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6 Tipps für ein besseres mobiles Intranet

Immer mehr Firmen wünschen sich eine mobile Social-Intranet-Lösung. Auf diese Weise wollen sie unter anderem mit den Gewohnheiten ihrer ohnehin stets mobilen Angestellten Schritt halten und endlich alle Mitarbeiter des Unternehmens einfach und schnell erreichen. Aber nicht jede Mitarbeiter-App passt zu jedem Betrieb, ist wirklich gut nutzbar und wird auch von der Belegschaft akzeptiert.

Um ein für euch optimal funktionierendes mobiles Intranet zu erreichen, müsst ihr sowohl vor als auch während und nach der Einführung viele Aspekte beachten. Die hierfür wichtigsten Features und die zentralen strategischen Grundsätze, die ihr berücksichtigen solltet, haben wir im Folgenden für euch aufgelistet:

 

1. Mobil gilt: Weniger ist mehr!

Wenn eure Mitarbeiter mobil auf das Firmen-Intranet zugreifen, benötigen sie nur eine begrenzte Auswahl all der Funktionen, die ihnen in der Desktop-Version zur Verfügung stehen. Keep it simple! Denn viele Informationen wie beispielsweise die Hausordnung des Firmengebäudes oder die Dokumentation alter Projekte sind im Normalfall irrelevant für „deskless workers“ und für Angestellte, die gerade unterwegs sind. Auch besonders sensible Kunden- und Mitarbeiterdaten sollten in den meisten Fällen nicht per Smartphone abrufbar sein.

Um zu entscheiden, welche Funktionen und Informationen letztlich in einer mobilen Version eures Social Intranet enthalten sind, müsst ihr euch die genauen Umstände der Nutzung vor Augen führen. Think mobile! Ein deskless Angestellter beispielsweise braucht wahrscheinlich wenig mehr als die Firmen-News, vielleicht ein Wiki, einige Services (wie die Möglichkeit, Krankmeldungen und Urlaubsanträge einzureichen) und eine allgemeine Kommunikations-Plattform für Austausch und Vernetzung.

Ein Mitarbeiter, der in der U-Bahn zur Arbeit sitzt oder auf dem Rückweg von einem Kundengespräch ist, sollte darüber hinaus auf seine aktuellen Projekte und die entsprechende Kommunikation zugreifen können. Zwar will er unterwegs sicherlich keine langen Texte auf dem Smartphone verfassen, aber er möchte lesen, welche Fortschritte seine Kollegen gemacht haben. Vielleicht will er auch selbst den Status eines Projektes ändern und seine Team-Mitglieder über die wichtigsten Ergebnisse des Kunden-Meetings informieren. Oder er könnte einen weiteren Kollegen mit einer bestimmten Expertise innerhalb der Firma recherchieren und in das Projekt einladen.

Das sind viele wichtige und zeitsensible Aufgaben, aber sie benötigen nicht alle Ressourcen, die ein Social Intranet insgesamt zu bieten hat. Mobil reicht also eine abgespeckte Variante völlig aus. Diese Reduktion macht euer mobiles Social Intranet unter anderem übersichtlicher und damit intuitiver.

 

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2. Holt eure Mitarbeiter ins Boot

Um ein Social Intranet möglichst gut nutzbar, sinnvoll und effizienzsteigernd einzurichten, ist es essentiell, die Mitarbeiter einzubinden. Das gilt übrigens mobil genauso wie stationär. Die Angestellten wissen zum einen selbst oft am besten, welche Features sie wann und wo benutzen wollen und müssen. Und zum anderen fördert eine solche Bedarfsabfrage ihre Produktivität und ihre Bindung ans Unternehmen. Denn wer sich wirklich berücksichtigt fühlt, ist automatisch motivierter, seinen Beitrag zu leisten.

Hierfür solltet ihr am besten vor Einführung eures (mobilen) Social Intranets und auch später in regelmäßigen Abständen Feedback von euren Mitarbeitern einholen: Wie, wann und wo nutzen sie das Social Intranet unterwegs? Welche Funktionen und Informationen sind mobil für sie wichtig? Welche nicht? Welche Möglichkeiten wünschen sie sich? Welche Ideen haben sie?

Dieses Feedback könnt ihr über Befragungen der Mitarbeiter erhalten. Alternativ ermöglicht eine im mobilen Intranet verankerte Feedback-Box, dass alle Mitarbeiter zu jeder Zeit ihre Sorgen, ihre Beschwerden und ihre Verbesserungsvorschläge einbringen können. So gehen keine Gedanke und Ideen verloren, die euer Social Intranet nachhaltig verbessern und euer Unternehmen voranbringen könnte.

01-1 3. Nutzerfreundlichkeit ist das A und O

Nur wenn euer mobiles Social Intranet für die Mitarbeiter bequem und möglichst intuitiv zu bedienen ist, werden sie es auch gerne und oft benutzen. Stichwort: User Experience! Das Design, die Struktur, die Nutzerführung und die Bedienbarkeit sollten also unbedingt übersichtlich, eingängig und angenehm sein, bestenfalls weitreichend bekannten Konzepten folgen und natürlich gut funktionieren. Darüber hinaus sind eine hervorragende Suchfunktion und das vermeiden von Textwüsten entscheidende Faktoren für ein gutes Anwendererlebnis.

Eine gute Suchfunktion und speziell eine gute Personensuche erleichtert die Nutzung eines mobilen Intranets enorm. Niemand möchte sich in der Straßenbahn erst einmal durch fünf Ordner oder dutzende Mitarbeiter-Profile klicken, um die richtige Information oder den passenden Ansprechpartner zu finden. Wer allerdings schon nach der Eingabe weniger Worte oder gar Buchstaben zum richtigen Ergebnis gelangt, der verschafft sich auch ein schnelles Erfolgserlebnis. Und dafür lohnt es sich sogar, die wenigen Minuten vor dem nächsten Meeting oder die Wartezeit an der Bushaltestelle in das aktuelle Projekt zu investieren.

Wie ihr unter anderem an diesem Artikel seht, benutzen wir Menschen am liebsten Text, um komplexe Informationen zu teilen oder aufzubereiten. Das Problem an Text ist allerdings, dass zu viel davon ausgesprochen einschüchternd und demotivierend wirken kann. – Und die Grenzen hierfür sind auf einem kleinen Smartphone noch einmal drastisch herabgesetzt. Die Lösung hierfür ist, die Textmenge für mobile Inhalte klar zu begrenzen. Besonders hilfreich ist es außerdem, den Text mit ansprechenden Bildern aufzulockern, um dem mobilen Nutzer hilfreiche optische Ankerpunkte zu bieten. Auf diese Weise erreicht ihr auch bei anspruchsvollen Inhalten eine optimale mobile Nutzererfahrung.

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4. Fördert gezielt die Nutzung

Ein neues mobiles Intranet kann nur so gut sein wie der Prozentsatz der Mitarbeiter, die es bereitwillig und regelmäßig benutzen und aktiv darin beitragen. Zum Glück könnt ihr leicht konkrete Anwendungsfälle entwickeln, um diese Form der Anwenderakzeptanz gezielt zu fördern. Beispielsweise ist es äußerst hilfreich, die wichtigsten und meist benötigten Anwendungen und Informationen in das mobile Social Intranet zu integrieren. Wenn die Mitarbeiter hier ihren aktuellen Schichtplan checken oder auch ihre Arbeitszeiten und -abläufe dokumentieren können, haben sie wichtige Gründe, sich regelmäßig über ihr mobiles Endgerät einzuloggen.

Auch andere Inhalte wie die aktuellen Firmen-News oder die wichtigsten Infos zur bevorstehenden Weihnachtsfeier erhöhen die Motivation, sich mit dem mobilen Social Intranet zu beschäftigen. Dieser Content hat zwar nur eine geringe Relevanz für die tatsächlich Arbeit der Angestellten, aber er erhöht ihr Zugehörigkeitsgefühl und ihre Bindung ans Unternehmen und er lässt sich ganz bequem an alle Mitarbeiter ausspielen, zum Beispiel per Push-Benachrichtigung auf ihre privaten Smartphones (Stichwort: bring your own device). Die Push-Benachrichtigungen wiederum dienen dann nochmal als hervorragender Katalysator, um die Reichweite und letztlich die Akzeptanz des mobilen Intranets schnell zu steigern.

Darüber hinaus sind natürlich ein kurzer Austausch mit dem eigenen Team, schnell geklärte Freigabe- und Workflow-Prozesse, eine gemeinsame Terminfindung, das Reservieren von MeetingRäumen und das Einreichen von Urlaubsanträgen oder Krankmeldungen gute Beispiele für Aufgaben, die sich wunderbar unterwegs oder von zu Hause aus erledigen lassen. Und wer merkt, dass ihm das mobile Social Intranet tatsächlich Zeit spart und die Arbeit erleichtert, der wird es auch gerne und oft benutzen.

 

5. Sucht euch die passende Software

Ihr solltet nicht dem Trugschluss unterliegen, dass jede Mitarbeiter-Software für jede Firma geeignet wäre. Die Chance, dass „one size fits all“ zu einem Ergebnis, das ihr euch für euer Unternehmen wünscht, ist nahezu Null. Denn das perfekt passende mobile Intranet sieht für das eine Unternehmen komplett anders aus als für das nächste. Deshalb können gute Mitarbeiter-Apps auch zumindest zu einem gewissen Maß auf eure Bedürfnisse angepasst werden.

Wichtig dabei ist aber in jedem Fall, dass ihr eine Software aussucht, die euch sowohl eine gute Desktop- als auch eine stimmige Mobil-Version bieten kann. Denn zwei getrennte Lösungen werden immer zu Schwierigkeiten mit der Synchronisation und entsprechenden konstanten Erreichbarkeit und Auffindbarkeit von Daten führen. Und wer will schon suchen müssen, ob eine zwar ältere, aber projekt-relevante Information im Chat-Verlauf des mobilen Intranet, innerhalb der Desktop-Version oder per E-Mail kam?!

Auch andere Faktoren sind grundlegend relevant. So will sicherlich jedes Unternehmen eine Software, die einen hohen und gesetzeskonformen Datenschutz und schnelle Ladezeiten bietet. Sie sollte möglichst intuitiv bedienbar sein, damit ihr euch kostspielige, ausführliche Mitarbeiterschulungen sparen können.

Eine gute Software zeichnet sich zudem durch einen durchdachten und gut funktionierenden „Onboarding-Prozess“ aus. Bei diesem Vorgang installieren eure Kollegen die Software auf ihrem mobilen Endgerät, richten ihr Benutzerprofil ein und finden sich in den richtigen Gruppen und organisatorischen Einheiten des Intranets ein. Ziel dieser Organisation ist, dass am Ende nicht hunderte oder gar tausende Kollegen über den gleichen Kanal miteinander chatten. Stattdessen erhalten die Mitarbeiter nur die für sie wirklich relevanten und von ihnen erwünschten Inhalte und schicken auch selbst Informationen immer an die richtigen Gruppierungen. So entsteht kein Datenmüll und das mobile Social Intranet trägt zu einer Verbesserung der Kommunikation und Prozesse innerhalb eines Unternehmens bei. 

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6. Veränderungen brauchen Zeit

Wie schon im 2. Tipp dieser Liste erwähnt, ist es ein Prozess, das ideale mobile Social Intranet für euer Unternehmen zusammenzustellen. Aber nicht nur die passgenaue Auswahl der mobil zugänglichen Funktionen und Informationen braucht eine regelmäßige Evaluierung. Auch andere Probleme und Unzufriedenheiten können auftreten. Vielleicht hängen die Mitarbeiter noch an alten Kommunikations-Gewohnheiten oder wollen nicht ihr Firmen-Handy und das private Smartphone jonglieren. Um diese Entwicklungen im Auge zu behalten und rechtzeitig Lösungen zu finden, ist es hilfreich, regelmäßig Befragungen durchzuführen und fortwährend die Nutzerakzeptanz zu beobachten.

Da all diese Veränderungen und Optimierungs-Prozesse viel Zeit brauchen, ist es wenig sinnvoll, schnelle Ergebnisse von einem mobilen Intranet zu erwarten – beispielsweise in puncto Produktivität, Effektivität oder Mitarbeiter-Motivation. Die Umstellung kostet Zeit und Hingabe. Aber mit der nötigen Geduld und dem Willen, immer wieder nachzujustieren, wird euer Unternehmen mit Sicherheit am Ende davon profitieren!

 

Fazit: Ein gutes mobiles Intranet kostet Aufwand, aber es lohnt sich!

Es gibt viele sehr gute Gründe für ein mobiles Social Intranet. Leider könnt ihr auf dem Weg hin zu eurem idealen mobilen Intranet eine Menge falsch machen. Aber wenn ihr einige zentrale strategische Grundsätze berücksichtigt, dann ist das bereits die halbe Miete.

Beispielsweise solltet ihr unbedingt darauf achten, die für euch und eure Bedürfnisse genau passende Software auszusuchen. Diese sollte euch sowohl eine hervorragende Desktop-Version als auch eine durchdacht abgespeckte mobile Lösung bieten. Bei der Entscheidung, wie das stationäre Social Intranet im Detail für die mobile Variante reduziert wird, ist es ausgesprochen hilfreich, die eigenen Mitarbeiter miteinzubeziehen und in regelmäßigen Abständen zu befragen. Denn als User wissen sie am besten, welche Funktionen sie wann und wo brauchen und ob die Struktur und die Nutzerführung des mobilen Intranets für sie gut funktionieren. Und nur, wenn die User Experience positiv ist und die für sie wichtigen Funktionen und Informationen im mobilen Intranet zu finden sind, wird dieses von den Mitarbeiter auch gerne und oft benutzt.

Aber selbst wenn ihr vor und während der Einführung eures neuen mobilen Social Intranet alles richtig macht, dauert es eine Weile, bis die Adaption abgeschlossen ist und sich die positiven Effekte spürbar abzeichnen. Es kostet also viel Geduld, eine solche Veränderung in einem Unternehmen herbeizuführen. Aber wenn ihr die nötige Zeit und Mühe investiert, dann werdet ihr mit motivierteren und produktiveren Mitarbeitern belohnt, die sich stärker mit eurer Firma identifizieren. Wenn das mal kein lohnendes Ziel ist!

 

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AUTOR

Mattes Moormann

Als Team Lead Marketing sorgt Mattes bei COYO für eine einheitliche Kommunikation. In unserem COYO Blog widmet er sich unterschiedlichen Trendthemen im Bereich Digital Transformation und Digital Workplace.

VERÖFFENTLICHT AM

8.02.2019