COVID-19: Wie ein Social Intranet eure Krisenkommunikation verbessert

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 19.03.2020

Was für viele von uns vor einigen Wochen noch unvorstellbar gewesen wäre, ist nun eingetroffen – Schulen werden geschlossen, Großveranstaltungen abgesagt und Unternehmen schicken ihre gesamte Belegschaft ins Home-Office. COVID-19 hat sowohl unsere Freizeit, als auch unseren Arbeitsalltag fast gänzlich stillgelegt und es gilt, neue Herausforderungen zu meistern – so auch in der internen Kommunikation. Ob es darum geht, Mitarbeiter schnellstmöglich zu informieren, Notfallpläne bereitzustellen oder Daten sicher aus dem Home-Office zu verschicken – Krisenkommunikation war noch nie so wichtig, vor allem, wenn es um die Gesundheit geht.

Um euch bei der internen Krisenkommunikation zu helfen, zeigen wir euch, wie sich diese (und noch viele weitere) Herausforderungen der internen Krisenkommunikation mit einem Social Intranet (und einer Mitarbeiter-App) meistern lassen und wie ihr so nicht nur das Wohlbefinden eurer Mitarbeiter schützt, sondern auch Sicherheit und Transparenz schafft. Zusätzlich erklären wir, wie ihr mit einem Social Intranet auch im Home-Office effektiv zusammenarbeitet und so trotz COVID-19 die Produktivität und auch die Motivation hochhaltet.

1. Schnell & aktuell – in Echtzeit informieren

Aushänge können nur vor Ort gelesen werden, E-Mails bleiben ungesehen und WhatsApp-Gruppen sind weder sicher noch DSGVO-konform – die altbekannten Kommunikationsmaßnahmen können die Herausforderungen der interne Krisenkommunikation in Zeiten von COVID-19 nicht bewältigen. Ihnen fehlt es nicht nur an Schnelligkeit und Aktualität, sondern auch an Datensicherheit und Funktionsumfang. Anders mit einem Social Intranet und einer Mitarbeiter-App: Diese Kommunikationstools informieren standortunabhängig alle Kollegen gleichzeitig, benachrichtigen die Belegschaft in Echtzeit über neue Maßnahmen und unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung. Zusätzlich ist es sogar möglich, interne News standortgenau zu verschicken, denn die COVID-19-Situation in Hamburg unterscheidet sich beispielsweise von der in München, Barcelona oder Amsterdam.

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2. Immer & überall: Alle Mitarbeiter erreichen!

In Zeiten von COVID-19 ist eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation innerhalb von Unternehmen wichtiger denn je. Informationen müssen oft innerhalb kürzester Zeit alle Mitarbeiter erreichen, egal, wo sich diese gerade befinden. Wir denken da an ein mögliches Szenario wie dieses: Ein erkrankter Mitarbeiter erscheint – trotz Symptomen – morgens im Büro. Jetzt zählt jede Minute, um die Belegschaft umgehend zu informieren und Maßnahmen einzuleiten. Mithilfe eines Social Intranets kann sofort eine Nachricht an sämtliche Mitarbeiter gesendet werden, die dank Push-Benachrichtigung auch sofort ihr Ziel erreicht. Ob bereits im Büro am Desktop oder noch in der Bahn per Mitarbeiter-App – alle wissen sofort Bescheid und es kann umgehend gehandelt werden.

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3. DSGVO-konform: Sicher ist sicher!

Ja, auch wir nutzen gerne Messenger wie WhatsApp – aber nur privat, denn solche Programme sind riskant, wenn es um sensible Daten geht und können für Unternehmen richtig teuer werden. Was viele nicht wissen: Wer WhatsApp nutzt, ermöglicht dem US-Konzern Zugriff auf alle Kontakte und verstößt so gegen den Datenschutz. Es drohen Abmahnungen und hohe Bußgelder, jedoch nicht für WhatsApp, sondern für die Nutzer – denn mit einem Klick auf die AGB habt ihr WhatsApp die Nutzung eurer Kontakte gestattet.

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Die Alternative für Messenger wie WhatsApp ist mindestens genauso schnell, unkompliziert und nutzerfreundlich: Ein Social Intranet inklusive einer Mitarbeiter-App. Wieso? Social Intranets und Mitarbeiter-Apps können alles, was Messenger können – legen aber zusätzlich noch großen Wert auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die allgemeine Sicherheit aller Daten.

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4. Besonders wichtig: Transparenz!

Der Ausbruch von COVID-19 bringt sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber in eine völlig neue und gänzlich unbekannte Situation. Kein Wunder also, dass es Rückfragen zu den verschiedensten Themen gibt – von Hygiene-Vorschriften über Urlaubsabbrüche bis hin zu Kinderbetreuung und Home-Office. Jetzt ist es besonders wichtig, mit transparenter Kommunikation den Flurfunk zu überholen und das Sicherheitsgefühl der Angestellten zu stärken. Per Social Intranet können dem Management (oder anderen Abteilungen/Ansprechpartner) Fragen gestellt, interne Vorgehensweisen geteilt und Vorsichtsmaßnahmen erläutert werden. Neben Postings auf der Timeline eignen sich Blogs, Wikis oder FAQs, um sämtliche Entscheidungen des Managements ausführlich zu begründen. So wird nicht nur ein Gefühl der Sicherheit vermittelt, sondern auch eine Form der Wertschätzung.felicia-buitenwerf-Qs_Zkak27Jk-unsplash

5. Austausch & Vernetzung

In Krisenfällen ist der interne Austausch besonders wichtig. Mitarbeiter möchten nicht im Home-Office „alleine“ gelassen werden, sondern benötigen sowohl für die Weiterarbeit als auch für die Allgemeinverfassung sozialen Austausch. 🏡 Und was könnte sich dafür besser eignen, als ein Kommunikationstool, das als „digitale Heimat“ bezeichnet wird? Denn digitale Heimat bedeutet: Dort kommen alle aus dem Unternehmen zusammen, dort befindet sich das Zentrum aller Informationen und dort findet der soziale Austausch statt – ob man im Büro sitzt oder im Home-Office. Neben den arbeitstechnischen Aspekten bietet eine digitale Heimat wie COYO also einen vertrauten (digitalen) Ort, der die Motivation und auch die Produktivität positiv beeinflusst und den Mitarbeitern auch in Krisenzeiten ein sicheres Gefühl vermittelt.

➡️ Hinweis: Für alle, die wissen wollen, wie Krisenkommunikation speziell mit COYO funktioniert, gibt es hier den passenden Artikel dazu. 

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Autor

Melanie Mader

Statt Zahlen hat sie nur Buchstaben im Kopf: Unsere Online-Redakteurin Melanie schreibt im COYO-Blog über alles, was wichtig ist. Thematisch flexibel berichtet sie euch von den aktuellsten Entwicklungen und verrät dabei stets nützliche Tipps und Tricks.