Office 365 als Intranet – funktioniert das?

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Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 3.12.2019

In vielen Unternehmen ist Office 365 ein heißdiskutiertes Thema – denn bei vielen steht O365 aktuell vor der Einführung oder zumindest auf dem Prüfstand. Das ist in deinem Unternehmen nicht anders? Dann überlegt ihr vielleicht auch, ob man mit O365 eigentlich ein modernes Intranet etablieren kann? Und weil dieses Thema aktuell so viele Menschen (uns natürlich ebenso!) beschäftigt, haben wir uns gründlich schlau gemacht und möchten euch in diesem Artikel die Frage, ob O365 als modernes Intranet funktionieren kann, beantworten. Dazu werfen wir einen genaueren Blick auf die O365-Applikationen, die für ein modernes Intranet relevant sind.  Yammer, Teams, SharePoint – ihr habt den Überblick verloren? Macht nichts! Wir erklären euch jetzt nicht nur die Einsatzmöglichkeiten, sondern beleuchten auch die Stärken und Schwächen der drei wichtigsten Tools und zeigen außerdem, wie man mit COYO die Nach- in Vorteile verwandelt. 

PS: Für alle, die nochmal nachlesen wollen, was genau Office 365 ist, haben wir hier den richtigen Artikel für euch.  

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1. Yammer 

Yammer ist ein Tool für soziale Netzwerke und Zusammenarbeit – ähnlich wie ein Facebook-Newsfeed für Unternehmen. Oft ist ein Feed speziell für ein Thema angelegt, d.h. Mitarbeiter können diskutieren, liken, kommentieren und Dateien austauschen. Prinzipiell stellt Yammer also mit seinen Social-Features einen wichtigen Baustein für die interne Kommunikation dar. Aber der Fokus liegt klar auf einer Bottom-Up-Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Was leider gänzlich fehlt, sind Möglichkeiten zur Unternehmenskommunikation – das zielgerichtete Ausspielen von Neuigkeiten sucht man (genauso wie Content-Management-Funktionen) vergeblich. 🤷‍♀️ Hier setzt Microsoft eher auf SharePoint – dazu aber später mehr. Eine weiterer Nachteil: Die Weiterentwicklung und Integration von Yammer geht schleppend bis gar nicht voran und bietet den Nutzern kaum Schnittstellen zu anderen Tools der O365-Welt.

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2. SharePoint

SharePoint war ursprünglich für die Ablage und zum Austausch von Dateien geplant und sollte die klassischen Netzlaufwerke ablösen. Das Tool wurde nach und nach mit Funktionen wie Versionierung, Workflows und CMS-Funktionen erweitert. Im Umfeld eines Digital Workplace nimmt SharePoint heute am ehesten den Platz eines klassischen Intranets ein. Nach dem Baukasten-Prinzip können mit Hilfe so genannter Web-Parts Seiten in verschiedenen Hierarchien für Gruppen und Teams erstellt werden. Im Gegensatz zu Yammer bietet SharePoint allerdings keine Social-Features und fokussiert sich damit eher auf die Top-Down-Kommunikation. Und was bedeutet das? SharePoint wird oft als Basis für ein Intranet-Projekt verwendet – meist ist jedoch ein Zusatzaufwand notwendig, um das System den eigenen Wünschen anzupassen. Aufgrund der Komplexität des Systems wird dazu meistens eine spezialisierte Agentur beauftragt, um so genannte Customizings vorzunehmen, was wiederum zu Folgekosten führt. 

Einheitliche Benutzer-Experience? Fehlanzeige!


Microsoft selbst ist bestrebt SharePoint zu einem Intranet zu machen – das verrät der Blick auf die Roadmap und die Entwicklungen der letzten Monate: Mehrsprachigkeit für Sites, Homepages und Hub-Sites zum Aggregieren von Informationen etc. Klingt doch gut, oder? Ja, klar! Doch wer diese Funktionen nutzen möchte, muss zu SharePoint Online wechseln – denn nur die Online-Version bietet diese Features. Ein ziemlich großes Hindernis für Nutzer der On-Premise-Installation, da diese gegebenfalls auch noch per Customizings aufwendig angepasst wurde. Der größte Nachteil: Unternehmen erhalten keine einheitliche Benutzer-Experience. Für verschiedene Zwecke werden Absprünge in verschiedene Tools notwendig – man wird aus dem Kontext gerissen und hat Schwierigkeiten wieder zurück zu navigieren. Außerdem unterscheiden sich die meisten Tools im Look & Feel und im Konzept. Die Lösung von Microsoft selbst muss zudem noch im Bereich der Usability aufholen und bietet keine Antworten auf die Fragen bzgl. sich überschneidender Funktionen. Die meisten Nutzer werden sich fragen, welches Tool sie eigentlich für welchen Zweck nutzen sollen.
🤔 

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3. Teams

Teams ist eines der neuesten Tools der O365-Welt: Es hat eine moderne Benutzeroberfläche, bietet viele Integrationen und erhält regelmäßig neue Funktionen und Updates. Teams erinnert stark an das Tool Slack – grundlegend handelt es sich um ein Kommunikationstool mit vielen Kollaborationsmöglichkeiten. Die große Stärke sind die vielen verfügbaren Integrationen, denn so kann Teams an jeden Anwendungsfall angepasst werden. Bei der Einführung von Office 365 und Teams, stellt sich vor allem die Frage: „Wie und wofür kann Teams in meinem Unternehmen optimal eingesetzt werden?“ Nicht nur, dass das Tool Überschneidungen mit Skype und Yammer aufweist – hinzu kommt die etwas paradoxe Situation durch die Microsoft Teams in Unternehmen kommt. In der Regel hat eine Firma ein Problem und möchte als Lösung eine Software einführen. Diese wird dann evaluiert, das bestmögliche Produkt ausgewählt und eingeführt. Hier ist es umgekehrt – durch die Umstellung auf O365 erhält man ein Tool dazu und muss entscheiden, wie man es einsetzt und welches Problem es lösensoll. Der von Microsoft vorgesehene Einsatzzweck ist die schnelle Kommunikation zwischen Projektgruppen und der Austausch von Informationen und Dokumenten. Außerdem kann Teams an weitere, bestehende Tools durch Integrationen einfach angebunden werden. 

Kommunikation innerhalb kleiner Teams


Auch wir sehen hier die Stärke des Tools: die Kommunikation zwischen
kleineren Gruppen zu einem bestimmten Zweck oder in festen Abteilungen – also zum Beispiel einen Kanal für die Abteilung „Interne Kommunikation“ aufzusetzen. In der Praxis wurde uns dazu aber berichtet, dass die Aktivität nach einiger Zeit etwas einschläft. Zur organisationsweiten Kommunikation oder dem Austausch zwischen Abteilungen, Standorten etc. ist Teams ebenfalls eher nicht geeignet – dafür wird von Microsoft Yammer vorgesehen – denn bei Teams wird es ab einer gewissen Mitgliederzahl unübersichtlich und es gibt auch eine Limitierung von 2.500 Benutzern. Für die Kommunikation zwischen Abteilungen müsste man hingegen wissen, wen man ansprechen möchte und die entsprechenden Kollegen in einen Channel zusammenbringen. Wenn ihr allerdings eine Frage habt und der Ansprechpartner unklar ist, kann euch Teams nicht weiterhelfen. 

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Und was lernen wir daraus?

Auf den ersten Blick mögen sich Yammer, Teams und SharePoint Online gut eignen, um ein modernes Social Intranet abzubilden. Wenn wir genauer hinschauen, werden die Schwierigkeiten deutlich:

• Die Tools überlappen sich in ihren Funktionen und es ist unklar, was wofür am besten verwendet werden sollte. Microsoft bietet kein klares Gesamtkonzept, sondern zum Teil isolierte Einzellösungen

• Unter den vielen Kommunikationstools findet sich nichts, um eine Zielgruppen-gesteuerte Unternehmenskommunikation zu realisieren

• Keines der Tools wurde „Mobile First“ entwickelt und lässt Mitarbeiter ohne Arbeitsplatz außen vor👤

• Es gibt keinen klaren Einstiegspunkt, der die Mitarbeiter abholt

• Die Tools sind zum Teil recht kompliziert und es werden teure Schulungen benötigt

 

An diesen Schwachstellen setzt COYO für Office 365 an und bietet eine bewährte Social Intranet Lösung als Einstiegpunkt für den Digital Workplace mit Office 365: 

„Mobile First“ entwickelt 

• Hervorragende Usability

• Einfacher Einstieg für alle Mitarbeiter durch bewährte Konzepte 🙋‍♂️

• Hohe Adoption-Rate durch flexibles Branding und Konfiguration

• Zielgerechte Ausspielung von Unternehmens-News an alle Mitarbeiter 

 

Durch Integrationen zu SharePoint Online, Produktions-Tools wie Word, Excel, PowerPoint und Kommunikationstools wie Outlook und Microsoft Teams verbindet COYO beide Plattformen, um die jeweiligen Stärken nutzen zu können und bildet somit das fehlende Puzzleteil im Digital Workplace mit Office 365. Klingt gut? Dann holt euch hier (LINK) noch mehr Informationen zur gelungenen O365-Integration mit COYO. 

 

Autor

Sarah Mag

Sarah arbeitet als PR-Managerin bei uns und brennt für alle Themen rund um Kommunikation und Medien. Im Blog berichtet sie über spannende COYO- und Produkt-News.