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Content-Migration in COYO: Vom alten Intranet zum Social Intranet

Wissen schnell finden und teilen, Mitarbeiter informieren und den lebendigen Austausch ermöglichen: ein modernes Intranet kann dabei helfen, eine neue Wissens- und Arbeitskultur im Unternehmen zu etablieren und damit die Grundlage der digitalen Transformation bilden. Die Bereitstellung sozialer Funktionen wie „Inhalte teilen“ oder „Profilen folgen“ erhöht zudem die Interaktion der Nutzer mit der Plattform und fördert die offene, dialogorientierte Unternehmenskultur.

 

Wie stark das Intranet tatsächlich in der Praxis genutzt wird, hängt von einer Reihe Faktoren ab. Einer davon: der Content. Er entscheidet mit über den Erfolg oder Misserfolg der neuen Plattform. Schließlich sind es die Inhalte, die das wichtigste Arbeitsmittel der Mitarbeiter sind. Nur wenn Dokumente, Links, Kontaktinformationen, Vorlagen und Formulare schnell gefunden werden können, leicht zugänglich und für die eigene Arbeit relevant sind, können sie ihr volles Potential entfalten. Sie bestimmen mit, wie zufrieden Mitarbeiter sind und wie stark sie sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren.

Bei einem Umzug auf ein neues Intranet-System sollten daher folgende Fragen rechtzeitig beantwortet werden: Welchen Content migrieren wir? Und vor allem: Wie sollen die Inhalte im neuen Intranet dargestellt werden? Die Entscheidung hängt natürlich von den Zielen ab, die mit der Plattform erreicht werden sollen. Allerdings spielt auch die Intranet-Lösung selbst eine zentrale Rolle, auf der die neue digitale Heimat basieren wird. Denn jede Lösung hat ihre ganz spezifischen Eigenschaften und erfordert, dass die neuen Inhaltsstrukturen an das jeweilige System angepasst werden.

Die Content-Migration als Erfolgsfaktor von Social Intranets

COYO ist ein Social Intranet, das den kommunikativen Austausch, die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer unter den Mitarbeitern verbessert. Der Softwarehersteller mit der gleichnamigen Intranet-Lösung verzichtet auf die klassische Baumstruktur und kommt ohne komplexe Dokumenten-Management-Systeme aus. Stattdessen arbeitet COYO vor allem mit Seiten und Workspaces. Diese werden durch Apps und Widgets definiert und können so einen stark kollaborativen Charakter aufweisen oder rein inhaltsbasiert sein.

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Was bedeutet das für die Migration? Ein simples „Copy & Paste“ ist nicht möglich, stattdessen muss – bevor die Inhalte vom alten Intranet in ihre neue digitale Heimat umgezogen werden – jedes Mal überprüft werden: Ist der Inhalt für alle Mitarbeiter relevant oder nur für eine bestimmte Gruppe? Handelt es sich um Informationen, die verpflichtend veröffentlicht werden sollten oder nur für bestimmte Mitglieder sichtbar sein dürfen? Für offizielle Unternehmensneuigkeiten wie Informationen zum Datenschutz sollte eine Seite verwendet werden, da diese Themen redaktionell von der Unternehmenskommunikation aufbereitet werden. Stark arbeitsbezogene Inhalte oder Themen mit großem Fokus auf die Projektarbeit sind besser in Workspaces untergebracht.

Anschließend werden die Inhalte auf ihre Kompatibilität mit dem neuen System geprüft und – je nach Anwendungsfall – den verschiedenen Applikationen zugeordnet. Bei den Apps kann es sich um Blogs, Wikis, Events oder auch Dokumenten-, Listen und Formular-Apps handeln. Widgets stellen Erweiterungen der Apps dar und können sowohl auf Seiten als auch in Workspaces Verwendung finden. Die Wahl des Widgets hängt davon ab, ob es sich bei dem Content um statische, dynamische oder persönliche Inhalte handelt. Bei der Migration selbst unterstützt der Rich-Text-Editor (RTE) von COYO, mit dem die Inhalte nutzerfreundlich erstellt, verschoben und bearbeitet werden können. Der RTE basiert auf dem WYSIWYG-Prinzip („What you see, is what you get“) oder auch: Die gemachten Eingaben werden sofort gesehen.
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Es gibt kein "zu früh" bei der Vorbereitung der Migration

Damit die Migration erfolgreich gelingt, ist es wichtig, schon frühzeitig eine vollständige Inventarisierung aller IST-Inhalte durchzuführen und die migrierenden Inhalte zu identifizieren. Auch die Inhaltsstrukturen müssen rechtzeitig auf die neue Informationsarchitektur abgestimmt werden. Dann steht einer schlanken, schnellen und fehlerfreien Migrationsdurchführung nichts im Wege. Und für die Mitarbeiter bedeutet das: Relevante Informationen werden gefunden, Wissen leicht geteilt und ein autonomes Arbeiten gefördert.

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AUTOR

Alessandra Prinz

Alessandra Prinz ist Referentin in der Unternehmenskommunikation bei der Full-Service Intranet Agentur HIRSCHTEC. Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem die Entwicklung und Umsetzung interner wie auch externer Kommunikationsmaßnahmen.

VERÖFFENTLICHT AM

15.04.2019