Interne Kommunikation schließt die Home-Office-Lücke und macht glücklich

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 25.06.2020

Während der Corona-Pandemie ist „Social Distancing“ das Gebot der Stunde und viele Unternehmen haben innerhalb weniger Tage ihre Organisationsstrukturen und Prozesse auf das Arbeiten im Home-Office umgestellt. Wie sich die soziale Distanz auf die arbeitende Bevölkerung als Individuen auswirkt, diskutieren die Medien seit Wochen. Das Ergebnis: Das Ausbleiben sozialer Kontakte, wie man sie aus dem Büro kennt, ist insbesondere für Alleinstehende oft sehr belastend. Wie aber wirkt sich die räumliche Distanz auf das Verhältnis zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitern aus? Wie kann ich meine Mitarbeiter im Home-Office erreichen und ein positives Arbeitsklima schaffen?

Während der Corona-Pandemie ist „Social Distancing“ das Gebot der Stunde und viele Unternehmen haben innerhalb weniger Tage ihre Organisationsstrukturen und Prozesse auf das Arbeiten im Home-Office umgestellt. Wie sich die soziale Distanz auf die arbeitende Bevölkerung als Individuen auswirkt, diskutieren die Medien seit Wochen. Das Ergebnis: Das Ausbleiben sozialer Kontakte, wie man sie aus dem Büro kennt, ist insbesondere für Alleinstehende oft sehr belastend. Wie aber wirkt sich die räumliche Distanz auf das Verhältnis zwischen Unternehmen und ihren Mitarbeitern aus? Wie kann ich meine Mitarbeiter im Home-Office erreichen und ein positives Arbeitsklima schaffen?

In Krisenzeiten ist eine schnelle, unkomplizierte und verlässliche Kommunikation im Unternehmen wichtiger denn je. Es besteht höherer Kommunikationsbedarf infolge räumlicher Distanz – sowohl der Mitarbeiter untereinander als auch zwischen der Unternehmensführung und der Belegschaft. Das lässt sich auf einer gemeinsamen Plattform, wie einem Social Intranet, sehr gut managen. Im Intranet tauschen sich Arbeitsgruppen in Workspaces aus, und Mitarbeiter kommunizieren in Echtzeit per Chatfunktion. Die Unternehmensleitung verteilt per Top-Down-Kommunikation alle wichtigen Informationen und Neuigkeiten zielgenau an die Mitarbeiter, damit niemand außen vor ist. So verbessert sich langfristig das Arbeitsklima, denn uninformierte Arbeitnehmer fühlen sich übergangen und werden unzufrieden.

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Ein moderner, digitaler Arbeitsplatz sorgt für ein gutes Miteinander

Das Ziel eines jeden Unternehmens muss es also sein, das Intranet zu einer attraktiven Plattform zu machen, auf der sich die Mitarbeiter gerne aufhalten und miteinander kommunizieren. Andernfalls kommen selbst zentral kommunizierte Informationen nicht an, und die Mitarbeiter verständigen sich im Zweifelsfall über WhatsApp oder andere Dienste der „Schatten-IT“. Das kann niemand wirklich wollen. Besser also eine gemeinsame Plattform, auf der interne Nachrichten und Dateien sicher ver- und geteilt werden.

Wie mache ich das Intranet zu einem „digitalen Zuhause“ für meine Mitarbeiter?

Wenn sich im Intranet alle wohlfühlen, knüpfen Kollegen schnell Verbindungen zueinander, und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen steigt. Damit das funktioniert, müssen – nicht nur während der Corona Pandemie – Anreize zur Nutzung des Intranets geschaffen werden, die über den reinen Austausch von Informationen und Dateien hinaus gehen. Beispiele für eine gelungene Aktivierung der Mitarbeiter sind der News-Feed, ein schwarzes Brett oder Gamification-Ansätze, wie Gewinnspiele oder Adventskalender.

Im Newsfeed, auch Timeline genannt, erstellen und kommentieren die Mitarbeiter Beiträge und teilen Dokumente, Bilder und Videos mit den Kollegen. Auf neue Nachrichten kann man z.B. mit einem Kommentar oder Like direkt reagieren. Die Funktionen ähneln denen sozialer Netzwerke und animieren zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Der Grundgedanke dahinter ist, dass alle Mitarbeiter Themen aktiv vorantreiben und eigenen Input liefern können. Die Timeline ist aber nicht nur ein Medium zum Austausch fachlicher Themen, sondern auch eine Plattform zur persönlichen Vernetzung. In separaten Workspaces können Fotos aus dem Home-Office, Bastelanleitungen für die Kinder oder Memes zur gegenseitigen Motivation geteilt werden – hier ist alles erlaubt.

 
„Fotos aus dem HO, Bastelanleitungen, Memes – hier ist alles erlaubt.
 

Einen weiteren Anreiz, das Intranet regelmäßig zu nutzen, schafft das virtuelle Schwarze Brett. Auf diesem elektronischen Marktplatz im Intranet veröffentlichen Mitarbeiter Gesuche und Angebote. Gerade während der Corona Zeit entrümpeln viele den Keller oder Dachboden und suchen nach einem Abnehmer für ihre alten Schätze. Auf dem Schwarzen Brett können sie Anzeigen strukturiert verfassen und zeitgleich über Sportgeräte und Hobbies ins Gespräch kommen. Durch diese Verlagerung privater (Shopping-)Aktivitäten auf eine unternehmensinterne Plattform steigt sowohl die Nutzung des Intranets als auch die Identifikation mit dem Unternehmen.

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Eine besondere Herausforderung in der momentanen Corona-Situation ist das Onboarding neuer Mitarbeiter. Diese sollten sich direkt willkommen fühlen und trotz der räumlichen Distanz ihre Kollegen persönlich kennenlernen. Warum dafür nicht einen Chatbot ins Intranet integrieren, der die „Neuen“ in der Eingewöhnungsphase automatisiert, aber trotzdem persönlich unterstützt? Egal, ob Checklisten für das Ausfüllen des Nutzerprofils oder kleine Challenges, wie eine Verabredung zur virtuellen Kaffeepause mit Kollegen: Der „Onboarding-Bot“ erleichtert die Integration und sorgt dafür, dass auch neue Mitarbeiter sich im Intranet und im Unternehmen schnell Zuhause fühlen.

Fazit: Räumliche Distanz – ja, soziale Distanz – nein!

Während der Corona-Pandemie ist Abstand halten zu einer wichtigen Maßnahme geworden. Aber auch wenn viel von „Social Distancing“ gesprochen wird, sollten Menschen nur räumlich und nicht sozial voneinander Abstand halten. Damit Mitarbeiter im Home-Office nicht „vereinsamen“, müssen sie integriert werden. Das geschieht am besten durch Animierung zu lebendiger interner Kommunikation und Nutzung des Intranets in allen Arbeits- und Lebenslagen. So wächst trotz räumlicher Distanz das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen, und langfristig steigen Produktivität und Zufriedenheit.

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Autor

Karen Böhnke

Karen ist Marketing Managerin des IT-Dienstleisters empulse und versorgt Fans von Social Intranets und Digital Workplaces mit den neuesten Entwicklungen und nützlichen Tipps. Sie beschäftigt sich vor allem mit aktuellen Themen rund um den digitalen Arbeitsplatz und digitale Prozesse.