Warum Microsoft Viva nur auf den ersten Blick eine gute Lösung für die Employee Communication ist

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arrow-right Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 27.04.2021

Microsoft Viva ist gerade in aller Munde. Und auf den ersten Blick scheint es, dass es sich dabei um eine sinnvolle Anschaffung für jedes Unternehmen handelt, das die interne Kommunikation auf ein neues Level hieven möchte. Aber ist Microsoft Viva wirklich die beste Option für die moderne mitarbeiter-zentrierte Employee Communications?

Was genau Employee Communications eigentlich bedeutet, haben wir in unserem Blog-Artikel Warum Employee Communication die bessere Interne Kommunikation istumfangreich erläutert. Daher hier nur kurz und knackig:

“Employee Communication ist der Austausch von Informationen und Ideen zwischen dem Management und den Mitarbeitern.”

 

Die wichtigsten Erfolgskriterien für eine moderne Employee Communications lauten: 

  • alle internen Stakeholder berücksichtigen

  • nicht nur top-down kommunizieren 

  • wichtigen Content auch mobil zugänglich machen

Um zu verstehen, ob das neueste Tool des amerikanischen Tech-Riesen wirklich für eine erfolgreiche Employee Communications geeignet ist, müssen wir noch einen kurzen Blick auf seine einzelnen Bestandteile werfen.

Was ist Microsoft Viva eigentlich?

“Microsoft Viva baut auf Microsoft 365 und Microsoft Teams auf und kombiniert die Erfahrung der Mitarbeitenden in den vier Schlüsselbereichen Engagement [Viva Connections], Wohlbefinden [Viva Insights], Lernen [Viva Learning] und Wissen [Viva Topics].” (Microsoft)

 

Engagement
Viva Connections führt interne Kommunikationsmöglichkeiten aus SharePoint, Yammer, Stream und Teams zusammen und scheint damit Microsofts Antwort auf zu viele Apps mit zu vielen Überschneidungen zu sein. Es soll als Gateway oder Dashboard für die interne Kommunikation und Unternehmensressourcen dienen. Kurz gesagt: Viva Connections ist ein in Teams integriertes SharePoint-Intranet.

Wohlbefinden
Viva Insights beinhaltet persönliche Well-Being-Erlebnisse in Teams, wie Virtual Commute und Headspace-Integration für Einzelpersonen. Es sammelt zudem Metriken und empfohlene Aktionen von Workplace Analytics. Technisch gesehen ist es ein umgebautes Workplace Analytics mit einigen neu hinzugefügten Integrationen von Drittanbietern, wie Zoom, Workday oder Headspace.

Wissen
Viva Topics liefert weitere Komponenten, die im Rahmen von Microsofts Projekt Cortex für das Wissensmanagement entwickelt wurden. Es soll dem Benutzer die Informationen dann zur Verfügung stellen, wenn er sie braucht.

Lernen
Das inhaltlich neue Element in Viva Learning ist der eLearning-Marktplatz, der  Integrationen mit anderen Quellen, wie LinkedIn Learning, Coursera, Cornerstone und Saba umfasst.

Auf wen richtet Microsoft Viva den Fokus und warum?

Microsoft hat hier ein Paket geschnürt, das hauptsächlich auf die Bedürfnisse der Personal- und Mitarbeiterentwicklung einzahlt. Ein Grund für diesen Fokus dürfte sein, dass Microsoft mit M365 Lösungen anbietet, die klar an die IT adressiert ist. Damit hat Microsoft diese Zielgruppe bereits bedient. Der zweite und vermeintlich wichtigste Grund ist, dass die Budgets der HR-Abteilungen meistens höher sind als die der Internen Kommunikation, und dass HR oft auch besser mit der Führungsetage vernetzt ist. 

Ist Microsoft Viva eine gute Lösung für die Employee Communications?

Microsoft macht also auch mit Microsoft Viva weiterhin das, was es in der Vergangenheit getan hat: Es führt Tools als Reaktion auf den Wettbewerb um Marktanteile ein – und nicht auf Basis der wirklichen Bedürfnisse seiner User. 

Für Unklarheit sorgt zudem die Tatsache, dass jede Microsoft Viva-Komponente für unterschiedliche Unternehmensgrößen konzipiert wurde. Werfen wir einen exemplarischen Blick auf die folgenden beiden Bestandteile:

Viva Connections ist eigentlich nur eine einzige SharePoint-Hubsite, die Inhalte von verbundenen Sites aufrollt – dabei haben die meisten größeren Unternehmen viel komplexere Intranet-Anforderungen, die mehrere Standorte und Abteilungen einbeziehen. Diese kann Viva Connections in den meisten Fällen genauso wenig abbilden, wie die dahinter geschalteten SharePoint-Seiten.

Viva Topics wirkt auf den ersten (und zweiten) Blick eher wie eine Lösung für Enterprise-Unternehmen. Microsoft behauptet zwar, dass die KI die gesamte Sortierung und Zuweisung automatisch übernimmt, aber genau wie bei der unternehmensweiten Suchfunktion hängt der Erfolg stark davon ab, dass man zunächst für den einzelnen Mitarbeiter relevante, gut strukturierte Inhalte findet. All das zu kuratieren ist keine leichte Aufgabe und erfordert Ressourcen, zu denen nur ein größeres Unternehmen in der Lage ist.

 

Gartner erweitert die oben genannten Argumente und betont, dass es sich bei Microsoft Viva nicht um eine Plattform handelt, sondern um einzelne Lösungen, die mobile Mitarbeiter außen vor lassen.

"A diverse collection of employee-facing applications designed to influence and improve the employee experience and organizational culture [...]. A fully realized employee experience platform would have a broader top-level organizational structure, address a much larger set of touchpoints and interactions, and meet the needs of a variety of employee types, including desk-less or frontline workers."

 

Wie oben schon festgestellt, handelt es sich bei Viva Connections um eine SharePoint-Site, die in Microsoft Teams eingebettet ist. Somit stoßen wir hier auf die bekannten SharePoint-Herausforderungen, wie z.B. die stark fragmentierten sozialen Elemente oder die (laut Gartner) hohen Kosten für Trainings und Anpassungen.

Um eine ganzheitliche Betrachtung von Microsoft Viva zu gewährleisten, müssen wir auch einen Blick auf Microsoft Teams als Einstiegspunkt für Microsoft Viva werfen. Microsoft Teams wurde ursprünglich als Messenger konzipiert, der jetzt peu à peu mit mehr Features und damit Komplexität versehen wird. Microsoft konnte in der Vergangenheit jedoch nicht beweisen, dass es steigende Komplexität mit guter User Experience ausgleichen kann. So hat Gartner festgestellt, dass Mitarbeiter teilweise gar nicht wissen, für welche Herausforderung sie welches Tool einsetzen sollen. Viele Tools überschneiden sich in den Anwendungsbereichen. So wird M365 häufig als "feature rich, but application poor" bezeichnet. Zuletzt darf auch nicht vergessen werden, dass Teams nicht nur als Messenger konzipiert wurde, sondern als Klon von Slack und somit klar eine digital-affine Zielgruppe adressiert.

 

Halten wir also fest:

  • Microsoft Viva ist keine ganzheitliche Lösung, sondern bietet verschiedene, teilweise von anderen Tools abhängige Lösungen für verschiedene Use Cases und unterschiedliche Unternehmensgrößen.

  • Mobile Mitarbeiter werden (nach wie vor) vernachlässigt.

  • Viva Connections ist keine Lösung für jede Unternehmensgröße und kämpft mit den bekannten SharePoint-Herausforderungen.

  • Microsoft Teams wurde eigentlich als Messenger entwickelt und wird mit immer mehr Features versehen.

  • Microsoft Viva macht Microsoft Teams umfangreicher, aber auch komplexer.

  • Der Fokus von Microsoft Viva liegt nicht auf den Bedürfnissen der Nutzer, sondern auf dem Marktpotenzial.

Wie COYO und Microsoft Viva sich unterscheiden

In unser Einleitung haben wir bereits erfahren, was eine erfolgreiche Mitarbeiterkommunikation ausmacht – nämlich alle Mitarbeiter und alle Kommunikationsrichtungen (auch upward, vertical, horizontal) zu berücksichtigen. Demnach können wir festhalten, dass Microsoft Viva lediglich auf den ersten Blick für die Employee Communications geeignet ist, da weder alle Mitarbeiter erreicht werden, noch alle Kommunikationsrichtungen berücksichtigt werden. Darüber hinaus weist es die oben genannten Nachteile auf. Doch was macht COYO anders?

Wie ihr moderne Employee Communications in COYO abbilden könnt

  • Der Fokus von COYO liegt auf gelebter Employee Communications – wir bieten Lösungen für alle Kommunikationsdimensionen: top-down, upward, vertikal und horizontal.

  • Wir bieten eine Lösung für alle Mitarbeiter. Eine der großen Stärken von COYO ist die zielgerichtete Ausspielung von Unternehmensnews an alle Mitarbeiter. COYO kann sowohl über den Browser als auch über die mobile App geöffnet werden.

  • Unsere UX basiert auf modernsten Web-Standards und damit auf vertrauten UI-Mustern, die Nutzer aus ihrer privaten Nutzung anderer Software kennen.

  • Für alle, die nicht auf Microsoft verzichten wollen, bieten wir mit der Integration COYO für Microsoft 365 eine Antwort auf die Lücken, die interne Kommunikation auf Basis von Microsoft aufwirft. Wir verbinden beide Plattformen miteinander, um so die Stärken aus beiden Welten für unsere Kunden nutzbar zu machen.

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Autor

Jan-Eike Rosenthal

Jan-Eike darf seine beiden Leidenschaften Marketing und Produktentwicklung als Product Marketing Manager bei COYO ausleben. In dieser Funktion sondiert er u. a. in regelmäßigen Abständen den digitalen Zeitgeist, den Markt und den Wettbewerb und versorgt den Rest des Unternehmens mit Insights.

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