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Die 7 häufigsten Fehler bei der Einführung eines Digital Workplace

Denkst du dir manchmal: „Wow, in unserer Firma gibt es noch so viel ungenutztes Potential!“? Die flexiblen Strukturen jener Firmen, die bereits einen Digital Workplace benutzen, wirken meist so eingängig und sinnvoll. Und bestimmt möchtest du auch gerne die festgefahrenen Abläufe bei euch durch zielführende Kommunikations-Strukturen, Transparenz, Wissensaustausch und Kooperation unter den Mitarbeitern ersetzen. Vielleicht willst du auch die Identifikation aller Mitarbeiter – innerhalb und außerhalb des Firmengebäudes – mit eurem Unternehmen stärken?

 

Wenn das Ziel so attraktiv ist, liegt natürlich nahe, es möglichst schnell erreichen zu wollen. Allerdings führt genau diese Eile oft zu Problemen. Denn die erfolgreiche Einführung eines Digital Workplace, ist eine große Herausforderung. Sie muss gründlich vorbereitet und mit viel Aufmerksamkeit umgesetzt werden. Leider wird diese Aufgabe oft unterschätzt, sodass immer wieder Unternehmen an den gleichen Fehlern scheitern. Damit du und deine Firma es besser machen, haben wir die folgende Liste zusammengestellt. Sie gibt euch alle nötigen Informationen an die Hand, um die häufigsten Hindernisse bei der Einführung eines Digital Workplace souverän zu umschiffen.

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1. Eine Abteilung verantwortet die Einführung des Digital Workplace

Oft wird eine bestimmte Gruppe mit dem Einführen des digitalen Arbeitsplatzes betraut – zum Beispiel die IT-, die Marketing- oder die HR-Abteilung. Das liegt nahe, weil die Expertise dieser Abteilungen besonders relevant ist: Sie kennen sich bestens mit Software, Kommunikation oder Unternehmenskultur aus und sind entsprechend prädestiniert, einen Digital Workplace zu konzipieren.

Die Krux an Abteilungen ist allerdings, dass ihre Spezialisierung auch immer eine Form von Scheuklappen-Denken mit sich bringt. Sie wissen, welche Programme sie selbst für ihre Arbeit benötigen. Vielleicht haben sie sogar Vorschläge, um einige für sie wichtige Abläufe zu optimieren. Aber es wird jeden Marketing-Experten vor eine große Herausforderung stellen, alle für die IT-Abteilung wichtigen Programme aufzulisten. Und die bestmögliche Kombination aus Software-Komponenten für die gesamte Firma zusammenzustellen, dürfte jede Abteilung für sich genommen restlos überfordern.

Die Lösung ist ein aus allen Abteilungen zusammengestellter Expertenpool mit einem unabhängigen Leiter. Dieser kann von außerhalb der Firma stammen, um maximale Neutralität zu ermöglichen. Oder er stammt aus der obersten Führungsebene, um die Priorität des Projektes zu unterstreichen. Dieser bereichsübergreifende Ansatz garantiert, dass beim Einführen eines Digital Workplace keine Abteilung übervorteilt wird. Und das wiederum bringt euch eurem zentralen Ziel einen großen Schritt näher: die für euer Unternehmen ideale Strategie zu finden.

 

2. Keine übergreifende Bedarfsanalyse vorab

Es muss schnell gehen. Die Tragweite des Projekts wird unterschätzt. Die Verantwortlichen schließen von den Bedürfnissen einiger Angestellter auf die anderen. Das Unternehmen besitzt bereits Software-Lizenzen namhafter Anbieter und kauft deshalb auch deren Angebot im Bereich Digital Workplace. Verschiedene Abteilungen sollen ohnehin die Möglichkeit erhalten, sich sehr individuelle Lösungen zusammenzustellen. – Die Gründe für eine mangelhafte Bedarfsanalyse im Vorfeld sind bunt. Das Ergebnis ist jedoch immer das gleiche: Die gewählte Software-Lösung ist nicht ideal!

Nicht alle Software-Angebote sind gleich gut. Und selbst ein sehr durchdachtes Produkt funktioniert nicht für jedes Unternehmen. Wenn beispielsweise das integrierte Programm zur Textverarbeitung einfach nicht den Gewohnheiten oder Ansprüchen der Marketing-Abteilung entspricht, wird sie dieses Tool wahrscheinlich ersetzen. Das zieht allerdings Kompatibilitäts-Probleme  nach sich, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen kooperieren sollen. – Und schon ist die Grundidee des Digital Workplace dahin.

Solche Probleme lassen sich nur durch gute Vorbereitung vermeiden. Dafür wird zunächst analysiert, welche Anforderungen an die verschiedenen Software-Komponenten eines Digital Workplace im Unternehmen vorhanden sind. Anschließend werden verschiedene Angebote miteinander verglichen. Auf diese Weise findet ihr die Software-Lösung, die am genauesten zu euren Bedürfnissen passt und die entsprechend das Beste aus eurer Firma herausholt.

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3. Versäumnis, die Angestellten ins Boot zu holen

Hand in Hand mit der fehlenden Bedarfsanalyse kommt oft das Problem, dass die Mitarbeiter nicht von den Vorteilen und Chancen eines Digital Workplace überzeugt sind. Dies liegt meist an einer überhasteten Umsetzung oder daran, dass die Verantwortlichen das Ausmaß der Veränderungen schlichtweg unterschätzen. Allerdings kann auch ein Mangel an Einfühlungsvermögen gegenüber dem einzelnen Angestellten die Ursache sein.

In der Folge bekommen die meisten Mitarbeiter nur vage mit, „dass bald irgendwelche neuen Programme kommen sollen“. Sie fühlen sich nicht berücksichtigt oder angesprochen. Sie verstehen die Gründe nicht und identifizieren sich nicht mit der neuen angestrebten Unternehmenskultur. Und spätestens wenn die Angestellten merken, dass die Veränderungen gravierend sind und mit gehörigem Aufwand verbunden sind, lehnen sie diese instinktiv ab, boykottieren sie womöglich.

Um dieser Einstellung vorzubeugen, ist es essentiell, die Mitarbeiter so früh wie möglich in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Ihre Anforderungen im Rahmen einer großen Bedarfsanalyse abzufragen, ist dabei schon der erste Schritt in die richtige Richtung. Ihnen die Gründe für die angestrebten Veränderungen plausibel zu machen und Interesse an ihren Ideen zu zeigen, sind weitere. Dies ist jedoch genau die richtige Stelle, um Kreativität zu beweisen! Ein Mitarbeiter-Wettbewerb zur Namensfindung für den neuen Digital Workplace, ein großes Launch-Fest, eine Schnitzeljagd quer durch die neuen Programme. – Es gibt so viele Möglichkeiten, die Identifikation zu fördern. Und es lohnt sich, denn ein Digitaler Arbeitsplatz hat keinerlei Selbstzweck, sondern dient lediglich dem Ziel, die Zusammenarbeit eurer Belegschaft zu erleichtern und zu verbessern.

 

4. Komplexe Benutzerführung und wenig Schulung

Ein Kernproblem mit IT-Produkten tritt auf, wenn die Benutzer sie einfach nicht verstehen. Wenn die Verantwortlichen weder auf eine möglichst intuitive Benutzerführung achten noch ausreichend Schulungsangebote einrichten, erledigt sich das Projekt Digital Workplace womöglich schneller, als ihr diesen Artikel lesen könnt.

Denn Benutzer gehen liebend gerne den Weg des geringsten Widerstandes. Wenn sie ein Programm nicht von alleine verstehen und es auch nicht erklärt bekommen, werden sie wieder zu den ihnen bereits bekannten Lösungen wechseln. Und das gleiche wird passieren, falls zu viel Schulung nötig ist. Selbst der engagierteste Mitarbeiter wird zu seinem alten System zurückkehren wollen, wenn die Hürde sich die neuen Programme anzueignen zu hoch ist. 

Die Lösung liegt nahe: Ist die Benutzeroberfläche des Produktes wirklich intuitiv, simpel und kompakt, können die Angestellten sofort loslegen und sich viele Funktionen selbst erschließen. Für alle komplexeren Vorgänge bietet es sich an, zunächst eine kleine Gruppe zu schulen – beispielsweise die Mitglieder des Expertenpools, die sowieso mit der Einführung des Digital Workplace betraut sind. Diese können dann als Multiplikatoren für ihre Abteilungen fungieren und ihr gelerntes Wissen bedarfsabhängig weitergeben. So wird kein Mitarbeiter unnötig mit Informationen überfrachtet, und am Tag des Launches kann das spielerische Element im Vordergrund stehen.

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5. Zu viele Orte mit Informationen

Vielleicht hängen die Mitarbeiter eines Unternehmens noch an einigen alten Strukturen und Abläufen. Womöglich gab es für die Einführung des Digital Workplace auch keine wirklich durchdachte Strategie. – Ganz egal, welcher Grund dahintersteckt. Wenn die relevanten Informationen an zu vielen verschiedenen Orten hinterlegt werden, wird sich nie ein effizienter Arbeitsablauf durchsetzen.

Der wöchentliche Kantinenplan hängt weiterhin nur am schwarzen Brett. Die Einladung zum Betriebsausflug geht den Angestellten per E-Mail zu. Und die Antragsformulare für einen Bildungsurlaub sind in einem Ordner im Sekretariat der HR-Abteilung abgeheftet. Zu viele Orte, wo Informationen zu finden sind, untergraben die Bedeutung eines Digital Workplace und verhindern, dass das Konzept tatsächlich funktioniert. Darüber hinaus geht eine Unmenge wertvoller Arbeits- und Lebenszeit verloren, wenn jedes Mal drei Orte auf den Kopf gestellt werden müssen, bevor ein Mitarbeiter der gesuchten Information auf die Spur gekommen ist.

In diesem Fall führen nur Disziplin und Konsequenz ans Ziel. Alle relevanten Informationen müssen im Digital Workplace hinterlegt werden – und am besten nur dort, dem „Single Point of Information“. Wo genau ist sekundär, solange eine gute Suchfunktion vorhanden ist. Aber wenn die Neugierde auf den Kantinenplan und der Spaß am Mitarbeiter-Tippspiel eure Kollegen erst einmal auf die richtige Benutzeroberfläche geführt haben, ist das in Sachen Digital Workplace tatsächlich bereits die halbe Miete!

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6. Die Führungsebene entzieht sich

Im Normalfall ist das Management in die Einführung eines Digital Workplace involviert und trägt diese Entscheidung mit. Das bringt allerdings nicht automatisch die Bereitschaft mit sich, selbst bei der neuen interaktiven Kommunikationskultur mitzumachen. Stattdessen scheuen Mitarbeiter aus der Unternehmensführung vor allem vor der Verflachung von Hierarchien zurück, die das Social Intranet mit sich bringt. Darüber hinaus fällt es leitenden Angestellten oft schwer, ihre althergebrachten Vorstellungen über Anwesenheitspflichten, Arbeitszeitkonten und die strikte Trennung von Arbeits- und Privatleben ein wenig aufzuweichen.

Wenn aber weder der Kapitän noch die Offiziere an Bord eines Schiffes gehen wollen – wieso sollte es dann die Mannschaft tun?! Auch im Bezug auf den Digital Workplace hat die Führungsebene eine wichtige Vorbildfunktion. Wenn sie sich gegenüber der neuen Kommunikations- und Unternehmenskultur nicht aufgeschlossen zeigt und bei ihrer konsequenten Umsetzung aktiv mitmacht, werden alle anderen Bemühungen im Sande verlaufen.

Unverzichtbar bei der Einführung eines Digital Workplace ist also der Mut zur Veränderung – auch im Management. Tatsächlich muss ein oft grundlegender Paradigmenwechsel stattfinden, damit die neue Unternehmenskultur wirklich funktionieren kann. Im Detail bedeutet das einen großen Vertrauensvorschuss gegenüber den Mitarbeitern. Das Vertrauen, dass sie ihre Arbeit gut machen werden – auch wenn sie im Home Office sind, wenn sie sich erst am Nachmittag in die Unternehmens-Software einloggen oder wenn sie im Social Intranet eine Stunde über Urlaubserlebnisse diskutieren. Es bedeutet außerdem weniger hierarchische Barrieren, denn selbst der Praktikant kann (und soll) nun die Inhalte der Chefs kommentieren. Und es bedeutet: keine Angst vorm Urlaubsfoto und vorm Katzen-Video! Denn ein Social Intranet muss sozialen Austausch ermöglichen und fördern. Denk also immer daran, dass das Ziel beim Einführen eures Digital Workplace die Verbesserung bestehender Strukturen ist. Und dafür müssen nun mal Veränderungen stattfinden.

 

7. Eine schlechte oder gar keine Mobilversion des Digital Workplace

Viele Hersteller bieten keine komplett ausgereifte Mobilversion ihres Digital Workplace an. Und die Verantwortlichen in den Unternehmen sehen die Notwendigkeit dafür nicht, solange die Version für den Desktop gut funktioniert und vielleicht noch responsive ist. Aber nicht jede responsive Website ist eine wirklich durchdachte mobile Lösung.

2018 benutzten bereits 57 Millionen Deutsche ein Smartphone  – und zwar im Schnitt über drei Stunden täglich! Ähnlich rasant auf dem Vormarsch ist Remote Work, also Arbeit vom Home Office oder von unterwegs. Wenn dabei die Mobillösung eines Digital Workplace nicht gut, schnell und absolut unkompliziert funktioniert, wird sie nicht genutzt. Die Folge ist eine erschwerte Kommunikation und eine quasi unmögliche Kooperation abseits des Desktop. Darüber hinaus gibt es in vielen Unternehmen Mitarbeiter, die nicht am Schreibtisch arbeiten, sondern am Fließband, im Lager oder in der Filiale. Diese Angestellten werden durch eine reine Desktop-Version einfach nicht erreicht.

Zählt man eins und eins zusammen, ist eine sehr gut konzipierte Mobillösung für einen Digital Workplace unverzichtbar. Nur mit ihr sind die Grundideen einer neuen Unternehmenskultur, die auf Mobilität und Flexibilität aufbaut, wirklich umsetzbar. Und nur auf diese Weise können wirklich alle Mitarbeiter erreicht werden. Also achtet unbedingt darauf bei der Wahl eures Anbieters! Dann ist eine wichtige Hürde bei der Einführung eures Digital Workplace bereits genommen. 

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Fazit: Die typischen Fehler beim Einführen eines Digital Workplace sind vermeidbar!

Die Vision, durch die Einführung eines Digital Workplace eine neue Unternehmenskultur zu etablieren und das Potential einer Firma besser auszuschöpfen, ist ungemein attraktiv. Leider soll genau deshalb das Ziel oft so schnell wie möglich erreicht werden. Um die größten Hindernisse auf dem Weg zu einem gut funktionierenden Digital Workplace zu umschiffen, braucht es aber die nötige Zeit und eine informierte Navigation. 

Die typischsten Hindernisse entstehen nämlich genau durch eine mangelnde Vorbereitung und falsche Erwartungen. Deshalb muss ein ausgewogener Expertenkreis aus allen Abteilungen die nötige Aufmerksamkeit in eine Bedarfsanalyse und die Auswahl des richtigen Produktes stecken. Sie müssen die gesamte Belegschaft vor und während der Umsetzung mit ins Boot holen. Und die Veränderungen in der Unternehmenskultur und -kommunikation müssen gewollt und gezielt gefördert werden.

Wenn die Einführung eines Digital Workplace allerdings sowohl geduldig als auch mutig und zielstrebig umgesetzt wird, bietet sich dem Unternehmen damit eine riesige Chance. Denn eine erwünschte private Komponente am Arbeitsplatz, das nötige Vertrauen in die Mitarbeiter, eine geförderte Flexibilität und Mobilität, top-notch Arbeitssoftware und das eine oder andere Katzenvideo – keine andere Maßnahme fördert die Identifikation mit dem Unternehmen so intensiv und nachhaltig! Und keine Maßnahme führt eine Firma konsequenter ins 21. Jahrhundert.

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AUTOR

Katharina Mauder

Als freie Texterin schreibt Katharina für uns über Themen wie Kommunikationstools, Mobile Intranet und Mitarbeitermotivation und weiß genau, welche Schwerpunkte für den Leser besonders interessant sind.

VERÖFFENTLICHT AM

10.06.2019