Katalysatoren der Organisationsentwicklung im Social Intranet

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 16.06.2020

Die Corona-Pandemie hat unseren Arbeitsalltag ordentlich durcheinander gewirbelt: Home-Office, Videokonferenz, Digital Workplace, Social Intranet sind nur einige Begriffe, die in den vergangenen Monaten sogar den letzten Winkel der Arbeitswelt erreicht haben. Um weiterhin produktiv zu bleiben und den Schaden so gering wie möglich zu halten, haben viele Unternehmen, die bis dato noch nichts mit Digitalisierung bzw.digitaler Transformation zu tun hatten, von jetzt auf gleich diverse Systeme eingeführt: Gegoogelt, gekauft und los ging es. Es durfte keine Zeit verloren werden. Für die Systemanbieter eine grossartige Sache – für diejenigen, die das System am Ende nutzen müssen eher schwierig: Wie funktioniert das jetzt eigentlich? Wer ist mein Ansprechpartner bei Problemen? Was darf ich und was nicht? Warum denn jetzt schon wieder ein neues Tool?

Und nach ein paar Tagen fragen sich dann auch die Verantwortlichen im Unternehmen, ob das eingeführte System überhaupt komplett genutzt werden soll, ohne an dieser Stelle aus dem Ruder zu laufen. Denn schliesslich hat man ja seit Jahren Richtlinien und Vorgaben, das Corporate Behaviour und die Corporate Communication betreffend:

  • «Liken und kommentieren... - kann man das abschalten?»
  • «Wozu brauchen denn unsere Non-Desk-Worker eigentlich ein Profil? Ach, wir legen dann später Terminals als User an – spart auch Geld. Solang die Produktion still steht, brauchen die betroffenen Mitarbeiter ja auch keine Infos.»
  • «Aber die Nutzung via Smartphone möchten wir bitte verhindern.»
  • «Können wir bitte den Chat abstellen? Die sollen arbeiten und nicht chatten.»
  • «Muss wirklich jeder mit ins System.»

Und somit sollten auch in Krisenzeiten keine Schnellschüsse gemacht werden. Denn: «You never get a second chance to make your first impression.» Und wenn der erste Eindruck, die erste Erfahrung mit etwas Neuem in die Hose geht, wird es schwierig im Nachhinein die Rädchen wieder richtig zu stellen und das eingeführte System tatsächlich zum Leben zu erwecken.

Somit gibt es einige Punkte die aus der Erfahrung heraus beachtet werden sollten, damit das «Social Intranet Projekt» ein echter Erfolg wird. Folgende Fragen können die Vorbereitung beeinflussen. Denn Vieles kann – muss aber nicht:

  • Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?
  • Wie kann eine ausgewählte Lösung effizient und effektiv ausgerollt werden?
  • Wie werden Mitarbeiter geschult?
  • Wie richtet man einen Digital Workplace ein?
  • An welchem Punkt stehen wir aktuell im Digitalisierungsprozess und wie sehr müssten wir uns verändern? Sind wir bereit diesen Weg zu gehen?
  • Welche Funktionen sollen verfügbar sein und welche Bedürfnisse haben unsere Mitarbeiter? Wie kann das System hier ansetzen?
  • Was geschieht mit der Lösung NACH der Krise?
  • Und vor allem: Können wir uns als Organisation weiterentwickeln und wie hilft uns das ausgewählte System dabei?

Im Idealfall sollten unten aufgeführte Stufen durchdacht werden, bevor ein neues System eingeführt wird:

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Es wird klar, dass das Einführen eines Social Intranets kein reines IT-Projekt darstellt, sondern vor allem ein Thema für die Organisationsentwicklung ist – es geht um Change Management – um Veränderungen. Es stellt sich die Frage, ob man lediglich Digitalisieren möchte oder eine digitale Transformation anstossen will. Für manch einen mag der Unterschied der Begrifflichkeit unerheblich oder sogar unwichtig sein. Geht es jedoch um Ihr Unternehmen und vor allem um die Unternehmensstrategie, sollten Sie den Begriffen Ihre Aufmerksamkeit schenken — denn zwischen der reinen Digitalisierung und einer digitalen Transformation liegen sprichwörtlich Welten.

"Die digitale Transformation ist die Kür"

Digitalisierung ist heutzutage fast schon Pflicht – vor allem bei der aktuellen Situation. Die digitale Transformation ist die Kür. Wenn Sie “nur” digitalisieren, befinden sie sich mehr oder weniger auf der sicheren Seite – ein bisschen Chatten, ein bisschen Videokonferenz – sollte kein grosses Problem darstellen. Jedoch gehen Sie damit das Risiko ein, von Ihren Mitbewerbern, die die digitale Transformation für sich als Chance erkannt haben, abgehängt zu werden. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse einmal in aller Ruhe unter die Lupe zu nehmen — damit die Zukunft Ihnen, Ihren Produkten und Dienstleistungen gehört. Denn die Veränderung kommt, früher oder später, sowieso.

Change Management – ein Gedanke, viele Modelle

Somit ist es nicht verwunderlich, dass es diverse Modelle gibt, die das Change Management beleuchten, greifbar machen und somit Anregungen für eine mögliche Organisationsentwicklung liefern. So beschreibt beispielsweise Frederic Laloux in seinem Buch «Reinventing Organizations» wie eine neue Evolutionsstufe der Organisationsentwicklung aussehen könnte. Charakteristiken hiervon finden wir heute schon in einigen erfolgreichen Unternehmen. Aber so unterschiedlich die einzelnen bestehenden Organisationsformen, so unterschiedlich wird auch das Social-Intranet-Projekt angegangen.

Laut Laloux sind Unternehmen beispielsweise archaische wie Straßenbanden und Armeen organisiert, modern wie ein typischer Konzern und postmodern pluralistisch wie manche Start-ups. Jede dieser Strukturen folgt eigenen Gesetzen und hat somit in der Vergangenheit für Durchbrüche gesorgt. So entstanden mit der Armee formale Rollen, moderne Unternehmen brachten das Leistungsprinzip und Innovationen aufs Parkett, postmoderne Organisationen schreiben sich Empowerment und werteorientierte Kultur auf die Fahne. Jede Stufe ermöglichte es, komplexere Aufgaben zu lösen. Für Frederic Laloux, ist die höchste Organisationsstufe eine "integrale evolutionäre Organisation". Das bedeutet: Selbstführung, Ganzheit und evolutionärer Sinn.

Bereit für Veränderung?

Selbstverständlich wird nicht jedes Unternehmen zur Krone der Schöpfung werden können, aber einzelne Aspekte und Erfolgsfaktoren sind definitiv anwendbar. Jedes Unternehmen sollte objektiv beurteilen, auf welcher Entwicklungsstufe es sich gerade befindet und ob der gemeinsame Konsens vorhanden ist, die nächst höher gelegene Stufe in Angriff zu nehmen – mit allen dazu gehörigen Veränderungen.

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Aus unserer Sicht sollte die Organisationsentwicklung die konzeptionelle Grundlage für das Projekt bilden. Denn hierbei liegt der Fokus auf der Befähigung der einzelnen Akteure. Das System wird weitestgehend als Werkzeug verstanden, mit dem Veränderung ermöglicht und gezielt herbeigeführt werden. Essentiell ist, dass alle relevanten Abteilungen bei der Organisationsentwicklung an einem Strang ziehen: IT, interne Unternehmenskommunikation und Management. Eigentliches Ziel sollte es im Grunde sein, eine Plattform zu integrieren, die auch tatsächlich etwas bringt, die von den Usern gerne genutzt wird und mit der ein Arbeitsalltag bestmöglich und vor allem effizient bestritten werden kann.

WORK OUT LOUD

Lehrbücher und eigene Erfahrungen zeigen diverse Katalysatoren (Methoden) auf, die einen Wandel im Unternehmen begünstigen und vor allem auch innerhalb des neuen Systems umgesetzt werden können.


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WOL ist eine Selbstlernmethode, die auf der Mentalität der Zusammenarbeit aufbaut:

  • Find: Finde relevante Personen und Inhalte

  • Share: Teile deine Arbeit wo andere sie sehen und davon profitieren können

  • Make: Lass das alles zu einer Routine deines Arbeitsalltags werden

  • Give: Interagiere – teile, kommentiere und vernetze dich mit Kollegen

 

Output WOL

Echte Kollaboration durch transparente Vernetzung über die eigene Komfortzone hinaus.

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COMMUNITY OF PRACTICE setzen sich aus Teilnehmern zusammen, die an ähnlichen Aufgabenstellungen arbeiten und ein Interesse daran haben, auf diesem Gebiet ihr Wissen durch den Austausch mit den anderen Teilnehmern zu erweitern. Ziel ist der Gedankenaustausch zwischen Experten zu einem bestimmten Themengebiet um vorhandene Praktiken zu optimieren, neue Praktiken zu lernen und Erfahrungen auszutauschen.

 

Output CoP

Eigenverantwortliches Lösen von komplexen Anforderungen – durch Kommunikation, Vernetzung und kontinuierlichen Austausch. Im Grunde haben alle diese Katalysatoren/ Methoden folgendes gemeinsam:

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Für welche Plattform und für welche Methode Sie sich letztendlich entscheiden, bleibt selbstverständlich Ihnen überlassen. Aber Krise hin oder her – sehen Sie es als Chance sich Gedanken zu machen und Bestehendes zu optimieren. Und falls dies kein Anreiz ist – sehen Sie es aktuell noch als Wettbewerbsvorteil. Denn der Wandel findet statt. Und diesem sollte lieber vorbereitet entgegengetreten werden.

 

«Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige, die am besten auf Veränderungen reagiert » (Charles Robert Darwin)


Erkennen Sie das Potential einer strategisch gelenkten Freiheit und investieren Sie ein wenig Zeit eben diese zu gestalten. Mit der richtigen Software und der richtigen Methode können Ihre individuellen strategischen Ziele optimal erreicht werden – und gleichzeitig die Motivation, Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter um ein Vielfaches gesteigert werden. Erkennen Sie Ihre Mitarbeiter als eine der wichtigsten Ressourcen an und gehen beim «War for talents» als Sieger hervor.

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Autor

Kateryna Scheller

Als Marketing- und Kommunikationsverantwortliche der Agentur LINXYS beschäftigt sich Kateryna intern sowohl mit aktuellen Themen rund um Social Intranet und Digital Workplace als auch mit dem Unternehmensauftritt. Extern unterstützt sie als Consultant bei der Einführung sowie Neuausrichtung von Social-Intranet-Systemen.