Diese fünf Social-Intranet-Fehler sind nun wirklich nicht das Gelbe vom Ei

Alle Blogbeiträge Veröffentlicht am 9.10.2020

Am 9. Oktober ist Welt-Ei-Tag. Warum wir das hier zum Aufhänger machen? Weil es unsere Mission ist, unseren Kunden beim Einführen ihres Social Intranets immer die beste Experience zu bieten, das Gelbe vom Ei quasi. Wenn man da aber nicht richtig rangeht, kann es entweder sehr hart werden, oder dir einfach vom Löffel rinnen. Damit dir das nicht passiert, machen wir jetzt Schluss mit dem Rumgeeier. Hier kommen die 6 Social-Intranet-No-Gos:

1. Es wird nicht über den Tellerrand geblickt

Oft ist eine Abteilung für die interne Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes zuständig –  in den meisten Fällen sind das entweder die IT oder die Personalabteilung. Egal, welche Abteilung damit betraut ist – sie wird den Prozess immer aus der eigenen Bubble heraus steuern. Jeder weiß, welche Programme und Features für die eigene Arbeit benötigt werden und wo Optimierungsbedarf besteht. Das Problem dabei: Für einen Personaler wird es schwer, alle für die IT-Abteilung wichtigen Touchpoints aufzulisten – andersherum ebenso. 

Die Lösung: Um die bestmögliche Kombi für alle aus Software-Bausteinen und Features zusammenzustellen, müssen alle Abteilungen die Möglichkeit haben, ihren Senf dazuzugeben, etwa durch einen Experten pro Team. Eine andere Möglichkeit ist es, einen externen Experten damit zu betrauen, gemeinsam mit der Management-Ebene die optimale Zusammenstellung der Komponenten zu definieren.

 

2. Es wird nicht jeder Mitarbeiter zu Tisch gebeten

Mitarbeiter können zu den größten Blockern einer Intranet-Einführung werden – und zwar dann, wenn sie nicht vom Nutzen des Digital Workplaces überzeugt sind. Der Grund dafür ist häufig, dass sie sich nicht integriert und abgeholt fühlen. Das passiert, wenn die Umsetzung übereilt durchgeführt wird und die Verantwortlichen das Echo aus der Belegschaft unterschätzen. Spätestens, wenn die Mitarbeiter realisieren, dass die Veränderungen groß und für sich selbst mit Aufwand verbunden sind, werden sie diese erstmal instinktiv ablehnen. Und genau das soll nicht passieren.

Die Lösung: Geht vorab mit euren Mitarbeitern in den Austausch, um zu vermeiden, dass das Social Intranet „irgendein neues Programm ist, dass bald kommt“. Seid transparent, kommuniziert die Gründe und skizziert die neue digitale Unternehmenskultur.

 

3. Der Ernst der Lage wird übertrieben

Na klar, deine Mitarbeiter sollen das neue Intranet schon „ernstnehmen“  – allerdings sollen sie auch Spaß dabei haben, das neue Arbeits-Tool zu entdecken und zu nutzen. Es gibt jedoch sicherlich auch Mitarbeiter, denen neue Technologien und Programme Angst machen und die sich vor der Benutzung scheuen.

Die Lösung: Diese Hemmschwelle lässt sich ganz spielerisch minimieren, zum Beispiel durch einen Mitarbeiter-Wettbewerb zur Namensfindung für den neuen Digital Workplace, eine Launch-Party, oder eine Schnitzeljagd, die quer durch die neuen Programme veranstaltet wird. Wir versprechen: Es wird sich lohnen, denn ein digitaler Arbeitsplatz lebt vom Engagement der Nutzer. Kein Engagement,  keine Verbesserung der Zusammenarbeit deiner Belegschaft.


4. Der Chef macht nicht mit

Das Management sollte bei der Einführung eines Digital Workplaces stark involviert werden. Nicht überall aber ist hier die Bereitschaft vorhanden, selbst an der neuen interaktiven digitalen Kommunikation teilzunehmen. Das führt nicht zu einem besseren „Wir-Gefühl“, sondern eher zum Gegenteil: die Hierarchie-Hemmschwelle wird größer, wenn CEO und Leads sich aus der Kommunikation raushalten. Oft fällt es leitenden Angestellten auch schwer, ihre traditionellen Vorstellungen über die strikte Trennung von Arbeits- und Privatleben ein wenig verschwimmen zu lassen, um einen besseren Draht zu ihren Mitarbeitern zu bekommen.

Die Lösung: Die Basis für einen erfolgreichen Digital Workplace ist die Bereitschaft zur Veränderung – und zwar über alle Hierarchie-Ebenen hinweg. Hier muss ein grundlegendes Umdenken stattfinden, damit die neue Unternehmenskultur Früchte trägt. Das bedeutet vor allem Vertrauen in die Mitarbeiter – egal, ob sie im Home-Office sind, sich erst am Nachmittag in die Unternehmens-Software einloggen oder sich im Social Intranet über Privates austauschen. Und auch der Chef darf hier gern mal ein Katzenvideo oder ein Rezept posten – das macht ihn nahbarer und zugänglicher.

 

5. Die Nutzung ist nicht intuitiv genug

Das größte Problem, das mit einem Social Intranet auftreten kann: Die User verstehen es einfach nicht! Wenn die  intuitive Benutzerführung bei der Planung vernachlässigt wird und es keine Briefings zur Nutzung gibt, erledigt sich das Projekt „Digital Workplace“ schneller, als man ein Ei in die Pfanne schlagen kann. Wird ein Programm nicht verstanden, wird es auch nicht genutzt.

Die Lösung: Gestalte die Benutzeroberfläche des Produktes so vertraut, intuitiv und simpel, wie nur möglich, damit die Mitarbeiter sofort loslegen können. Für alle komplexeren Features sollten zunächst Briefings in kleinerer Runde stattfinden – beispielsweise mit den in Punkt 1 genannten Team-Experten, die sowieso in die Einführung des Digital Workplaces involviert sind. Diese können dann ihr gelerntes Wissen an das Team weitergeben. 

 

5. Informationen werden über verschiedene Kanäle geteilt

Wenn relevante Informationen an zu vielen verschiedenen Orten abliegen, wird sich nie ein effizienter Arbeitsablauf durchsetzen. Der Mensch ist zwar ein Gewohnheitstier und es wird immer Mitarbeiter geben, die früher alles besser fanden und noch an alten Strukturen und Abläufen hängen. Der Mensch ist aber auch bequem und lässt sich gern abholen, indem ihm Dinge erleichtert werden, wie beispielsweise durch eine zentrale Anlaufstelle für Informationen anstelle von einer Suche auf verschiedenen Kanälen. 

Die Lösung: ALLE wichtigen Infos, wie den wöchentlichen Kantinenplan, die Einladung zum Betriebsausflug, Antragsformulare und andere wichtige Dokumente werden ausschließlich über das Social Intranet an dem „Single Point of Information“ zugänglich gemacht. Das erhöht die Produktivität, denn es geht keine wertvolle Arbeitszeit mehr bei der Suche nach bestimmten Informationen verloren.

 

Fazit: Das Einführen eines Digital Workplace muss kein Eiertanz werden

Was wollt ihr mit einem Social Intranet erreichen? Die Antwort darauf ist erfahrungsgemäß bei den meisten Kunden dieselbe: Die Produktivität der Mitarbeiter soll erhöht werden. Dieses Ziel kann aber nur erreicht werden, wenn die oben genannten Fehler vermieden werden, die meist durch eine mangelnde Vorbereitung und falsche Erwartungen entstehen. Daher heißt die Formel: Nehmt euch die Zeit, eure Mitarbeiter abzuholen, gestaltet die Journey so spielerisch und intuitiv und geht mit gutem Beispiel voran. 

Wenn ihr dabei Geduld und Nachsicht habt, wird euer Digital Workplace erfolgreich angenommen werden. Das Vertrauen in die Mitarbeiter, die hohe Flexibilität und Mobilität und die eine oder andere nahbare private Information, wie zum Beispiel das Lieblingsrezept, kann Wunder wirken. Apropos: Hast du schonmal ein Spiegelei auf einer COYO-Frucht probiert? So Yummyyy!

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Autor

Dorothee Thomsen

Unsere Online-Redakteurin Dorothee schreibt im COYO-Blog über New-Work-Trends, aktuelle Entwicklungen und alles, was über die einschlägigen Buzzwords hinausgeht.