Stress-Faktor E-Mail – wie eine Mitarbeiter-App helfen kann

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 3.12.2020

Wer kennt es nicht? Das E-Mail-Postfach wird nach dem Urlaub, dem Wochenende, oder auch nur nach der Mittagspause geöffnet und es sind zig neue Mails eingegangen, die abgearbeitet werden wollen. No Pressure! Oder doch? Viele Mitarbeiter fühlen sich durch die wachsende E-Mail-Flut unter Druck gesetzt und tendieren dazu, sich den Tagesablauf von Gmail, Outlook und Co. diktieren zu lassen. Und das führt nicht nur zu mentalem und häufig auch emotionalem Stress, sondern hindert deine Kollegen auch daran, produktiv und fokussiert zu bleiben.

E-Mail-Flut und Wasser bis zum Hals?

E-Mails sind heute nicht nur der wohl am meisten genutzte Kommunikationsweg im Arbeitsalltag, sondern auch ein gravierender Stressfaktor für Arbeitnehmer. Wissenschaftliche Studien belegen, dass unterschiedliche Aspekte der E-Mail-Kommunikation das Stresslevel von Arbeitnehmern in die Höhe schießen lassen: Es kommt häufig zum Gefühl von Kontrollverlust, wenn während anderer To-Do's die E-Mail-Flut immer tiefer wird und eine sorgfältige Bearbeitung unmöglich erscheint. Ein E-Mail-Overload kann also zu einem verringerten Wohlbefinden von Arbeitnehmern und, im schlimmsten Fall, sogar zum Burnout führen. (Eine Zusammenfassung wissenschaftlicher Studien und Umfragen zu dem Thema findest du hier.)

Dass die Employee Experience unter diesem Druck extrem leidet, ist klar. Das Resultat: Unzufriedene Mitarbeiter, die weniger motiviert und produktiv arbeiten. Wie aber lässt sich dieses Problem lösen, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen oder die Interne Kommunikation leidet?

 

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Interne „Zero Inbox Policy“

Die meisten Mails, die Arbeitnehmer erreichen, kommen von intern. Von wichtigen News über Briefings, bis hin zu Lunch-Verabredungen – alles landet in der Inbox. Nicht selten als CC mit unklarem Betreff. Heißt für den Empfänger: Jede Mail muss geöffnet, gelesen und, je nach Relevanz, sofort oder später beantwortet werden. Besonders Kollegen, die nicht permanent am Computer arbeiten, sondern zum Beispiel in der Produktion, der Filiale, oder im Außendienst, schaffen es nur schwer, dabei Herr über die E-Mail-Flut zu werden. Ein mobil erreichbarer Social- Intranet-Messenger und klare Regelungen zum Umgang mit internen E-Mails kann hier helfen. Wir bei COYO arbeiten mit der „Zero Inbox Policy”: Die Interne Kommunikation findet ausschließlich über COYO statt. So lassen sie sich sowohl am Desktop, als auch mobil über die App alle wichtigen Informationen in Echtzeit teilen und abrufen – egal, wo sich die Mitarbeiter gerade befinden.

 

Nase voll von Re: Re: Re: und Cc?

Oft werden wichtige Infos wie Briefings via E-Mail an einen Verteiler oder ein ganzes Team geschickt. Das Resultat sieht häufig so aus: Niemand fühlt sich wirklich zuständig und am Ende geht die E-Mail einfach unter, weil jeder davon ausgeht, dass sich einer der anderen Empfänger schon darum kümmert und weitere (Re:)-Mails aus dem Verlauf werden nicht mehr geöffnet. Hier kann eine Mitarbeiter-App Abhilfe schaffen: COYO bietet sowohl in der Desktop-Version, als auch in der nativen COYO App einen Messenger mit der Möglichkeit, für solche Fälle einen Gruppenchat anzulegen. Besonders für mobile Mitarbeiter ist diese Form des Austausches schneller und intuitiver, weil sie es aus der privaten Mediennutzung gewohnt sind, Messenger über das Smartphone zu nutzen. Außerdem gibt es hier, ähnlich wie bei WhatsApp und Co., auch die Option, Sprachmitteilungen und Dokumente zu verschicken. Zusätzlich zeigen euch Push-Benachrichtigungen sofort, wenn es neue Nachrichten gibt. (Keine Sorge, die lassen sich auch ausschalten.)

Apropos WhatsApp: Viele Mitarbeiter weichen der E-Mail-Flut aus, indem sie private Messenger für den beruflichen Austausch nutzen. Ein wichtiges Thema, was dabei häufig vergessen wird: die Datensicherheit. Das Nutzen von WhatsApp setzt vertrauliche Daten einem hohen Risiko aus. COYO garantiert, mobile sowie Desktop, den Schutz eurer Daten und bietet euch dabei ein ähnliches Feature-Set, wie die gängigen privat genutzten Messenger-Dienste.

 

Upgrade eure Interne Kommunikation

Abstimmungen können durch eine Mitarbeiter-App also schneller und unkomplizierter ablaufen – nicht zuletzt dadurch, dass man im Messenger auf E-Mail Formalitäten und Floskeln verzichtet und die Kommunikation aufgelockert wird. Ganz egal, ob private Nachricht oder Gruppenchat: Der mobile Messenger von COYO macht die interne Zusammenarbeit einfacher und direkter, als die Kommunikation via E-Mail – ganz egal, wo sich die Kollegen gerade befinden. Und das ist nicht nur ein echtes Upgrade für eure Employee Experience, weil das Stresslevel minimiert wird, sondern es boostet ebenfalls die Produktivität eurer Mitarbeiter. 

👉🏻 Du hast Fragen zum Thema Mitarbeiter-App und Datensicherheit oder möchtest COYO testen? Hier kannst du einen Termin vereinbaren, um dir alle Funktionen der COYO Mitarbeiter-App von uns zeigen zu lassen.

Autor

Dorothee Thomsen

Unsere Online-Redakteurin Dorothee schreibt im COYO-Blog über New-Work-Trends, aktuelle Entwicklungen und alles, was über die einschlägigen Buzzwords hinausgeht.

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