Neues Toolset kommunizieren: Vom Go-live an beschwingt durchstarten

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 19.04.2021

Wie der Kreislauf von Information, Motivation und Feedback zum Selbstläufer für die digitale Unternehmenskultur wird

Wer schon einmal eine neue Arbeitsumgebung in seinem Unternehmen etabliert hat, kennt die Geschichte: Der Markt ist im Wandel, die Konkurrenz schläft nicht und das Management ist sich einig – so geht es nicht weiter, eine neue Lösung muss her. Das Projektteam ist euphorisch – es gibt die passende Lösung, die viele Probleme der Vergangenheit beseitigt und allen das Leben leichter macht. Die Mitarbeitenden sind stocksauer und … – hoppla, was ist denn jetzt schiefgegangen?

Zielgruppen erkennen: Für wen machen wir das eigentlich?

Tatsächlich ist es gar keine Selbstverständlichkeit, dass alle Mitarbeitenden eine neue Arbeitsumgebung vom Launch an kennen – geschweige, dass sie neue Arbeitsweisen vom Start an motiviert nutzen. Denn während die Projektverantwortlichen oft von den neuen Möglichkeiten begeistert sind, herrscht bei den Kollegen Skepsis und sogar Ablehnung. Der Grund dafür ist simpel: Wer mit der Einführung eines neuen Tools betraut ist, setzt sich intensiv mit den Inhalten und Chancen auseinander. Alle anderen sehen in ihrem Arbeitsalltag erstmal nur zusätzlichen Aufwand in der Umstellung. Auf diesem steinigen Weg liegen mögliche Vorteile noch außer Sicht, irgendwo hinter der übernächsten Hügelkuppe.

Um so wichtiger ist es, zu erkennen, dass es nicht um den Prozess, sondern um die Menschen im Unternehmen geht. Also sollten wir diese auf dem Weg an die Hand nehmen, auf dem ersten Hügel mit einer kleinen Belohnung abholen, ihnen auf dem letzten Anstieg nochmal gut zureden und motivieren: „Du bist schon so weit gekommen, es lohnt sich, wir gewinnen als Team!“ Damit alle mitziehen und unterwegs niemand verloren geht, braucht es eine strategisch geplante Kommunikation, die den gesamten Prozess vom Start- bis zum Zielpunkt begleitet.

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Strategisch kommunizieren: Wo wollen wir hin? Und warum?

Eine frühzeitig etablierte Prozesskommunikation ermöglicht es nicht nur, Mitarbeitende gezielt zu informieren und zu motivieren, sondern auch, ihren Puls zu fühlen und Feedback einzuholen: Wo drückt der Schuh, wem geht die Luft aus, braucht jemand eine Pause oder eine Stärkung, was steht euch im Weg? Bedürfnisse abzufragen schafft Akzeptanz und Teamgeist.

In der Unternehmenskommunikation begleitet man jede Form von Veränderung und Kulturwandel klassischerweise mit einer „Kampagne“. Mit starken Kernbotschaften, einem griffigen Slogan und einem schicken Key Visual geht der ganze Kommunikationsbaukasten auf: Newsletter und Video-Botschaften, Roll-ups und Guidebooks, Botschafter und Helden, Info- und Austauschformate ... 

Aber im Kern steht die Frage: Was soll die Kampagne leisten? Damit sind wir wieder bei der Strategie und dabei geht es ganz konkret um vier Punkte: Akzeptanz, Befähigung, Beteiligung und Motivation.

Akzeptanz: Alle Mitarbeitenden wollen wissen „warum“. Erklären Sie die Benefits – für die Mitarbeitenden, für die Kunden, für das gesamte Team und Unternehmen!

Enablement: Alle Mitarbeitenden wollen ihre Sache gut machen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit – vermitteln Sie das neue Skillset für alle verständlich!

Beteiligung: Alle Mitarbeitenden wollen gefragt werden. Machen Sie ihnen die Freude – durch das Feedback lernen Sie und vermeiden Fehler schon im Voraus!

Motivation: Alle Mitarbeitenden wollen Wertschätzung. Nicht der Prozess steht im Mittelpunkt steht, sondern die Menschen – auf die Sie sich fortan verlassen können!

Kommunikationsplanung: Was ist eigentlich los?

Ausgangspunkt jeder strategischen Kommunikation ist (genauso wie für das neue Toolset) eine eingehende Analyse. Bevor wir uns auf den Weg machen, schauen wir also erstmal, wo wir überhaupt stehen: Im Wald oder auf freiem Feld? Scheint die Sonne oder zieht ein Sturm auf? Oder anders gesagt: Wie ist der aktuelle Stand der Kommunikation und welche Ziele verfolgt sie? Welche Kanäle sind vorhanden? Mit welchen Stakeholdern haben wir es zu tun, welche Bedürfnisse gibt es und wie ist die Stimmung? Dafür lohnt es sich, nicht nur in den „Maschinenraum“ der Organisation zu schauen, sondern Teile der Belegschaft zu genau diesen Fragen zu interviewen. So haben wir eine Vorstellung davon, wohin die Reise geht und worauf wir unterwegs achten müssen.

Mit unseren neu gewonnenen Erkenntnissen im Gepäck sondieren wir den Weg: Wie ist der Untergrund, wie viele Steigungen müssen wir bewältigen und wo kann man unterwegs einkehren? Wir gehen also – wieder analog zum Tool – in die Planungsphase. Anhand der wichtigsten Projekt-Meilensteine bauen wir eine Roadmap samt Maßnahmenplanung und Kommunikationskaskade. Aus der Analyse wissen wir, wer welches Informationsbedürfnis hat, wo Beteiligung sinnvoll ist und wen wir zu Botschaftern aufbauen wollen.

Kampagnen-Roll-out: Es wird emotional!

Jetzt schalten wir einen Gang hoch und überholen den prozessualen Roll-out ganz lässig auf der Kommunikationsspur. Wir wollen ja zuerst am Ziel sein, um die Kollegen mit Applaus in Empfang zu nehmen. Außerdem holen wir unterwegs schonmal alle ab. Dazu nutzen wir die vorhandenen, etablierten Kanäle: Sei es der gute alte Newsletter oder die Videobotschaft, die auch in der Werkshalle über die Screens flimmert. Zusätzlich spielen wir aber noch ein paar Specials aus, die die Kollegen noch nicht kennen – schließlich wollen wir Lust auf Neues machen.

Das geht am besten über Emotionen. Um auch im Home-Office jeden zu erreichen, greifen wir zum letzten Mittel in der Digitalisierung: Purer Analogie. Überwältigende Haptik. Und maximale Wertschätzung. Zum Beispiel erhält jeder Mitarbeiter ein Care-Paket, in dem wir ihm nicht nur ein schön und wertig aufgemachtes Guidebook mit allen Informationen an die Hand geben, sondern auch allerhand nützliche und lustige Gimmicks – verbunden mit der Einladung zu, sagen wir mal, einem Fotowettbewerb. Und wo findet der statt? Natürlich in der neuen Arbeitsumgebung. Wo werden die Sieger gekürt? Natürlich in der neuen Arbeitsumgebung. Und wo amüsieren sich die Kollegen über die schrägsten Einsendungen? Natürlich in der neuen Arbeitsumgebung. Und auf einmal tauscht sich ein großer Teil der Belegschaft schon am Day One über die neuen Kanäle aus und motiviert sich gegenseitig zur spielerischen Erkundung („Hast du das schon gesehen?“).

Akzeptanz und Motivation verstetigen: Mach mit!

Bitte nicht falsch verstehen: Natürlich sollen sich die Mitarbeitenden nicht nur kurzfristig über ein paar Bilder erheitern; mit Gamification allein lässt sich noch kein Kulturwandel etablieren. Deshalb gibt es im Zieleinlauf nicht nur High fives, sondern auch geistige Nahrung. Alle Infos rund um das neue Toolsets werden fortan genau hier über Seiten, Wikis und FAQs gebündelt, Learnings finden direkt in der neuen Arbeitsumgebung statt. Ideal dafür sind themenspezifische Communities, informelle Austauschformate und Events, etwa in Form von „Ask-me-anything-Sessions” oder “Fuck-up-Nights” (Stichwort: Fehlerkultur!). So haben wir ständig einen Pulsmesser in der Organisation, an dem wir Stimmung, Bedürfnisse und Herausforderungen ablesen, auf die wir mit entsprechenden Maßnahmen und Updates reagieren können.

210419-coyo-kaltwasser-gastbeitrag-anhang-01Indem wir Austauschkanäle und Feedbackformate dauerhaft offen halten und in die Selbstorganisation überführen, bleiben die Mitarbeitenden immer in Bewegung und – das ist das Beste daran – sie leisten gleichzeitig einen Beitrag zu unserer Content-Strategie: Dort wo sich Mitarbeiter offen über Erfolge und Misserfolge austauschen, entstehen kreative Lösungswege, die mitgeteilt werden wollen. Und wenn jemand eine gute Idee hat, dann soll doch derjenige bitteschön selbst davon erzählen. Wie wäre es also mit einem entsprechenden Tutorial-Video? Für ein brauchbares Ergebnis reichen schon ein modernes Smartphone und ein kleiner Leitfaden zum Set-Up.

Mit einer organischen Mischung aus offiziellen News, Hilfestellungen und User Generated Content lebt auch unsere neue Arbeitsumgebung mehr und mehr auf – und am Ende wird der Kreislauf von Information, Motivation und Feedback zum Selbstläufer für die digitale Unternehmenskultur.

Take aways 

1. Um die Vorteile einer neuen Arbeitsumgebung von Day One an zu nutzen, braucht es motivierte Mitarbeiter, die diese Vorteile für sich (er)kennen.

2. Eine strategisch geplante Kommunikation, die den gesamten Umstellungsprozess begleitet, vermittelt Informationen, Skills und Mindset für die neuen Arbeitsweisen.

3. Emotionale Kampagnen mit zielgruppenspezifischer Ansprache schaffen Akzeptanz, fördern den Teamgeist und beleben dauerhaft die digitale Unternehmenskultur.


👉🏻 Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Gastbeitrag von unserem Partner Kaltwasser Kommunikation.

Autor

Andreas Schauerte

Andreas Schauerte leitet den Geschäftsbereich „Interne Kommunikation und Change“ bei Kaltwasser Kommunikation in Nürnberg. Seit 1990 begleitet die Agentur Unternehmen sicher durch alle kommunikativen Herausforderungen.

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