Die Benefits einer operativen Kommunikationsstrategie

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arrow-right Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 31.05.2021

Was ist momentan wohl die größte Challenge für die Interne Kommunikation? Die Digitalisierung der Kommunikation? Auch remote ein Wir-Gefühl zu schaffen? Informationen so zu teilen, dass sie wirklich alle erreichen? Klar, seine Mitarbeitenden digital zu kontaktieren ist nicht schwer. Sie mit den richtigen, zielgerichteten Inhalten wirklich zu erreichen, ist die wahre Challenge.

Was können Organisationen in der internen Kommunikation gegen die allgemein herrschende Informationsmüdigkeit tun, die sich vor allem seit Beginn der Remote-Phase 2020 breitmacht? Wie kann auch digital ein Gefühl der Inklusion geschaffen werden? Wie kann die IK die Bedürfnisse der Kollegen erkennen und darauf eingehen? Viele Fragen, eine Antwort: Mit einer operativen Kommunikationsstrategie, die alle Informationsebenen auf einer 360° Employee Communications Platform miteinander synchronisiert. Um tiefer in diese Thematik einzutauchen, werfen wir zunächst einen Blick auf die unterschiedlichen Arten der Unternehmenskommunikation:

 

Die Ebenen der betrieblichen Kommunikation

Der wesentliche Unterschied der Kommunikationsebenen besteht im Zweck der Nachrichten. Handelt es sich um ein organisatorisches Update oder um eine operative, bzw. betriebliche Bekanntmachung, oder einem Austausch zwischen Teams? 

Organisatorische Kommunikation

Organisatorische Kommunikation zielt auf die Bekanntmachung unternehmensübergreifender Projekte, Branchen-News und aktuelle Nachrichten wie Finanzberichte, neue Richtlinien, Event-News, Fusionen und Übernahmen ab – im Wesentlichen also der Content, der relevant für die Organisation ist und das Business-Umfeld einschließt – das hilft Mitarbeitenden dabei, den Industrie-Kontext zu verstehen.

Operative Kommunikation

Die operative Kommunikation ist mehrschichtiger, als die organisatorische Kommunikation. Hier geht es eher um das interne Daily Business, als um externe Informationen. Dazu zählen Projekt-Updates und Abstimmungen zwischen verschiedenen Teams. Die Nachrichten sind also oft spezifischer und nur für die Mitarbeiter des Unternehmens relevant. Dabei spielt nicht nur der Inhalt, sondern auch die Tonalität der Nachricht eine große Rolle.

 

Man könnte sagen: Die operative Kommunikation ist die, die früher über interne Rundmails oder einen Aushang am schwarzen Brett stattfand. Darüber, dass das nicht mehr zeitgemäß ist, lässt sich nicht streiten. Die operative Kommunikation muss heute nicht nur informieren, sondern auch involvieren. Die Kommunikation muss daher viel differenzierter stattfinden. Dabei ist es unverzichtbar, Informationen digital in Echtzeit für alle zugänglich zu machen – etwa über eine Employee Communications Platform, die nicht nur über Desktop, sondern auch mobil über eine Mitarbeiter-App erreichbar ist. 

Um diese Differenzierung genauer zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf die Metaebenen der operativen Kommunikation zu werfen:

 

1. Die informelle Kommunikation

Hier geht es vor allem um eines: Fakten, die jeder Mitarbeitende eines Unternehmens kennen sollte. Das kann von der Vision, über die Ziele der Organisation, bis hin zu Sicherheitsrichtlinien gehen – eben alle wichtigen Infos, die den Kolleginnen und Kollegen mitgeteilt werden müssen.

2. Die soziale Kommunikation

Der soziale Aspekt der betrieblichen Kommunikation ist nicht weniger wichtig, als der Informationswert einer Nachricht. In der sozialen Kommunikation geht es nicht nur um den Informationsaustausch, sondern vor allem um die zwischenmenschliche Ebene, die die Stimmung und Arbeitsatmosphäre in einem Unternehmen maßgeblich beeinflussen kann – positiv, wie negativ. Ein weiterer großer Vorteil der sozialen Kommunikation ist die Tatsache, dass sie die wohl schnellste Art des Informationsflusses am Arbeitsplatz darstellt. #Flurfunk

Deswegen ist es auch so wichtig, allen Mitarbeitenden auch in Zeiten von Remote Work eine Plattform für den casual Austausch bereitzustellen. Denn, wir kennen es alle: Viele wichtige Innovationsideen begannen mit einem Talk neben der Kaffeemaschine.

3. Die kollaborative Kommunikation

Einer der größten Fehler, den man in der IK heute noch machen kann, ist Kommunikation mit Top-Down-Ansatz. Darauf müssen vor allem das C-Level und die Teamleads sensibilisiert werden. Die lange gelebten klassischen Führungsqualitäten brauchen ein digitales Upgrade. Einen Guide dazu findest du hier.

Nie war die Gefahr, dass Kollegen sich einsam, schlecht informiert und isoliert fühlen, so groß, wie heute. Infos, die ausschließlich „von oben nach unten” herausgegeben werden, machen es nicht besser. Stattdessen sollte ein Austausch in alle Richtungen angeregt werden. Dieser Austausch kann durch eine Employee Communications Platform stark vereinfacht werden: Hier können alle Mitarbeitenden offen ihre Gedanken zu teilen, Fragen zu stellen, Feedback geben und auf geteilte Inhalte reagieren. Gerade, wenn die Belegschaft von verschiedenen Orten aus arbeitet, ist es umso wichtiger, die Mitarbeiterkommunikation so zu gestalten, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen informiert und gehört fühlen. Die folgende Grafik visualisiert, welche Kommunikationswege dies umfasst:

 

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Operational Communications im New Normal

Warum ist eine Strategie gerade jetzt so wichtig? Weil sich die Anforderungen an die operative Kommunikation während der Corona-Pandemie stark verändert haben. Es ist wichtiger denn je, dass die Mitarbeitenden gesundheitlich und mental supportet, gehört und informiert werden. Was dabei nicht vergessen werden darf: Nicht jeder Mitarbeitende war es vor dem New Normal gewohnt, von zu Hause aus zu arbeiten. Die operative Kommunikation spielt also nicht nur eine wichtige Rolle dabei, die Mitarbeitenden auch remote miteinander zu connecten und den Kommunikationsfluss aufrecht zu erhalten, sondern muss auch digital einen möglichst reibungslosen Betriebsablauf und Produktivität sicherstellen. Um diese Ziele zu erreichen, müssen bestehende, häufig noch analoge, Kommunikationsstrategien neu überdacht werden.

Die folgenden Statistiken verdeutlichen, wie wichtig es auch nach der Krise bleibt, eine digitale Kommunikationsstrategie auf die Beine zu stellen:

 

  • In einer Gartner-Studie gaben 54 Prozent der HR-Verantwortlichen an, dass eine unzureichende Technologie und/oder Infrastruktur das größte Hindernis für effektives Remote-Working in ihrem Unternehmen darstellt.

  • Eine Statista-Umfrage, die während der Pandemie durchgeführt wurde, ergab, dass 73 Prozent der befragten Mitarbeitenden Remote Work mit dem richtigen Set-up sogar als effektiver einstufen. 

  • Eine Staples-Studie belegt, wie positiv Arbeitnehmer zur neuen Flexibilität durch Remote Work eingestellt sind: 67 Prozent sagen, dass sie es sogar in Erwägung ziehen würden, ihren Job zu verlassen, wenn ihre Arbeitsbedingungen wieder weniger flexibel wären.

 

Diese Zahlen machen es deutlich: Eine funktionierende digitale Kommunikation kann auch nach der Krise nachhaltig dazu beitragen, das Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten, effektiver weiterzumachen und eine positive Employee Experience sicherzustellen.

Die neuen Anforderungen haben einen großen Einfluss darauf, wie Zusammenarbeit zukünftig funktionieren wird – für alle Seiten. Für Arbeitgeber, die festgestellt haben, dass ihre Mitarbeitenden auch außerhalb des Büros produktiv sind, kann die Zusammenarbeit dadurch agiler und skalierbarer werden. Die Situation hat auf der anderen Seite dazu geführt, dass sich auch die Erwartungen der Mitarbeitenden an ihren Arbeitgeber stark verändert haben und Flexibilität zukünftig zu einem wichtigen Aspekt einer positiven Employee Experience wird.

Unternehmen, die sich mit Hilfe einer operativen Kommunikationsstrategie digital auf diese neuen Anforderungen einstellen, werden zu den Gewinnern zählen: in Sachen Produktivität, Employer Branding und im War for Talents.

 

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Die Benefits einer operativen Kommunikationsstrategie auf einen Blick

  •  eine positive Employee Experience
  • höhere Mitarbeiterloyalität und Commitment
  • besserer Austausch und Informationsfluss
  • Kollegen fühlen sich gehört und integriert
  • weniger Missverständnisse
  • bessere abteilungsübergreifende Kommunikation
  • mehr Verständnis und Identifikation mit den Core Values der Organisation
  • höheres Employee Engagement und gesteigerte Produktivität
  • leichterer Zugang zu allen relevanten Infos
  • schnellere Optimierung von Prozessen
  • höheres Vertrauen in den Arbeitgeber
  • mehr Spaß an (digitaler) Kommunikation

All diese Faktoren wirken sich nicht nur positiv auf die interne Stimmung, sondern gleichzeitig auf das Engagement der Mitarbeitenden und somit letztendlich auch auf den Business-Erfolg eines Unternehmens aus.

 

Die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer effektiven operativen Kommunikation

 

1. Synchronisiert den Kommunikationsplan mit der Geschäftsstrategie

Um eine effektive Kommunikationsstrategie für ein Unternehmen zu entwickeln, sollten Arbeitgeber damit beginnen, die Kommunikation mit ihrem strategischen Gesamtplan zu verknüpfen. Dazu zählen: die Mission, die Vision und die zentralen Unternehmenswerte. Diese müssen ein Teil der betrieblichen Kommunikation werden. Nur dann, wenn diese Inhalte wirklich bei den Mitarbeitern ankommen, können alle das selbe Ziel verfolgen. Das Resultat: die Mitarbeiterbindung oder das Mitarbeiterengagement werden gesteigert. 


2. Erkennt die echten Interessen eurer Mitarbeitenden

Die Identifizierung der Needs eurer Mitarbeitenden ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz eurer operativen Kommunikation sicherzustellen. Eine der Hauptursachen für ineffektive Unternehmenskommunikation ist die Tatsache, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden nicht sinnvoll, oder gar nicht segmentieren – dabei bieten ihre Jobrollen, Abteilungen, Standorte und Interessen eine ideale Grundlage für eine differenzierte Segmentierung. Das hilft dabei, Inhalte über eine Employee Communications Platform so auszusteuern, dass jeder Mitarbeitende nur die für ihn relevanten Informationen bekommt und es minimiert die Gefahr einer Informationsflut mit irrelevantem Content. Ein positiver Nebeneffekt: das Mitarbeiter-Engagement wird steigen.

 
3. Bezieht wirklich alle Stakeholder ein

Die Planung der operativen Kommunikation ist ein Prozess, in den alle Mitarbeitenden von Beginn an einbezogen werden sollten – schließlich sind sie es, die am Ende über den Erfolg einer Kommunikationsstrategie entscheiden. Der Ansatz, dass betriebliche Kommunikation hauptsächlich darin besteht, den Mitarbeitenden top-down Nachrichten mit Business-Kontext zu übermitteln, ist nicht mehr zeitgemäß. Gerade heute, wo ein Großteil der Mitarbeitenden vieler Unternehmen von Zuhause aus arbeiten, sind digitale Führungsqualitäten ein wichtiger Teil einer optimalen Kommunikationsstrategie.

 

4. Macht das Mitarbeiter-Engagement zur KPI

Der Erfolg einer Strategie zur Optimierung der Employee Communication kann nur bewertet werden, wenn die Ergebnisse messbar sind. Ein Bauchgefühl ist schön und gut – aber wenn es um die nachweisliche Optimierung der operativen Kommunikation geht, braucht ihr eines: Zahlen, Zahlen, Zahlen! Genauer gesagt: skalierbare KPIs und Analysen, um zu verstehen, wie gut die Strategie wirklich funktioniert und wo noch Optimierungsbedarf besteht. Unser Rat: Habt keine Angst vor „Trial and Error”! Keine Fehler, keine Learnings!

Es ist hilfreich, wenn eure Kommunikationsplattform ein angebundenes Analytics-Tool hat, das Aktivitäten und Performance-Kennzahlen von einzelnen Inhalten anzeigt. Das gibt euch Aufschluss darüber, welche Inhalte besonders stark performen und wo noch Luft nach oben ist.

 

5. Entwirrt das Chaos der Kommunikationskanäle mit der richtigen Technologie

Ihr habt die die richtigen Inhalte parat und wisst, an welche Zielgruppe diese ausgesteuert werden sollen? Super! Jetzt braucht ihr nur noch die Antwort auf folgende Frage: Über welchen Kommunikationskanal verbreite ich die internen Inhalte am effektivsten?

Da die Anzahl der verschiedenen Kommunikationskanäle, die am Arbeitsplatz genutzt werden, ständig zunimmt, kann die Auswahl des richtigen Kanals zu einer großen Challenge für die Interne Kommunikation werden: Ein Channel-Mix aus E-Mails, internen Gruppen in sozialen Medien, privaten Messaging-Apps, Dokumenten-Sharing und Projektmanagement-Tools sind keine Seltenheit im Firmenalltag. Das Kommunikations-Ökosystem ist sehr komplex geworden – daher wird es immer schwerer, alle Kanäle effizient zu verwalten.

💡Warum dies für alle Beteiligten schnell zum Stressfaktor wird und wie ihr gegenan steuern könnt, erfahrt ihr hier.

Eine Lösungen dafür, die Mitarbeiterkommunikation an einem einzigen Ort zu verbinden, an dem alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar und personalisiert ausspielbar sind, ist eine 360° Employee Communications Platform wie COYO. Social Intranet, Messenger, Newsfeed oder Doc-Sharing-Tools: Die Verwendung einer umfassenden Employee-Communication-Software für euer Unternehmen kann die operative Kommunikation unterstützen und das Engagement der Kollegen und damit die gesamte Effizienz der Organisation fördern. 



Fazit

Operative Kommunikation umfasst den informellen, den sozialen, und den kollaborativen Austausch – also alle entscheidenden Säulen der betrieblichen Kommunikation. Deswegen ist eine Strategie für die operative Kommunikation der erste Schritt auf dem Weg zu einer optimalen Employee Communications, einem reibungslosen Informationsfluss und zu glücklicheren Mitarbeitenden – Faktoren, die letztendlich auch über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens entscheiden. 

 

Die wichtigsten Schritte zu einer erfolgreichen operativen Kommunikation
  • Synchronisiert den Kommunikationsplan mit der Geschäftsstrategie
  • Erkennt die echten Interessen eurer Mitarbeitenden
  • Bezieht wirklich alle Stakeholder ein
  • Macht das Mitarbeiter-Engagement zur KPI
  • Entwirrt das Chaos der Kommunikationskanäle
  • Setzt auf die richtige Technologie

 

Die veränderten Arbeitsbedingungen im New Normal haben einen nachhaltigen Einfluss darauf, wie digitale Zusammenarbeit und Kommunikation zukünftig funktionieren wird – für alle Seiten. Wer jetzt auf die richtige Strategie setzt und die interne Kommunikation digital auf diese neuen Anforderungen einstellt, wird davon langfristig profitieren: mit einer agilen, dynamischen und skalierbaren Zusammenarbeit.

 

Wenn ihr mehr darüber erfahren möchtet, wie COYO euch dabei helfen kann, eure Employee Communication zu verbessern, meldet euch gern bei uns!



 

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Autor

Dorothee Thomsen

Unsere Online-Redakteurin Dorothee schreibt im COYO-Blog über New-Work-Trends, aktuelle Entwicklungen und alles, was über die einschlägigen Buzzwords hinausgeht.

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