In 7 Schritten zur Digitalisierung (inkl. Checkliste)

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 12.06.2020

Die Corona-Krise hat das Thema „Digitalisierung“ ganz oben auf die Tagesordnung gesetzt und es zu einem der populärsten Buzzwords der letzten Monate gemacht. Vom kleinen Unternehmen bis hin zum großen Konzern – der digitale Wandel zwingt Firmen zum Umdenken und verlangt nach neuen Prozessen, Strukturen und Regeln. Von der Internen Kommunikation über HR bis hin zum CEO – sämtliche Entscheider beschäftigen sich zur Zeit damit, wie aufwendig, kostenintensiv und vor allem wie erfolgsversprechend so ein Projekt ist. Um es kurz vorweg zu nehmen: JA, eine Digitalisierung ist aufwendig – aber JA, dieser Aufwand lohnt sich. Ihr seid bereit loszulegen? Perfekt, dann kommen hier die 7 Schritte, die ihr beachten solltet, wenn ihr in eurem Unternehmen mit der Digitalisierung starten wollt.

1. In der Ruhe liegt die Kraft

Der Zeitpunkt für die Digitalisierung eines Unternehmens ist perfekt, denn nie war es wichtiger, folgende Frage zu stellen:


💡 Kann eine digitale Lösung Prozesse in meinem Unternehmen verbessern?


Ihr habt die Frage bejaht? Dann gibt es einiges zu tun. Trotzdem solltet ihr (trotz Vorfreude und mobilisierter Schaffenskraft) nicht voreilig und unüberlegt neue Tools und Prozesse einführen. Bei einem Vorhaben wie diesem ist es wichtig, gründliche Vorarbeit zu leisten und eine Strategie festzulegen. So eine Transformation funktioniert nur, wenn man genau weiß, welche Potenziale sich aus der Digitalisierung ergeben und in welche Richtung das ganze Projekt gehen soll. Tipp: Bezieht dabei nicht nur Führungspersonen mit ein, sondern wählt einzelne Mitarbeiter verschiedenster Abteilungen aus, die das Vorhaben mit innovativem Denken unterstützen.

2. Prozesse optimieren! 🙌🏻

Wenn ihr eure Prozesse optimieren könnt, tun sich viele verschiedene Optionen auf, wie ihr nun vorgehen könnt. Die zwei wichtigsten Fragen, die ihr euch bei der Prozessoptimierung stellen solltet ist:
1. Welchen Mehrwert bietet Option XY für das Unternehmen / die Mitarbeiter / die Kunden?
2. Wo befinden sich ihre Pain Points?

Bei der Prozessoptimierung geht es bspw. um Formulare, die am Computer ausgefüllt werden könnten über digitale Buchhaltung bis hin zu standortübergreifender Projektarbeit verschiedener Abteilungen an einem universellen Dokument. Klingt gut? Ist es auch, denn viele Prozesse lassen sich durch einen digitalen Strukturwandel optimieren. Dabei ist eines jedoch besonders wichtig und nicht zu vernachlässigen: Nachhaltiges Denken. Es gilt also, sich auf den Unternehmensbedarf zu fokussieren und erst danach ein passendes Tool einzuführen. Ein vielversprechender Weg ist die Umsetzung eines Optimierungskonzeptes, in dem Probleme identifiziert und Prozesse definiert werden. So wird schnell ersichtlich, welche Tools der Firma und den Mitarbeitern weiterhelfen können.

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3. Die Digitalisierungsstrategie

Ihr wisst was ihr wollt, kennt eure Ziele und Visionen, habt eine Strategie formuliert, Ressourcen sinnvoll eingeteilt und müsst euch nun für eine Vorgehensweise entscheiden: Offensiv vs. Defensiv.


Defensiv
Wer die Digitalisierung so angeht, möchte die Stärke der Firma oder die Marktführerschaft sichern. Hier geht es nur darum, das Unternehmen punktuell zu verbessern, was kurzfristig gut funktioniert, auf lange Sicht aber nicht ausreicht, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Offensiv
Unternehmen, die aktiv Agieren, sind insgesamt besser beraten, denn sie hinterfragen sich ununterbrochen selbst. Von digitalen Schichtplänen bis hin zur Mitarbeiter-App – wer immer auf der Suche nach einem Mehrwert für seine Mitarbeiter und Kunden ist und Prozesse analysiert und anpasst, wird davon enorm profitieren.

 

4. Alle Mitarbeiter an Bord holen! ⛵️

Die Digitalisierung bringt große Veränderungen mit sich und wird nicht bei jedem Mitarbeiter Jubelstürme auslösen. Einige werden Angst um den eigenen Arbeitsplatz haben oder den Umgang mit der neuen Technik fürchten. Als Leitspruch gilt daher:

👉🏻 Die Digitalisierung im Unternehmen beginnt immer bei den Mitarbeitern.

Für das anstehende Vorhaben ist es extrem wichtig, die Kollegen zu Beteiligten zu machen. Beim Ersetzen von veralteten Routinen muss der Belegschaft nicht nur die neue Vorgehensweise, sondern auch der nachweisliche Anstieg von Produktivität und Effizienz erläutert werden. (Je nach der internen Altersstruktur bedarf dieses Vorhaben Schulungen und Workshops.)

Als Beispiel: Interne Dokumente digital verschicken. Statt die Datei mühselig im Netzwerk von Rechner zu Rechner zu schieben (und der Gefahr von Dopplungen ausgesetzt zu sein), gibt es sehr viel einfachere und schnellere Wege – wie bspw. der Upload in die Cloud oder ein Tool für die Zusammenarbeit. Dort können Mitarbeiter dann sogar gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, haben stets Zugriff auf die aktuellste Version und die Frage „Wo ist eigentlich Dokument XY?“ gehört der Vergangenheit an. Von Beginn an sollte also transparent kommuniziert werden, um die Mitarbeiter für das neue Vorhaben zu sensibilisieren und auch zu begeistern.

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5. Unternehmenskultur & Collaboration-Tools

Fakt ist: Prozessoptimierung beginnt in der Unternehmenskultur – und das diese immer mehr an Bedeutung gewinnt, belegen die Zahlen einer Umfrage von Glassdoor (2019). 77% der Befragten berücksichtigen die Unternehmenskultur bevor sie sich bei einem Unternehmen bewerben und 56 % halten die Unternehmenskultur für wichtiger als das Gehalt, wenn es um die Zufriedenheit am Arbeitsplatz geht. (Wenig überraschend: Diese Aussagen gelten besonders für Millennials und andere Generationen unter 45 Jahren.)

Diese Entwicklung wird sich durch die nachfolgenden Generationen noch weiter steigern und es gilt, sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen und junge, talentierte Bewerber neugierig zu machen und diese dann auch halten zu können. Ein wichtiger Part der Digitalisierung im Bezug auf die Unternehmenskultur sind Collaboration-Tools. (Mehr dazu hier.) Zusammenarbeit ist heute wichtiger denn je und prägen nachweislich die Wahrnehmung des Unternehmens und die Verbindung zwischen Mitarbeitern und dem Management. Mithilfe von Collaboration-Tools wird die Zusammenarbeit erleichtert, Standorte verknüpft, innovatives Denken gefördert und die interne Kommunikation maßgeblich verbessert.

 

6. Bestandsaufnahme, bitte! 👨🏼‍💻

Um das neue Projekt anzugehen, bedarf es einer umfassenden Bestandsaufnahme aller digitalen Tools inklusive Schatten-IT. Gar nicht so einfach, doch um Lösungen und Tools für die Umstellung eines ganzen Unternehmens zu finden, muss die IT-Abteilung wissen, was es bereits gibt – und was ausgedient hat. Da jede Firma ganz unterschiedlich aufgestellt ist, hilft es, sich an folgenden Fragen zu orientieren:

1. Wie viele Mitarbeiter nutzen Computer, Smartphones und/oder Tablets?
2. Welche Arbeitsprogramme stehen der Belegschaft zur Verfügung?
3. Was für Tools nutzen die Kollegen zur Kommunikation?
4. Wo gibt es Schnittstellen, die die Zusammenarbeit von Menschen und Tools verbessern können?
5. Wie steht es bei den identifizierten Tools um die Themen Datensicherheit und DSGVO?

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7. Kontinuität – nur nicht nachlassen!

Die Digitalisierung eines Unternehmens geht nicht von heute auf morgen. Stattdessen ist der Wandel ein Prozess, der nach und nach immer mehr Verbesserungen bringt. Und dieser Wandel ist nie ganz abgeschlossen, sondern bleibt stets ein ständiges Streben nach Verbesserung. Wichtig ist also, auch weiterhin aktiv zu sein, langfristig zu planen und technische Entwicklungen im Blick zu behalten. 


Checkliste zum Downloaden

Um euch bei der Digitalisierung zu unterstützen, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Schritten zusammengestellt. Einfach E-Mail-Adresse eintragen, Liste herunterladen – und mit der Digitalisierung loslegen.


Autor

Melanie Mader

Statt Zahlen hat sie nur Buchstaben im Kopf: Unsere Online-Redakteurin Melanie schreibt im COYO-Blog über alles, was wichtig ist. Thematisch flexibel berichtet sie euch von den aktuellsten Entwicklungen und verrät dabei stets nützliche Tipps und Tricks.