Für welche Use Cases ist COYO besser geeignet als Microsoft Viva?

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arrow-right Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 26.11.2021

Der Launch von Microsoft Viva Anfang 2021 sorgte zunächst für ein großes Echo. Microsoft hat, ohne Frage, eine starke Marketing-Kampagne entwickelt  – hinter dem Produkt verbirgt sich aber nicht der Allrounder für Employee-Experience-Software, den man sich erhofft hatte. Was genau verbirgt sich hinter den einzelnen Paketen von Viva und wo stößt die Software an ihre Grenzen?

Viva und COYO im Vergleich

Was ist Viva eigentlich?

“Microsoft Viva baut auf Microsoft 365 und Microsoft Teams auf und kombiniert die Erfahrung der Mitarbeitenden in den vier Schlüsselbereichen Engagement [Viva Connections], Wohlbefinden [Viva Insights], Lernen [Viva Learning] und Wissen [Viva Topics].” (Microsoft)

Engagement

Viva Connections vs.COYO

Viva Connections besteht aus einer SharePoint-Hub-Site, die in Microsoft Teams eingebettet ist. Die Hub-Sites selbst sind zunächst nicht neu und wurden bereits vor einiger Zeit eingeführt, um Inhalte von mehreren SharePoint-Sites zu aggregieren. In der Praxis fehlt es ihnen aber an Konfigurationstiefe, um praktische Unternehmensanforderungen zu erfüllen, da die meisten Unternehmen komplexere Informationsarchitekturen haben, als Hub-Sites effektiv bedienen können. Hinzu kommt, dass Viva Connections nur begrenzte Möglichkeiten in Bezug auf individuelles Branding, Erweiterungen und Anpassung bietet.

Das sind jedoch Anforderungen, die die meisten Unternehmen an ihre zentrale Kommunikationsplattform durchaus haben und die man mit COYO out-of-the-box umsetzen kann. Ein weiterer wichtiger Punkt: Abgesehen von der mangelnden Tiefe und dass Microsoft Teams nicht als Frontend für zentrale Kommunikation geeignet ist, basiert Viva Connections im Grunde weiter-hin auf SharePoint. Wie bereits erläutert, bedeutet das eine eingeschränkte und schwerfällige Content-Management-Erfahrung, was die Interne Kommunikation Zeit kostet und Abhängigkeiten zur IT-Abteilung schafft, um fortgeschrittenere Aufgaben zu unterstützen.

Mit COYO ist es möglich, verschiedenartige Inhalte zu verwalten oder neu zu gestalten. Unsere intuitive Employee Communications Platform arbeitet nach modernsten User-Experience-Standards und basiert auf einem No-Training-Concept, sodass jeder Mitarbeiter sofort Zugriff hat und loslegen kann. Wir arbeiten außerdem ständig daran, COYO sowohl an die Bedürfnisse unserer Kunden, als auch an die Entwicklungen des Marktes anzupassen. COYO kann dabei nicht nur durch Add-ons, sondern auch durch Plug-ins aus unserem COYO Marketplace individuell erweitert und somit exakt an eure Anforderungen angepasst werden. Diese ständige Flexibilität ermöglicht es uns, sehr schnell auf Kundenbedürfnisse zu reagieren.

 

Wohlbefinden

Viva Insights vs. COYO

Ein Aspekt von Viva ist Microsofts fortgesetzte Investition in das Tracking der Mitarbeiter unter dem Namen Viva Insights. Mit Insights soll das Wohlbefinden der Belegschaft gefördert werden. Dazu gehören zum Beispiel die MyAnalytics-E-Mails, die man bereits jetzt erhalten kann.

Wir sind der Meinung, dass das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ein entscheidender Teil der gesamten Employee Experience ist und durch den Einsatz moderner Kommunikationsplattformen gefördert werden kann.

COYO dient der 360° Employee Communication und fördert eine transparente Kommunikation über Abteilungen, Standorte und Hierarchien hinweg, wodurch eine moderne Unternehmenskultur auf Basis von Vertrauen etabliert werden kann. Die Dashboards von Viva Insights hingegen, konzentrieren sich auf sehr traditionelle Aspekte der Leistung, wie bspw. die Zeit, die in Meetings verbracht wurde. COYO befürwortet eine neue Art von Management, die sich auf die Befähigung der Mitarbeiter und die Förderung der Kultur konzentriert und auf Vertrauen statt auf Kontrolle setzt. Wenn das Thema „Digitale Führungsqualitäten“ für dich interessant ist, findest du hier weitere Infos dazu.

 

Wissenstransfer

Viva Topics vs. COYO

Topics ist wahrscheinlich das spannendste Element der Einführung von Microsoft Viva. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz zur automatischen Kategorisierung von Inhalten ist ein leistungsstarkes Feature mit einem großen Mehrwert für Kommunikationsplattformen. Microsoft behauptet, dass die KI dies automatisch tun wird, aber genau wie bei der Unternehmenssuche hängt die Realität stark davon ab, dass zunächst hochwertige, gut strukturierte Inhalte vorhanden sind. All das zu kuratieren, ist kein leichtes Unterfangen und erfordert Ressourcen, die wahrscheinlich nur ein größeres Unternehmen hat. Darüber hinaus muss diese automatische Kategorisierung von Wissen jedoch auch mit den restlichen Inhalten des Intranets zusammengebracht werden können. Nur dann ist sie im größeren Kontext nützlich. Topics wirkt wie eine sehr isolierte Experience in Viva, denn es gibt keine Verknüpfung mit anderen relevanten Unternehmensbereichen, in denen Wissensmanagement zuvor abgebildet wurde.

Für COYO haben wir bereits erste Widgets entwickelt, die den Nutzern automatisch Inhalte aufgrund ihrer Interessen vorschlagen. In Zukunft werden wir noch einige weitere smarte Features veröffentlichen. Diese werden in COYO allerdings immer im Kontext der gesamten Employee Communications Platform eingesetzt und können somit für den einzelnen Nutzer einen deutlich größeren Mehrwert schaffen, als in einem isolierten Bereich von Microsoft Teams. Zudem bieten uns die Content Connectors von Microsoft zukünftig die Möglichkeit, COYO-Inhalte in die Microsoft Search zu integrieren, die Microsoft Search als Ergebnisquelle zu unserer Global Search hinzuzufügen und COYO-Inhalte in den Dashboards und im Feed von Viva erscheinen zu lassen.

 

Wo sind die Grenzen von Microsoft Viva?

Laut Gartner ist Microsoft Viva keine Plattform, sondern umfasst einzelne Lösungen, die mobile Mitarbeitende eher außen vor lassen.

"A diverse collection of employee-facing applications designed to influence and improve the employee experience and organizational culture [...]. A fully realized employee experience platform would have a broader top-level organizational structure, address a much larger set of touchpoints and interactions, and meet the needs of a variety of employee types, including desk-less or frontline workers."

 

Wie oben schon festgestellt, handelt es sich bei Viva Connections um eine SharePoint-Site, die in Microsoft Teams eingebettet ist. Somit stoßen wir hier auf die bekannten SharePoint-Herausforderungen, wie z.B. die stark fragmentierten sozialen Elemente, die eingeschränkte und schwerfällige Content-Management-Erfahrung oder die (laut Gartner) hohen Kosten für Trainings und Anpassungen.

Um eine ganzheitliche Betrachtung von Microsoft Viva zu gewährleisten, müssen wir auch einen Blick auf Microsoft Teams als Einstiegspunkt für Microsoft Viva werfen. Microsoft Teams wurde ursprünglich als Messenger konzipiert, der jetzt peu à peu mit mehr Features und damit Komplexität versehen wird. Microsoft konnte in der Vergangenheit jedoch nicht beweisen, dass es steigende Komplexität mit guter User Experience ausgleichen kann. So hat Gartner festgestellt, dass Mitarbeitende teilweise gar nicht wissen, für welche Herausforderung sie welches Tool einsetzen sollen. Viele Tools überschneiden sich in den Anwendungsbereichen. So wird M365 häufig als "feature rich, but application poor" bezeichnet. Zuletzt darf auch nicht vergessen werden, dass Teams nicht nur als Messenger konzipiert wurde, sondern als Klon von Slack und somit klar eine digital-affine Zielgruppe adressiert.

Halten wir also fest:

  • Microsoft Viva ist keine ganzheitliche Lösung, sondern bietet verschiedene, teilweise von anderen Tools abhängige Lösungen für verschiedene Use Cases und unterschiedliche Unternehmensgrößen.

  • Der Fokus liegt nicht auf mobilen Mitarbeitern

  • Viva Connections ist keine Lösung für jede Unternehmensgröße und kämpft mit den bekannten SharePoint-Herausforderungen.

  • Microsoft Teams wurde eigentlich als Messenger entwickelt und wird mit immer mehr Features versehen.

  • Microsoft Viva macht Microsoft Teams umfangreicher, aber auch komplexer.

  • Der Fokus von Microsoft Viva liegt eher auf dem Marktpotenzial, als auf den Bedürfnissen der Nutzer

 

Fazit

Die hohe Komplexität sorgt für geringe Nutzerakzeptanz und auch Microsoft Viva verleiht der Tool-Landschaft nicht die Flexibilität die sie benötigt, um eine 360° Employee Communications Platform aufzubauen. Wer Kommunikation in alle Richtungen (top-down, bottom-up, vertikal und horizontal) ermöglichen möchte und nicht nur Neuigkeiten von „oben nach unten” zur Verfügung stellen will, der sollte neben der Kollaborationswelt von M365 definitiv noch ein auf Kommunikation spezialisiertes Tool einsetzen, in dem durch Vernetzung, Wissensaustausch und Transparenz eine moderne Unternehmenskultur geprägt und gelebt wird.

 

  • Der Fokus von COYO liegt auf gelebter Employee Communications – wir bieten Lösungen für alle Kommunikationsdimensionen: top-down, upward, vertikal und horizontal.

  • Wir bieten eine Lösung für alle Mitarbeiter. Eine der großen Stärken von COYO ist die zielgerichtete Ausspielung von Unternehmensnews an alle Mitarbeiter. COYO kann sowohl über den Browser als auch über die mobile App geöffnet werden.

  • Unsere UX basiert auf modernsten Web-Standards und damit auf vertrauten UI-Mustern, die Nutzer aus ihrer privaten Nutzung anderer Software kennen.

  • Für alle, die nicht auf Microsoft verzichten wollen, bieten wir mit der Integration COYO für Microsoft 365 eine Antwort auf die Lücken, die interne Kommunikation auf Basis von Microsoft aufwirft. Wir verbinden beide Plattformen miteinander, um so die Stärken aus beiden Welten für unsere Kunden nutzbar zu machen.

 

Alle Infos zu COYO & M365 💡

Ihr denkt darüber nach, vielleicht selbst intern auf Microsoft 365 umstellen und braucht mehr Infos zum Thema COYO für M365? Hier haben wir alles übersichtlich zusammengefasst, damit ihr genau versteht, wie die Implementierung abläuft und welche Vorteile COYO bringt.

 
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Autor

Jan-Eike Rosenthal

Jan-Eike darf seine beiden Leidenschaften Marketing und Produktentwicklung als Product Marketing Manager bei COYO ausleben. In dieser Funktion sondiert er u. a. in regelmäßigen Abständen den digitalen Zeitgeist, den Markt und den Wettbewerb und versorgt den Rest des Unternehmens mit Insights.

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