch agile Ansätze ergänzt und im nächsten Schritt eventuell gar durch sie ersetzt.

„Schritt für Schritt“ ist in diesem Fall unser Stichwort. Lösungen wie COYO bieten eine große Palette an Möglichkeiten an, um den Arbeitsalltag agil zu gestalten. Allerdings nur dann, wenn es auch eure Unternehmenskultur zulässt. Somit ist der erste Schritt, sich Szenarien zu überlegen, bei denen ihr mit COYO punkten könnt. Wir haben einmal zwei herausgepickt und näher betrachtet.

 

Agile Unternehmenskommunikation – für jeden einzelnen das Richtige und Wichtige dabei

Kurz vorweg: Ihr entscheidet selbst, wie ihr COYO für euer Unternehmen aufbauen, welche Apps und Widgets ihr wofür einsetzen und wie ihr mit wem kommunizieren wollt. Im Grunde kann jeder Use Case abgebildet werden. Nehmt euch die Zeit, Bestehendes zu überdenken, um nicht durch starre Modelle ausgebremst zu werden oder gar eine wichtige Zielgruppe, wie bspw. die Non-Desk-Worker zu vergessen. Es wird sich mit Sicherheit lohnen zu überlegen, welche Info für wen überhaupt relevant ist und in welcher Form diese Info an den Mitarbeitenden gebracht wird.

So sind manche Informationen für jeden einzelnen im Unternehmen relevant. Es gibt neue Standards, die eingeführt werden? Es gibt vielleicht einen neuen grossen Kunden, den man von sich überzeugt hat? Genau solche Infos sollten jeden Mitarbeitenden erreichen – egal, ob er im Büro, im Aussendienst oder im Werk arbeitet. Das motiviert, schafft Transparenz und zeigt jedem einzelnen, wie wichtig er für das Unternehmen ist. Per Push-Notification werden alle Empfänger auf ihrer App über News informiert – immer und überall. So können eure Kollegen umgehend reagieren, wenn es beispielsweise einmal brennt und ihre aktive Unterstützung benötigt wird.

Aber es gibt auch Information, die bspw. lediglich für einen Standort, eine Abteilung oder ein Projektteam essenziell sind. Mit nur wenigen Klicks bestimmt ihr, welche Info wer wann erhalten soll. Ihr entscheidet somit völlig flexibel und entsprechend der aktuellen Situation. Manchmal ist es aber auch notwendig, abteilungs- oder standortübergreifend miteinander in Kontakt zu treten, um agil arbeiten zu können. Auch das ist mit wenigen Klicks möglich. Teilt einfach euren erstellten Post und holt euch das Feedback der Kollegen ausserhalb eures Teams dazu ab – denn so gelingt es unkompliziert und einfach, neue Perspektiven und Blickwinkel kennenzulernen und eventuell eingefahrene Prozesse mit neuen Ideen optimaler zu gestalten.

 

Agile und effiziente Projektarbeit, die noch dazu richtig Spaß macht

Jeder, der schon einmal in ein Projekt involviert war, kennt es: E-Mails, in denen man lediglich in CC genommen wurde und die man daher ignoriert, obwohl wichtige Infos drinstehen. Projektdokumente, die zwar mit dem aktuellen Datum versehen sind, in der Zwischenzeit schon wieder vom Kollegen überarbeitet, aber nur auf dessen Desktop abgelegt wurden – und somit wird die Arbeit doppelt oder gar dreifach parallel nochmals erledigt. Dies sind nur ein paar Beispiele, wie es ohne eine agile und transparente Kommunikation in Projekten ablaufen kann. Tatsache ist: Wenn es an Agilität fehlt, wird es schnell schwierig, ein Projekt effizient und effektiv durchzuziehen. Ganz gleich, wie gut ein Projekt geplant und vorbereitet ist: In den meisten Fällen gibt es Situationen, die nicht vorhersehbar waren und trotzdem für den Projekterfolg ausschlaggebend sind – und auf die flexibel reagiert werden muss. COYO bietet euch die Plattform, über die ihr als Projektteam optimal zusammenarbeiten und kommunizieren könnt. Vor allem eine transparente, offene und zeitnahe Kommunikation ist in einem Projekt wichtig – ja, wir können es nicht oft genug erwähnen. Wenn sich eine Rahmenbedingung ändert, eine Deadline verschiebt oder ein Teilprojekt verzögert, müssen alle Projektbeteiligten umgehend darüber informiert werden – und das vor allem schnell und unkompliziert – egal, ob sie gerade im Büro sitzen oder im Zug unterwegs sind. Jeder sollte genau wissen, was als nächstes zu tun ist, wer für welche Aufgabe in welchem Zeitrahmen zuständig ist, wie der zweite, dritte und vierte Step aussieht und an wen man sich bei Fragen wenden kann. Ein besonders wichtiger Punkt, den wir hervorheben und fett unterstreichen wollen, ist: Auch Fehler, Pannen und Misserfolge gehören dazu. Jeder darf einen Fehler machen und man kann nur aus ihnen lernen, wenn man sich dieser bewusst wird und sich aktiv damit auseinandersetzt. Scheut euch nicht, transparent im Projektteam darüber zu sprechen, löst das Problem gemeinsam und setzt es auf die Liste zu euren „Lessons Learned“. Beim nächsten Mal werdet ihr dieser oder einer ähnlichen Fehlerquelle eventuell schon proaktiv entgegenwirken können. Schafft eine Projektumgebung, in der man sich wohl fühlt, in der man Unterstützung erhält und offen miteinander reden kann, auch über Unangenehmes – dann wird es euch mit Sicherheit gelingen, ein Projekt in Zukunft effizient, effektiv und noch dazu mit Spaß zum Erfolg zu führen.

 

Fazit

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Wir haben viel über Agilität geredet, was sie ist, was sie nicht ist. Wie unterschiedlich die Sichtweisen auf den Grad der eigenen Agilität im Unternehmen ausfallen können. Mit COYO bekommt ihr ein Potpourri, bei dem ihr aus den Vollen schöpfen könnt, das ihr gestalten, anordnen und designen könnt, wie es euch gefällt und wie es zu eurem Unternehmen oder eurer Organisation passt. Wenn die Kollegen und ihre Vorgesetzten das gleiche Mindset haben und ihr euch einig darüber seid, dass ihr die agile und digitale Transformation anstoßen wollt (oder sie schon angestoßen habt), könnt ihr mit COYO viel umsetzen und erreichen. Vielleicht braucht es ein bisschen Eingewöhnung, Einsatz und Umdenken – aber dafür seid ihr doch mit Sicherheit agil genug, oder?

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Autor

Kateryna Scheller

Als Marketing- und Kommunikationsverantwortliche der LINXYS GmbH beschäftigt sich Kateryna intern sowohl mit aktuellen Themen rund um Social Intranet und Digital Workplace als auch mit dem Unternehmensauftritt. Extern unterstützt sie als Consultant bei der Einführung sowie Neuausrichtung von Social-Intranet-Systemen.

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