7 Tipps für die interne Krisenkommunikation

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 23.03.2020

COVID-19 hat inzwischen fast weltweit das öffentliche Leben zum Erliegen gebracht. Auch das Berufsleben hat sich grundlegend verändert – und wo es möglich ist, lassen Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office umziehen. Die aktuelle Lage macht auch eine besonders intensive Krisenkommunikation notwendig, die alle Mitarbeiter immer und überall erreicht. So können aktuelle Informationen, Notfallpläne und Krankheitsfälle direkt kommuniziert werden. Besonders wichtig in dieser Zeit: Digitale Tools. Wir geben euch deshalb sieben Tipps, wie eine gelungene Krisenkommunikation aussehen kann.

1.) Mitarbeiter first – kommuniziere zuerst intern!

In der aktuellen Situation ist Social Distancing das Motto der Stunde. Das heißt auch, dass die Mitarbeiter, für die es technisch möglich ist, aus dem Home-Office arbeiten sollten. Dennoch müssen Unternehmen sicherstellen, dass wichtige Neuigkeiten und Beschlüsse alle Mitarbeiter erreichen – unabhängig vom aktuellen Aufenthaltsort. Das können Informationen rund um die aktuellen Betriebsabläufe sein, die Kommunikation interner Krankheitsfälle oder einfach das Bereitstellen unterstützender Informationen. Wichtig ist dabei, dass die Belegschaft weiß, wo sie Informationen erhalten. Ein Social Intranet kann daher die Krisenkommunikation sinnvoll unterstützen und bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle (mehr dazu hier).

FAQs

2.) FAQ: Schon heute die Fragen von morgen kennen

Ab einer gewissen Unternehmensgröße kann es schwierig werden, jede Mitarbeiteranfrage kurzfristig zu beantworten. Deshalb ist es wichtig, die Fragen und Themen, mit denen die Kollegen sich auseinandersetzen, zu antizipieren und sich bestmöglich darauf einzustellen. Eine zentrale FAQ-Seite kann dabei helfen, eine Vielzahl an Fragen und Anliegen kurzfristig zu beantworten. Neben dem klassischen Frage-Antwort-Prinzip lassen sich hier beispielsweise auch Maßnahmen zum Mitarbeiterschutz erläutern. Mit Kommunikationstools wie COYO kann man beispielsweise einfach und schnell ein eigenes Wiki umsetzen. Mehr dazu findet ihr hier: Worldwidewissen – eine Wissensdatenbank für das ganze Unternehmen. 

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3.) Realistische Zukunftsszenarien identifizieren und daraus Kommunikationsmaßnahmen ableiten

Aktuell überschlagen sich die Nachrichtenmeldungen und beinahe täglich gibt es neue Beschlüsse seitens Politik und Wirtschaft. Um für alle Fälle gewappnet zu sein, ist es sinnvoll, sich Zukunftsszenarien zu überlegen und darauf basierende Kommunikationsmaßnahmen abzuleiten. So kann man alle Mitarbeiter im Ernstfall kurzfristig, entschlossen und vollumfänglich informieren. Solche Szenarien können sich beispielsweise mit dem Thema Standortschließung befassen. Für den Fall, dass diese eintreten, kann man dann bereits im Vorfeld sinnvolle Kommunikationskanäle aufsetzen und Meldungen vorbereiten. Gleiches gilt dementsprechend auch für die Arbeit aus dem Home-Office (wie wird mit Meetings umgegangen, welche Hardware ist erforderlich usw). Einigt euch zudem auf verbindliche Sprachregelungen. So behält man auch in turbulenten Zeiten stets den Überblick und einen klaren Kopf!

4.) Ein Krisenteam zusammenstellen

Wichtig zur Orientierung ist die klare Zuweisung von Zuständigkeiten und Verantwortungsbereichen. So wird nicht nur eine zuverlässige Kommunikation sichergestellt, sondern vor allem Sicherheit für die Mitarbeiter geschaffen, da jeder weiß, an wen man sich im Fall von Fragen oder Problemen wenden kann. Daher macht es Sinn, im Krisenfall ein Team zusammenzustellen, das ausschließlich für das Managen der aktuellen Krisensituation zuständig ist. Die Teammitglieder sollten im besten Fall so zusammengestellt sein, dass sie die relevanten Kompetenzen und Bereiche abdecken. So sollten in jedem Fall die Geschäftsführung, das Kommunikationsteam, der Bereich HR und das Gesundheitsmanagement involviert sein, um fachliche Kompetenz und Entscheidungskompetenz zu vereinen. Je nach Struktur des Unternehmens, lässt sich das Team natürlich entsprechend erweitern.

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5.) Stets über aktuelle Entwicklungen informiert sein

Ein gutes Medienmonitoring ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil einer guten Krisenkommunikation. So bleibt man auf Rückfragen der Kollegen und Mitarbeiter vorbereitet und ist im Ernstfall auskunfts- und entscheidungsfähig. Zudem kann das Kuratieren externer Inhalte auch eine Möglichkeit sein, ohne großen Aufwand Informationen innerhalb des Unternehmens zu verbreiten. Hierbei ist es jedoch wichtig, die Qualität und Zuverlässigkeit etwaiger Quellen sorgfältig zu überprüfen.

6.) Experten als Ansprechpartner suchen

Auch Krisenteams können fachlich oder aufgrund ihrer Kapazitäten an Grenzen stoßen. Scheuen Sie sich nicht, Experten um Rat zu fragen, wenn es um wichtige Entscheidungen oder Kommunikationmsaßnahmen geht. Ein Austausch mit Ärzten und Gesundheitsbehörden kann hier ebenso hilfreich sein, wie die Kollaboration mit einer Agentur für Krisenkommunikation. Auch Berufsverbände und Gewerkschaften können wertvolle Austauschpartner sein.

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7.) Keine Panik!

Unabhängig von der Schwere der Krise gilt: nicht in Panik verfallen! Es ist sinnvoll, stets einen kühlen Kopf zu bewahren und nicht impulsiv zu reagieren. Interne Meldungen an die Mitarbeiter sollten zwar stets vollumfänglich (auch über Krisen oder negative Ereignisse) informieren, aber dabei sachlich sein und Lösungsstrategien anbieten, um unnötige Ängste innerhalb der Belegschaft zu vermeiden. 

COVID-19 stellt eine große Herausforderung dar – Unternehmen können durch eine klare und gezielte Krisenkommunikation dazu beitragen, die Lage weitestgehend zu beruhigen und ihre Belegschaft umfassend mit Nachrichten zu versorgen. Wichtig ist es dabei, sich zuverlässige Informationen zu beschaffen, vorausschauend zu agieren und alle Mitarbeiter zu erreichen. Digitale Tools, wie beispielsweise COYO, können dabei praktische Hilfe leisten.


➡️ Hinweis: Für alle, die wissen wollen, wie ein Social Intranet die Krisenkommunikation verbessert, findet hier den passenden Artikel.

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Autor

Stephan Jaskolla

Social Media, Blogbeitrag oder Fachartikel - hauptsache Text! Als Redakteur schreibt Stephan über Produktnews, Trends und die digitale Arbeitswelt.