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Interview mit T-Systems MMS: Wie man mit Lean-Ansätzen ein Social Intranet einführt.

Kevin Hähnlein, Digital Workplace Consultant bei der T-Systems Multimedia Solutions unterstützt Kunden bei der Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes und hat dabei neben der Lean Workplace-Methode große Erfahrungen im Bereich Conversational Interfaces sowie Enterprise Messaging. 


Was sind die großen Herausforderungen bei der Einführung eines Social Intranets?

Eine Problematik bei der Einführung eines Social Intranets ist, dass viele denken, sie wüssten, was für ein Social Intranet ihr Unternehmen benötigt. Dabei wird oft darauf geachtet, dass das Social Intranet modern ist und sich an den Funktionalitäten eines privaten Social Networks orientiert. Inhalte sollen einfach teilbar sein und die Nutzer sollten die Möglichkeit haben, mit diesen Inhalten interagieren zu können. Dadurch kann es jedoch leicht zu einem Missmatch zwischen aktivierten Social-Features und der aktuellen Unternehmenskultur kommen. Eine große Herausforderung besteht deshalb darin, zu erkennen, wie viele Social-Features zur aktuellen Kultur im Unternehmen passen. Erfahrungswerte einer anderen Organisation, die erfolgreich mit einem Social Intranet arbeitet, garantieren dabei aber meist keinen Erfolg. Denn arbeitet ein Unternehmen erfolgreich mit einem Social Intranet, muss dieses nicht zwingend das passende für mein Unternehmen sein.


👉🏻 Zusammenfassend:
Kultur und Konfiguration müssen zusammenpassen. Leider kann man das in keiner IST-KANN-SOLL-Liste abbilden, sondern muss das im besten Fall über einen Lean-Ansatz erarbeiten. 

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„Leanes“ Vorgehen bei Social Intranet - was können wir uns darunter vorstellen?

Das „Leane“-Vorgehen bei der Einführung eines Social Intranets ist angelehnt am Prinzip des Lean-Startups und verwendet dafür ein Minimal Viable Pilot (MVP). Dabei wird eine stark vereinfachte Version des Social Intranets erstellt, das nur die grundlegenden Funktionen der späteren Vollversion enthält und schon früh von den Usern erprobt werden kann. Hierfür eignet sich beispielsweise COYO aufgrund seiner Verfügbarkeit aus der Cloud sehr gut. Das Vorgehen wird dabei prinzipiell in zwei Phasen aufgeteilt:

In der ersten Phase des Lean-Ansatzes werden Fokusgruppen gebildet, die aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen aller Hierarchieebenen zusammengesetzt werden. Dabei können beispielsweise schon Power-User und spätere Influencer ermittelt werden. Diese erarbeiten in Workshops gemeinsam mit uns einen Software-Anforderungskatalog, der für die Entwicklung eines MVP herangezogen wird. Durch die Miteinbeziehung der Mitarbeiter kann dabei nicht nur auf die von ihnen formulierten technischen und funktionellen Anforderungen zurückgegriffen werden, sondern gleichzeitig auch der Reifegrad der Unternehmenskultur bestimmt werden. Somit wird schnell erkannt, ob es schon eine „Like- und Sharing-Kultur“ gibt oder Mitarbeiter noch nicht dafür bereit sind.

"Es wird schnell erkannt, ob es schon eine „Like- und Sharing-Kultur“ gibt."

In der zweiten Phase werden von kleinen Pilotgruppen anhand des MVP die Anforderungen erprobt, die zuvor in den Workshops erarbeitet wurden. Die in den Fokusgruppen erarbeiteten Use Cases, bspw. „Wie einfach ist es, einen Blog-Beitrag zu erstellen?“, sollen dabei von den Test-Usern auch an verschiedenen Plattformen getestet werden, um eine Vergleichbarkeit zwischen den Technologien herzustellen.

Teilnehmer der Fokusgruppen sind dabei unbedingt auch in den Pilotgruppen vertreten und können somit die Umsetzung der zuvor von ihnen geäußerten Anforderungen direkt erproben. An der Durchführung nehmen dabei bei unseren bisherigen Projekten in größeren mittelständischen Unternehmen normalerweise zwischen 100-200 Personen über einen Zeitraum von 3 bis 4 Wochen teil.

Dieser Ansatz bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Im Vergleich zum traditionellen Wasserfall-Ansatz, bei dem das gesamte Projekt Schritt für Schritt durchgeplant wird, wird hier bewusst auf die Erstellung von einem Lastenheft oder auch Grobkonzepten verzichtet. Stattdessen werden die späteren User – die Mitarbeiter des Unternehmens –direkt mit einbezogen. Der Einbezug der Mitarbeiter ist dabei die große Stärke des Lean-Social-Intranets-Ansatzes. Diese bekommen letztendlich nicht ein fertiges Produkt vorgesetzt, sondern können aktiv an dessen Gestaltung mitwirken.

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Ist ein Lean-Ansatz nicht mit vielen Risiken gegenüber einem klassischen Projektvorgehen verbunden?

Natürlich gibt es bei der Lean-Methode auch Risiken. So kann bspw. eine wichtige Stakeholder-Gruppe vergessen werden. Dies wird aber aufgewogen vom Geschwindigkeitsvorteil der MVP-Methode, da hier den Mitarbeitern direkt ein Testtool zur Verfügung steht. Zudem werden die Mitarbeiter im gesamten Prozess immer mitgenommen. Zum Ende der MVP-Phase werden hierbei auch andere Gruppen, wie bspw. die interne IT, stärker mit eingebunden, um spezielle Anforderungen hinsichtlich der Datensicherheit zu prüfen.

Zwar kann die Einführung immer noch in Form eines Big Bangs durchgeführt werden, auf dem Weg dorthin wird aber durch qualitatives und quantitatives User-Feedback garantiert, dass das einzuführende Social Intranet den User-Anforderungen und der Unternehmenskultur entspricht.

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Bei T-Systems MMS setzt ihr immer mehr auf einen eigenen Lean-Ansatz. Bei welchen Kunden habt ihr für Social-Intranet-Lösungen bereits dieses Vorgehen angewendet?

Wir nutzen unseren Ansatz nicht nur für Social Intranet-Lösungen, sondern beispielsweise auch für den Digitalen Arbeitsplatz.

Wir haben mit Blick auf Social-Intranet-Lösungen unsere Methode bereits bei mehreren deutschen Unternehmen aus dem Chemie, Automobil- oder Bankbereich angewendet. 

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AUTOR

Leonard Zenouzi

Leonard verantwortet als Team Lead das Partner Management bei COYO. Im Blog informiert er euch über sämtliche Neuigkeiten rund um die Partner von COYO.

VERÖFFENTLICHT AM

20.06.2019