chris-barbalis-sSpzZHg6Xd8-unsplash

Interview mit Silpion IT-Solutions: So sollte es nach dem Launch des Social Intranets weitergehen

Nicole Pingel unterstützt als Senior Consultant der Beratungseinheit Silpion Consulting Kunden bei der Einführung von Social-Intranet- und Digital-Workplace-Plattformen. Ihre Erfahrung zeigt: Der Schlüssel zum Erfolg liegt jenseits des Roll-outs.


Seit über sieben Jahren helft ihr euren Kunden schon dabei, Social Intranet Plattformen einzuführen. Was passiert in Unternehmen nach dem Go-Live?

Der Tag des Go-Live ist immer sehr aufregend: Man hat seit Monaten auf ihn hingearbeitet und nun ist er da. Bei den Projekt-Verantwortlichen fällt da viel Druck ab, die Korken knallen und ein wohliges Gefühl von „geschafft!“ macht sich breit. Wir haben früh die Erfahrung gemacht, dass die dauerhafte Nutzerakzeptanz davon abhängig ist, wie es ab diesem Punkt weiter geht. Wird das Projekt „Social Intranet“ hier als beendet betrachtet, kommt es nicht selten dazu, dass die Mitarbeiter, nachdem die erste Neugier abgeflacht ist, wieder in alte Muster zurückfallen: Die E-Mail feiert ihr Comeback als Kommunikationsmedium Nummer 1 und der Blick ins Social Intranet gilt bestenfalls noch der Kantinen-Speisekarte. Unserer Erfahrung nach müssen schon während des Einführungsprojekts Maßnahmen ergriffen werden, um dem entgegenzuwirken.
agenda-concept-development-7376

Was empfehlt ihr?

Zunächst ist es wichtig mit einem agilen Grundverständnis an das Projekt heranzugehen. Der zentrale Gedanke dabei ist: „Fertig gibt’s nicht“. Wenn das Social Intranet der Dreh- und Angelpunkt für Austausch und Zusammenarbeit werden soll, muss es fortlaufend weiter entwickelt werden. Auch wenn das Einführungsprojekt aus organisatorischen Gründen mit dem Go-Live beendet werden muss, sollte daher schon im Vorfeld ein Konzept für das Plattform Management nach dem Roll-out erarbeitet werden.

Wie sollte ein solches Konzept aussehen?

Vor allem sollte daran gedacht werden, verschiedene Rollen zu definieren und diese auch mit ausreichend zeitlichen Ressourcen auszustatten. Besonders wichtig ist eine Person, die für die Weiterentwicklung und Pflege der Plattform die Verantwortung trägt – ein Product Owner für das Social Intranet, um bei der agilen Denkweise zu bleiben. Schon während des Einführungsprojekts wird üblicherweise ein Konzept für Erfolgsmessung und Feedback-Erhebung erarbeitet. Es werden z.B. Analytics Tools verwendet, um quantitative Daten zur Nutzung der Plattform zu erhalten. Zusätzlich kann durch Umfragen oder Fokusgruppen qualitatives Nutzer-Feedback gewonnen werden. Diese Analysen geben Aufschluss darüber, welche Aspekte des Social Intranets bereits sehr beliebt sind. Gleichzeitig wird aber auch deutlich, was noch nicht gut funktioniert oder den Nutzern fehlt. Hier kann der Product Owner ansetzen, um Bestehendes zu optimieren und nach und nach neue Features auszurollen. So wird für die Zukunft sichergestellt, dass die Plattform immer den aktuellen Standards entspricht und in der Lage ist, sich im Laufe der Zeit veränderten Anforderungen anzupassen. Manchmal hilft dabei auch ein frischer Blick von außen: Wir bieten unseren Kunden beispielsweise Reviews für ihre bestehenden Social Intranets an, um mithilfe unserer langjährigen Erfahrung neue Impulse und Ideen für die Optimierung ihrer Plattform zu gewinnen.

businessman-collaborate-collaboration-872957


Sind Unternehmen also mit einem Konzept für eine kontinuierliche Verbesserung auf der sicheren Seite?

Das ist schon einmal ein guter Anfang. Jedoch ist gerade in größeren Unternehmen auch ein aktives Community Management gefragt. Ein Community Manager stellt bei Weitem nicht nur die Einhaltung der Community Guidelines sicher. Bestenfalls ist er das menschliche Gesicht des Social Intranets und steht den Kollegen mit Rat und Tat zur Seite – online wie offline. Gerade für das Onboarding neuer Mitarbeiter bleiben diese Hilfestellungen auch über den Roll-out hinaus relevant. Zudem kann der Community Manager kleinere Workshops für Teams anbieten, um mit ihnen herauszuarbeiten, wie das neue Social Intranet ihre Arbeitsprozesse bestmöglich unterstützen kann.

Nicht zu vergessen sind auch die Führungskräfte und Multiplikatoren. Deren Unterstützung stellt einen der wichtigsten Erfolgsfaktoren für den Launch des Social Intranets dar. Aber auch im späteren Verlauf ist es wichtig, einen lebendigen Kontakt mit diesen Schlüssel-Personen aufrecht zu erhalten. Bestenfalls wird ihnen ein Coaching angeboten, um sie beim Umgang mit der Plattform und den Veränderungen, die mit ihr einhergehen, zu unterstützen. Denn der Vorbild-Effekt kann sich auch umkehren: Fallen diese Meinungsführer wieder in alte Verhaltensweisen zurück, werden andere Mitarbeiter es ihnen gleichtun.

Picture of Leonard Zenouzi
AUTOR

Leonard Zenouzi

Leonard verantwortet als Team Lead das Partner Management bei COYO. Im Blog informiert er euch über sämtliche Neuigkeiten rund um die Partner von COYO.

VERÖFFENTLICHT AM

17.07.2019