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Interview mit HIRSCHTEC: "Der Kann&Kann-nicht-Ansatz hilft bei der Tool-Auswahl nicht weiter!"

Felix Schröder, Leiter Team Strategie & Mitglied der Geschäftsleitung bei der Full-Service Intranet Agentur HIRSCHTEC erklärt im Interview mit COYO, warum wir bei der Tool-Auswahl beim Digital Workplace in Szenarien denken müssen und der klassische "Kann & Kann-Nicht“-Ansatz nicht weiterhilft.   

 

Unternehmen stellen häufig kurz nach der Einführung eines Digital Workplace Tools fest, dass sie sich für die falsche Lösung entschieden haben. Wie kann das eigentlich passieren?

"Das passiert in der Regel dadurch, dass man sich als Unternehmen bei der Auswahl nur auf einige wenige Tools konzentriert und sehr früh eine Shortlist erstellt, ohne die jeweiligen Produkte wirklich zu verstehen. Der Markt für „Digital Workplace“-Lösungen ist sehr fragmentiert und es ist daher wichtig, nicht in einzelnen Tools, sondern vielmehr in Tool-Szenarien zu denken — also wie verschiedene Tools zusammenwirken."

Was sind die generellen Hauptkriterien zur Auswahl einer „Digital Workplace“- Lösung?

"Das sind zum einen die funktionalen Anforderungen. Hierzu gehören Chat, Microblog, Nutzerprofile – sprich, die gesamte funktionale Anforderungsliste. Genauso wichtig sind aber die technischen Rahmenbedingungen. Die erwähnten Tools müssen also auch zur technischen Infrastruktur des Kunden passen. Das bedeutet, dass man bei der Auswahl immer die Voraussetzungen (zum Beispiel die tatsächlich vorhandene Hardware-Ausstattung im Unternehmen) berücksichtigen sollte. Dazu gehört auch, sich Fragen zu stellen wie: Haben alle Mitarbeiter ein Smartphone? Gibt es eine Bring-Your-Own-Device Policy? Haben alle Mitarbeiter einen Desktop-PC-Zugang?

Letztendlich muss die Lösung mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Dazu gehört zum Beispiel auch die Unternehmenskultur. Wenn ich in dieser Hinsicht eine Veränderung anstoßen möchte, dann kann ich keinen „Top-Down“-Kommunikationsansatz wählen, sondern werde mich eher nach einer „Social Intranet“-Lösung umsehen."




Ist die Entscheidung nicht komplett subjektiv, zum Beispiel beim Design und bei der Usability?

"Das ist ein sehr emotionales Thema, deswegen sollte man im ersten Schritt immer zunächst die Funktionen der diversen Tools analytisch aufnehmen, um dann eine fundierte Priorisierung der Anforderungen durchzuführen.

Bei HIRSCHTEC definieren wir für Kunden die Top-Anwendungsfälle und spielen diese mit kompatiblen Lösungen durch. So können Unternehmen schon einen ersten Eindruck davon gewinnen, welche Tools ihren Vorstellungen am meisten entsprechen.

Im Anschluss nutzen wir Referenzen von vorherigen Projekten, um dem Kunden auch einen visuellen Eindruck zu vermitteln.  Der letzte Faktor sind dann natürlich unsere eigenen Erfahrungen, die wir über die Zeit gesammelt haben. Dank diesen können wir heute zum Beispiel sagen, dass die Einführung einer Lösung wie COYO deutlich einfacher ausfällt als reine SharePoint-Projekte ohne Add-ons."

Aufgrund des Designs und der Usability?

"Ja genau, ihr seid sehr dicht an den Standards dran, die man aus dem Internet kennt. Was heißt, dass der Nutzer nicht umdenken oder umlernen muss, sondern das alles genauso funktioniert, wie er das erwarten würde.

Doch auch wenn man alles durchspielt und alle Elemente berücksichtigt, kann immer noch der Fall eintreten, dass es zu keiner eindeutigen Präferenz für eine Lösung kommt. In solch einer Situation, in der man am Ende immer noch zwei Lösungen zur Auswahl hat und in der sich das Projektteam nicht entscheiden kann, machen wir häufig Nutzerakzeptanz-Tests.

In diesen Fällen bauen wir eine Testgruppe auf, die aus weiteren Mitarbeitern des Unternehmens besteht, die nicht am Kernprojekt beteiligt sind und die idealerweise das gesamte Unternehmen repräsentieren (Produktion, Management, usw.). Diese erfüllen unterschiedlichste Aufgaben, haben verschiedenste Meinungen und Anwendungsfälle. Diese Testgruppe lässt man die unterschiedlichen Situationen durchspielen, sodass sie die zwei Lösungen bewerten können. So kann man dem Ganzen dann meist gut Herr werden."

Wie wichtig ist es, die Anforderungen an ein Digital Workplace Tool vorher genau zu bestimmen? Wie geht man hier am besten vor?

"Für uns ist das ein sehr stringenter Prozess. Das heißt: Wir definieren zuerst zusammen die Ziele und priorisieren sie. Dann gehen wir unseren gesamten Anforderungskatalog durch. Da wir so viele verschiedene Lösungen im Portfolio haben, wissen wir, was diese können und eben was auch nicht.

Konkret heißt das: Wir fragen bewusst nicht “Was möchtest du?”, sondern gehen jede einzelne funktionale Anforderung zusammen durch, ohne uns auf eine spezifische Lösung zu fixieren. In Bezug auf den Microblog würde das zum Beispiel bedeuten, dass wir fragen: Was soll er können? Soll er @-Mentions haben? Sollen Hashtags benutzt werden?

Wichtig ist dabei, dass wir nicht mehr nach dem „Kann & Kann nicht“-Prinzip arbeiten, da die meisten Lösungen nun 95 % aller Anforderungen theoretisch erfüllen können. Stattdessen stellen wir Tools gegenüber, bei denen wir sagen können: “Bei dieser Funktion ist das Tool eine Referenz und absoluter Benchmark, und bei dieser anderen Funktion eben nicht…”. So gelangen einzelne Lösungen dann auf die Shortlist."

Wird die Unternehmenskultur dabei ausgeklammert?

"Nein, diese wird bei der Festlegung der Ziele berücksichtigt. Allerdings kann ich ein Unternehmen nicht fragen “Was für eine Kultur habt ihr?” und sofort anfangen Tools auszusortieren, denn vielleicht möchte das Unternehmen ja von dieser Kultur weg.

Deswegen ist es wichtig, die Ziele zu verwerten und nicht die Ist-Kultur. Wir kennen viele Unternehmen, von denen wir ja mit COYO auch einige gemeinsam haben, die ursprünglich gar kein Social Intranet gesucht haben und ein vollkommen anderes Bild hatten. Aber da bei den Gesprächen herausgekommen ist, dass alle Mitarbeiter erreicht werden sollten und man mobil unterwegs sein wollte, hat man sich genau darauf konzentriert, um diesen kulturellen Faktor gut abbilden zu können."


Welche Rolle spielt die bestehende Tool-Landschaft in einem Unternehmen beim Auswahlprozess?

"Sie ist durchaus sehr wichtig, da sie natürlich eine Basis bietet und gewisse Überschneidungen. Wenn ich mir jetzt zum Beispiel vorstelle, dass ich im Unternehmen Slack benutze und ein neues System wie COYO einführen möchte, dann haben in diesem Fall beide Lösungen eine Chat-Funktion. Beide Chat-Systeme sind aber sehr unterschiedlich und ich werde in Slack nur schwer News Top-Down verteilen können, weil das Tool nicht dafür gemacht ist."

Was können Gründe sein, dass ein Tool von vornherein ausgeschlossen wird?

"Das kann beispielsweise die Unternehmensstrategie sein. Wenn ein Unternehmen beispielsweise sagt, dass es eine Microsoft-Strategie fährt und alle Lösungen auf Microsoft basieren müssen, dann respektieren wir das. Es können auch technische Einschränkungen sein, sei es beim Hosting (bspw. Cloud kommt nicht infrage) oder anderen Aspekten. Aber es können natürlich auch einfach Anwendungsfälle sein, die von einigen Tools nicht gedeckt werden."alphabet-board-game-cardboard-278890

Muss es immer das eine passende Tool für alle Einsatzzwecke sein oder kann auch eine Kombination aus verschiedenen Tools eingesetzt werden?

"Kombinationen sind definitiv möglich. Wir denken eher in Szenarien, wo wir zum Beispiel sagen: “Ist doch toll, dass du einen SharePoint hast, aber lass‘ uns ihn dafür einsetzen, wofür er gedacht ist.” Daneben können wir aber COYO als Intranet-Lösung nutzen, da ein Umbau von SharePoint viel umständlicher wäre. Parallel kann man dann zum Beispiel Prozesse wiederum in SharePoint oder noch ganz anderen Tools abbilden.

In Szenarien zu denken ist oft viel kostengünstiger und effizienter, weil sie sich schon bewährt haben. Kurz gesagt: Wenn du von Anfang an weißt, dass du in einer Situation auf einer Rennstrecke fahren musst und in einer anderen durch die Berge, dann wirst für beides nicht das gleiche Auto benutzen, weil eines für die jeweilige Situation natürlich besser funktioniert. Ideal ist es aber, beide zu haben."

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AUTOR

Leonard Zenouzi

Leonard verantwortet als Team Lead das Partner Management bei COYO. Im Blog informiert er euch über sämtliche Neuigkeiten rund um die Partner von COYO.

VERÖFFENTLICHT AM

23.04.2019