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6 Gründe, wieso Unternehmen WhatsApp nicht intern nutzen sollten

Ihr wollt eure interne Kommunikation mithilfe einer Mitarbeiter-App verbessern? Gute Idee! Während eurer Suche nach dem perfekten Tool für euer Unternehmen werdet ihr verschiedene Anbieter von mobilen Social Intranets finden. Vielleicht überlegt ihr auch, den beliebten Messenger WhatsApp zur Verbesserung eurer internen Kommunikation einzusetzen. Wir sagen euch, warum ihr dieser Versuchung widerstehen solltet und wieso der Einsatz von WhatsApp in der internen Kommunikation sogar richtig teuer werden kann.

😍 💩 💜 - die kommen dir bekannt vor, oder? Jeden Tag verschicken wir bei WhatsApp Text- und Sprachnachrichten, Bilder, Videos und eben diese Emojis und wissen gar nicht mehr so richtig, wie es mal ohne die kleine grüne App war. Unsere tägliche private Kommunikation von „Verspäte mich“-Nachrichten bis hin zu Geburtstagseinladungen per Gruppenchat läuft über WhatsApp. Gefühlt jeder hat den Messenger installiert, nutzt ihn regelmäßig und fühlt sich damit wohl - wieso also sollte man WhatsApp nicht auch für die Mitarbeiterkommunikation nutzen? Kurz mal den Schichtplan an alle schicken, Informationen zum Sommerfest mitteilen oder Projekte mit dem Vorgesetzten abstimmen - so easy, so ungefährlich. Von wegen. Wir haben 6 extrem gute Gründe, wieso WhatsApp keine Option für eure interne Kommunikation ist.
 

WhatsApp: Zahlen & Fakten

Du hast noch nie von WhatsApp gehört? Unmöglich. Spätestens nachdem Facebook-Boss Mark Zuckerberg im Jahr 2014 die Kommunikations-App WhatsApp für eine Rekordsumme von 19 Milliarden Dollar gekauft hat, kennt sie jeder. Mittlerweile wird der SMS-Ablöser weltweit von ca. 1,5 Milliarden Nutzern verwendet und auch in Deutschland ist WhatsApp extrem beliebt. Laut der ARD/ZDF-Onlinestudie von 2018 gibt es 42 Millionen Deutsche, die den Messenger täglich benutzen. Selbst der Datenschutz-Skandal 2018 hat der App (bemessen an den Downloads) nicht geschadet.

  

1. Fehlende Synchronisationsmöglichkeiten

Alle 391 Produktionsmitarbeiter sollen einen eigenen Chat bekommen? Dann stell dich auf zeitfressende Handarbeit ein. Durch die fehlenden Synchronisationsmöglichkeiten bei WhatsApp müssen alle Mitarbeiter einzeln hinzugefügt werden. Und dann sind da noch die ohne Handy oder ohne die Messenger-App (#SollsGeben). Zusätzlicher Aufwand entsteht außerdem, wenn neue Mitarbeiter kommen oder andere aufhören. Gerade bei größeren Unternehmen stellt die fehlende Automatisierung dieser Prozesse ein großes Problem und einen enormen Zeitaufwand dar.

 

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2. Datenschutz: Das wird teuer...

Seit dem 25.05.2018 gilt in der EU die berühmt-berüchtigte DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), die strenge Richtlinien in der Verbreitung und Nutzung von Konten eingeführt hat. Doch dem US-Unternehmen WhatsApp ist das egal. Wieso? Weil der Konzern in den USA sitzt und ihn unsere europäische DSGVO herzlich wenig interessiert.

Wer WhatsApp benutzt, stimmt der Weitergabe aller Konten aus dem eigenen Adressbuch zu - auch von den Personen, die gar kein WhatsApp benutzen. Ginge es nach der Datenschutzgrundverordnung, bräuchte die App für die Weitergabe der Adressbuchdaten die Einwilligung jeder betroffenen Person. Stattdessen wälzt WhatsApp dieses Problem jedoch lieber auf seine Nutzer ab: Mit einem Klick auf die AGB nimmt man dem Konzern selbst die Verantwortung ab. (Notiz: Wieder einmal ein Grund, die AGB nicht immer ungelesen zu akzeptieren. #Schuldig.)

Wer also mit seinem Diensthandy WhatsApp verwendet, ermöglicht dem US-Konzern Zugriff auf die Daten eingespeicherter Kunden und Kontakte und verstößt so gegen den Datenschutz. Was droht sind Abmahnungen! Jedoch nicht für WhatsApp, sondern für die Nutzer.

Teuer wird es am Ende also für den Arbeitgeber und es drohen Bußgelder, die laut Experten bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens ausmachen können. Ein teurer Spaß für ein Kommunikationstool, oder? Viele Firmen haben bereits erkannt, was WhatsApp für ein Risikofaktor ist und verbieten die App auf dem Diensthandy.

PS: Wer denkt, man könnte das Problem ganz einfach umgehen, liegt falsch. Es ist nicht möglich, bei WhatsApp nur einzelne Kontakte freizugeben und wer sich weigert, sein Adressbuch zu offenbaren, kann selbst nur kontaktiert werden - aber nicht schreiben.

 

3. Schwacher Akku, schwache Leistung: Die Desktop-Version

Wem die Datenschutz-Abmahnungen noch nicht gereicht haben, wird spätestens jetzt merken, dass sich WhatsApp nicht als internes Kommunikationstool verwenden lässt. Viele Mitarbeiter nutzen neben Smartphones auch Laptops und Desktop-Computer. Um die Desktop-Version von WhatsApp nutzen zu können, muss diese dauerhaft mit dem Handy verbunden sein. Akku leer? Handy vergessen? Du bist verloren.

Viel besser: Ein Social Intranet inklusive einer mobilen Lösung…, just sayin’.
 

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4. File-Sharing? Nicht mit WhatsApp.

Viele Firmen nutzen File-Sharing-Lösungen wie Sharepoint, die von WhatsApp nicht unterstützt werden. Da gemeinsam genutzte Dokumente häufig verschickt werden, sollte euer internes Kommunikationstool dazu fähig sein. So können Arbeitsabläufe nicht nur schneller, sondern auch vereinfacht werden.

5. Wenn aus Spaß Spam wird

Es gibt IMMER diesen einen WhatsApp-Nutzer, der nicht weiß, wann Schluss ist. Er leitet nicht nur „total witzige Videos“ mit schlecht animierten Tieren weiter, sondern macht auch vor (zu) privaten Fotos von seinem Wochenende nicht halt. Unter Freunden… okay, aber unter Kollegen kann sowas schnell schwierig werden. Das Problem: WhatsApp ist bei uns fest als privates Tool verankert, in dem wir uns normalerweise nicht an unternehmensrelevante Regeln halten müssen. Und auch wenn Regeln und Rahmenbedingungen vorher festgelegt werden, ist es häufig schwer, Grenzen zu setzen.

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6. Ein Hilferuf, den keiner hört.

Probleme mit WhatsApp? Müsst ihr aussitzen, denn während ihr bei einem professionellen Mobile-Intranet-Anbieter Support bekommt, ruft ihr bei WhatsApp vergeblich um Hilfe. Zusätzlich brauchen Firmen häufig revisionssichere Backup- und Archivierungsfunktionen, um Wissen zu sichern und Vorgänge transparent zu halten - damit kann WhatsApp nicht dienen.

 

"Okay okay, WhatsApp wird nicht mein neues Kommunikationstool - aber was nehme ich dann?"

Abschließen wollen wir das Thema mit einem Lob, denn grundsätzlich ist es super, die interne Kommunikation verbessern zu wollen. Vielleicht habt ihr bereits ein Social Intranet und benötigt noch eine mobile Lösung oder ihr braucht einfach nur eine effektive Vernetzung per Smartphone, die alle Mitarbeiter verbindet. Sehr gut, uns gefällt wie du denkst. Doch statt WhatsApp solltest du dir unbedingt die Top 7 der Tools für eine bessere interne Kommunikation ansehen. Neben einem übersichtlichen Mitarbeiterverzeichnis inklusive Kontaktdaten kannst du Schichtpläne veröffentlichen, einen Event-Kalender anlegen und noch so viel mehr - alles ganz bequem per Smartphone und wenn du willst, auch per Desktop. Chatten kann man natürlich auch. Deshalb: Auch wenn wir WhatsApp gerne privat nutzen - für Unternehmenszwecke ist es gänzlich ungeeignet.


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Melanie Mader

Statt Zahlen hat sie nur Buchstaben im Kopf: Unsere Online-Redakteurin Melanie schreibt im COYO-Blog über alles, was wichtig ist. Thematisch flexibel berichtet sie euch von den aktuellsten Entwicklungen und verrät dabei stets nützliche Tipps und Tricks.

VERÖFFENTLICHT AM

19.02.2019