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Ist die Mitarbeiter-App die „eierlegende Wollmilchsau“ der internen Kommunikation?

Dein Unternehmen sucht nach einer einfachen Lösung, um sich als moderner Arbeitgeber direkt am digitalen Puls der Zeit zu präsentieren? Sehr gut, dann braucht ihr jetzt nur noch eine einfache Lösung, die euch einen problemlosen Einstieg in die Digitalisierung ermöglicht. Doch Fakt ist: Der Markt ist überwältigend und es ist nicht immer leicht, den Überblick zu behalten.

 

Der Schlüssel zu eurem Problem: Eure interne Kommunikation. Sie gibt euch auf der einen Seite die Möglichkeit, Veränderungen und Neuigkeiten transparent darzustellen und zeitgleich eure Mitarbeiter zu erreichen und diese dem Unternehmen näher zu bringen. Die interne Kommunikation ist außerdem ein gutes Beispiel dafür, wie der Einstieg der Generation Y in die Business-Welt die allgemeine Arbeitsweise verändert hat. Sie bauen freundschaftliche Beziehungen zu Kollegen auf, leben eine offene Feedback-Kultur, sind wiss- und lernbegierig und treiben das Employee Engagement voran. Dank ihnen gibt es statt halbjährlichen Mitarbeiter-Magazinen eine vielseitige Auswahl an Social Networks, Apps und Plattformen. Diese Entwicklung sollte von Firmen als Vorteil genutzt werden, um Akzeptanz für eine firmeninterne Digitalisierung bei den Mitarbeitern zu schaffen und den Grundstein für eine digitale Zukunft zulegen. Aber wie sollt ihr jetzt mit all dieser Vielfalt auf dem Markt das richtige Tool für eure Firma finden?

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Die berühmte Mitarbeiter-App ...

Nachdem ihr im Markt etwas Recherche betrieben und gleichzeitig eure Kollegen nach ihren Wünschen und Anforderungen gefragt habt, seid ihr wahrscheinlich zu der Erkenntnis gekommen, dass die meisten Tools ähnliche Ideen und Features teilen und lediglich einen anderen Fokus setzen. Ein großer Schwerpunkt liegt zum Beispiel im Bereich Mobilität. Spätestens jetzt werdet ihr sie finden - die „Mitarbeiter-App“.

Die Mitarbeiter-App wurde darauf ausgelegt, alle Mitarbeiter zu erreichen: Innen- und Außendienst, Digital Native und Convenience User, privat und beruflich. Es dient als Ausspielmedium für Informationen von anderen Systemen auf eine kollektive und intuitive Art und Weise.

Eine Mitarbeiter-App zu eurer bereits existierenden Welt von Systemen hinzuzufügen, ist ein schneller und müheloser Weg, den Anfang eurer digitalen Kultur zu schaffen. Ein besonderer Vorteil: Die meisten Mitarbeiter sind auf die eine oder andere Weise bereits mit mobilen Apps vertraut. Außerdem ist der Funktionsumfang der App auf das Wesentliche beschränkt, um eine hohe Usability zu gewährleisten. Das Design der Mitarbeiter-App ist meistens an die Corporate Identity angepasst, damit die Unternehmenskultur, sowie das Gefühl von Professionalität beibehalten wird.

Hört sich gut an, oder? Aber wieso ist die Mitarbeiter-App dann trotzdem nicht die eierlegende Wollmilchsau, die sich jedes Unternehmen wünscht?  

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Zwei Welten schaffen

White-Collar-Angestellte arbeiten bereits bis zu einem gewissen Grad in einem digitalen Arbeitsumfeld, da sie für ihren Beruf täglich einen Computer und bereits vorhandene Business-Software nutzen.

Blue-Collar-Angestellte werden in ihrem Arbeitsumfeld eher weniger mit digitalen Tools konfrontiert und haben in den meisten Fällen keinen PC-Zugang. Die Herausforderung besteht darin, diese beiden Arten von Mitarbeitern auf dieselbe Seite zum Thema interne Kommunikation zu bekommen.

Die Lösung? Eine gemeinsame Mitarbeiter-App. Da die App auf jedem Gerät genutzt werden kann, trägt die Firma selbst nicht mehr die Verantwortung, Informationen für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen, da sich jeder Mitarbeiter die App selbst herunterladen kann.

Das erste Problem: Diese Strategie setzt eine bring your own device policy voraus. Nichtsdestotrotz gehen wir mal davon aus, dass die meisten Menschen inzwischen ein Smart Device besitzen und auch bereit dazu sind, eine arbeitsbezogene App in ihr Privatleben zu lassen.

Ein weiteres Problem, ist die unterschiedliche Nutzung des Tools. Während die Hälfte eurer Mitarbeiter das Tool täglich nutzt, öffnet die andere Hälfte nur alle zwei Wochen die App. Außerdem verwenden einige wahrscheinlich statt der Mobile- Version die Desktop-Option, da sich das Tool so direkt in ihren digitalen Arbeitsplatz integrieren lässt.

Diese unterschiedliche Arten der Benutzung bringen unterschiedliche Anwendungsfälle mit sich. Desktop-Nutzer benötigen einen größeren Funktionsumfang, so wie Integrationen von Kollaborationstools wie MS Office oder Google, Absprungbretter auf andere etablierte Systeme, Kalenderintegrationen, Dokumenten-Ablagesysteme, Kontaktinformationen und vieles mehr.

Aufgrund der Tatsache, dass Desktop-Nutzer täglich auf ihren gesamten digitalen Arbeitsplatz zugreifen (und nicht ausschließlich auf die Mitarbeiter-App), tendieren sie auch dazu, spezifische Arbeiten in den vorgesehenen Systemen zu verrichten. Zum Beispiel arbeiten sie in ihrem Projektmanagement-System, beziehen ihre Kundeninformationen aus ihrem CRM-Tool und bilden Prozesse für Bestellungen und Versand ab. Die Konsequenz: Sämtliche Kommentare, Ideen und Fragen zu generellen Unternehmensinformationen stehen im ursprünglichen Intranet. Die Mitarbeiter-App allein wäre für diese Mitarbeiter nicht ausreichend, da sie den benötigten Funktionsumfang gar nicht liefern kann.

Die Anwendungsfälle für mobile Nutzer auf der anderen Seite beschränken sich üblicherweise auf einen News Feed, eine Chat-Funktion und Benachrichtigungen, da sie die App nur aus diesen Gründen aufrufen. Ihnen steht nur die Mitarbeiter-App zur Verfügung, also spielt sich für sie auch automatisch alles in der App ab.

Des Weiteren versuchen sich Desktop-Nutzer für gewöhnlich stärker im Unternehmen einzubringen, teilen Ideen und Erfahrungen, bauen Wissensdatenbanken auf und befürworten eine offene Feedback-Kultur. Der mobile Anwendungsfall zielt dagegen eher auf eine Top-down-Kommunikation, eine unkomplizierte Benutzung, eine schnelle Informationsbeschaffung und eine einfache Kommunikation in Bezug auf die wichtigsten Themen ab.

Auf Grund dieser Unterschiede werden für alle Mitarbeiter zwei verschiedene Welten geschaffen - die tägliche Desktop-Welt und auf der anderen Seite die gelegentliche Mobile-App-Welt. Die Kluft zwischen den Mitarbeitern wird so immer größer und alle fragen sich: „Welches Tool nutze ich für welchen Zweck?“

Würden wir nur über die Mitarbeiter-App an sich sprechen, hätten wir folglich gar kein großes Problem. Da die Mitarbeiter-App aber eure bestehenden Tools vernetzten und die Informationen aus eurem ursprünglichen Intranet abbilden soll, setzt sie voraus, dass ihr bereits ein bestehendes Intranet und weitere Tools in eurer Firma zur Verfügung habt, die ihr mit der Mitarbeiter-App verbinden wollt. Tools, die Zugänge und Lizenzierungen erfordern, die Blue-collar-Angestellte meist nicht haben. Im Umkehrschluss müssen die Administratoren die Informationen entweder auf zwei Tools aufteilen oder die Hälfte eurer Mitarbeiter hat nur beschränkt Zugriff auf Informationen. Doch eines ist klar: Zwei Systeme für denselben Zweck über einen längeren Zeitraum zu pflegen ist sehr ineffizient.

 

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Erreiche alle Mitarbeiter

Der digitale Arbeitsplatz unterliegt ständiger Veränderung. Anforderungen und Technologien werden fortwährend entwickelt und die Geschwindigkeit dieser Entwicklungen nimmt mehr und mehr zu.

In den meisten Fällen vertrauen verschiedene Abteilungen auf unterschiedliche Tools, da sie oft nicht die gleichen Ansprüche haben. Die interne Kommunikation hingegen ist das Instrument der Firma, mit dem alle Mitarbeiter erreicht und News und Informationen transparent werden. Für eine firmenweite Kommunikation ist es entscheidend, dass es einen Kontaktpunkt auf einer zentralen Plattform gibt. Diese zentrale Plattform, häufig noch als Intranet bekannt, bietet alle erforderlichen Informationen und regelmäßige Updates, sie erhöht die Vernetzung zwischen den Mitarbeitern und dient als Absprungbrett auf andere Kollaborationssysteme. Der Funktionsumfang auf mobilen Endgeräten ist auf ein Minimum beschränkt und kann für die Desktop-Nutzung erweitert werden, während trotzdem dieselbe Plattform genutzt wird. Folglich wird sie auch als Front-Door-Intranet zum (digitalen) Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiter angesehen.

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Eine digitale Heimat schaffen

Wenig überraschend: Auch ein Front-Door-Intranet kann nicht über Nacht umgesetzt werden. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es also leider nicht. Trotzdem kann man sagen, dass  Nutzerakzeptanz, Employee Engagement und transparentes Change Management Schlüsselfaktoren sind, um mit eurer Kommunikationsstrategie erfolgreich zu sein. Für Akzeptanz und Nutzung ist es ausschlaggebend, eine digitale Heimat für eure Mitarbeiter als Front-Door-Intranet zu schaffen. Als Einstiegstor ist es der Ort für jeden im Unternehmen - egal, in welcher Position er sich befindet, welcher Beschäftigung er nachgeht oder wie oft er sich einloggt. So schafft ihr ein Umfeld, in dem jeder Mitarbeiter die gleichen Möglichkeiten hat, um an Informationen zu kommen, mit Kollegen zu interagieren und sich im Unternehmen einzubringen. Eine digitale Heimat zu implementieren ist der erste Schritt, um eine erfolgreiche digitale Kultur zu schaffen. Fazit: Es ist immer profitabler in eine revolutionäre Vision zu investieren, als in eine kurzweilige Verbesserung.

 

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AUTOR

Jessica Stark

Jessica ist Sales Managerin bei COYO und begleitet Kunden im Entscheidungsprozess für ein Social Intranet. Im COYO-Blog informiert sie über Nutzererfahrungen, sowie Herausforderungen und Herangehensweisen bei der Einführung einer digitalen Heimat.

VERÖFFENTLICHT AM

13.02.2019